Base de contenido relacionado con la implementación y uso de sistemas y programas.

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Contabilidad electrónica con Aspel-SAE 7.0

Para ofrecerte una fácil captura y dar cumplimiento total a la Contabilidad Electrónica, al generar las pólizas de ventas, compras y sus devoluciones ahora Aspel-SAE incluye automáticamente la información de los folios fiscales de los CFDI’s al realizar la interfaz con Aspel-COI.

Para ello se deben realizar los siguientes pasos:

1. Configura las cuentas contables de Aspel-COI en Aspel-SAE.

2. Genera tus movimientos de compra / venta y sus devoluciones.

3. Asocia los CFDI´s al almacén digital en las compras y sus devoluciones.

4. Asocia los CFDI´s al almacén digital en las compras y sus devoluciones.

A continuación se muestran estos pasos de forma detallada.

1. Configura las cuentas contables de Aspel-COI en Aspel-SAE.

En Aspel-SAE se tienen 3 maneras distintas de configurar las cuentas contables:

a) Menú Configuración/ Parámetros del sistema/ Cuentas contables/ Pestaña Generales y Otras

En esta sección debes de colocar en cada uno de los campos las cuentas que utilizas de forma general en tus pólizas para estos conceptos.

b) Menú Herramientas / Contabilización / Cuentas contables
De igual manera que la opción anterior, se tienen que definir las cuentas contables las cuáles están clasificadas a detalle, permitiendo identificar y encontrar más rápidamente las cuentas:

 

c) Dentro de los catálogos del sistema, en el campo cuenta contable al dar de alta o editar los siguientes catálogos:
I. Zonas
II. Líneas de Productos,
III. CxC y CxP
IV. Esquemas de impuestos,
V. Movimientos al inventario
VI. Clientes y Proveedores
VII. Almacén
VIII. Productos y Servicios

2. Genera los movimientos de compra / venta y sus devoluciones.

  • Para este paso solamente valida que tengas facturas y devoluciones timbradas, ya que es el único requisito que se de tener para poder generar la interfaz con toda la información de los XML.
  • Para el caso de las compras y sus devoluciones ve al paso 3 de este artículo.

3. Asocia los CFDI´s al almacén digital en las compras y sus devoluciones

Para que puedas realizar las pólizas de compras y sus devoluciones con los datos de los CFDI´s, es necesario asociar los comprobantes al documento que se va a incluir por medio del almacén digital, para ello realiza lo siguiente:

I. Ingresa al módulo de compras

II. Selecciona la compra o devolución de compra a la cuál vas a asociar el o los archivos XML

III. Dando clic en el ícono de Documentos asociados  selecciona el o los archivos a incluir y posteriormente asígnalos a una categoría, da clic en el botón Aceptar.

De esta manera los documentos que tengan esta información, al incluirse en el rango de documentos de la interfaz, extraerán los comprobantes asociados a estos, sin necesidad de volver a asignarlos en las partidas de las pólizas.

4. Agrega y contabiliza las pólizas con la información de los CFDI´s asociados de forma automática

La interfaz extrae la información de los XML de forma automática solamente con los tipos de póliza de Ventas, Devoluciones de Venta, Compra y Devoluciones de compra que es en donde existe una XML de por medio.

Para ello realiza los siguientes pasos:

I. Ingresa al Menú Herramientas / Contabilización / Botón Agregar.

II. Definir el tipo de póliza ya sea de Ventas o Devolución de Ventas, Compras o Devolución de Compras.

III. Indicar en el filtro el rango de fechas, de documentos, así como el agrupamiento y desglose el cual se desee que se genere la póliza.

IV. Activar el parámetro “Incluir campos de CFDI´s en contabilidad electrónica” y aceptar la ventana.

V. En la ventana con el listado de pólizas generadas en Aspel-SAE, revisar el modelo generado con el botón y finalmente contabilizar la póliza con el botón ,validando por partida que se encuentre la información de los CFDI´s asociada de forma automática.

 

¡Listo! Al momento de contabilizar la póliza en Aspel-COI ya aparecerá el asiento contable en donde se podrá consultar el origen de dicho asiento, así como la información de los comprobantes ya con la información de los XML incluida en las pólizas automáticamente.

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Inicio de operaciones de SAE 7.0 desde una versión anterior

Para instalar la versión 7 .0 si vienes de una versión anterior como SAE 6.0 debes seguir estos pasos:

1.Preparar la base a traducir en tu sistema Aspel-SAE de la versión anterior.

2.Instalar y activar la versión 7.0 de Aspel-SAE.

3.Traducir la base de datos, parámetros del sistema y perfiles del usuario.

4.¡Iniciar operaciones con Aspel-SAE 7.0!

A continuación se explican dichos pasos de forma más detallada.

1. Preparar la base a traducir en tu sistema Aspel-SAE de versión anterior

a) En la versión anterior, se genera un respaldo de la base de datos desde el menú Utilerías /Respaldo de Archivos / Generación de respaldo. Si el sistema se trabaja en red, se debe realizar desde el servidor, revisando antes que no haya usuarios manipulando la base de datos en ese momento. Este proceso se lleva a cabo para evitar daños o pérdidas de información ocasionadas durante el mantenimiento a la base de datos.

b) En la versión anterior, realiza el diagnóstico y recuperación de archivos, ingresando al menú Utilerías / Control de Archivos activa la casilla , y posteriormente presiona el botón . Este proceso depura y elimina las posibles inconsistencias de la base de datos, el cual es un requisito previo a la traducción.

 

c) A la base resultado del mantenimiento, se realiza un nuevo respaldo desde Utilerías /Respaldo de Archivos / Generación de respaldo, en este segundo respaldo se debe seleccionar y respaldar los mismos parámetros como en el primero; pues será el respaldo completo, definitivo y correcto de la base en la versión anterior, el respaldo debe almacenarse debidamente etiquetado.

2. Instalación de Aspel-SAE

a) Ejecutar el instalador de Aspel-SAE 7.0 y dar clic en el botón .

b) En la siguiente ventana se lee el Contrato de licencia, se debe dar clic en Acepto los
términos y posteriormente presionar .

c) Si el trabajo con el sistema será en red, se debe instalar primero en el equipo servidor y
posteriormente en las estaciones de trabajo.

  • Para instalar el servidor ir al inciso d). Si se desea ver la instalación de estación de
    trabajo, consultar el inciso b) del tema: Activación de SAE 7.0.

d) Dar clic en “Local o servidor” en la ventana que solicita la selección del tipo de instalación.

e) En la ventana de Forma de instalación elegir Instalación Típica. En este momento el
sistema inicia la copia de los archivos del sistema.

f) Dado que ya se tenía una instalación previa de Aspel-SAE, el Directorio de Archivos Comunes o DAC, ya se encuentra definido y el instalador actualiza el contenido. Si todo es correcto, aparecerá la ventana de “Finalización del Asistente de Instalación”. Con lo que se termina la instalación del servidor o de forma local, si es el caso.

3.- Activación de la versión 7.0

a) Una vez realizada la instalación, se debe de realizar la activación del sistema indicando el número de serie y código de activación de la versión, únicamente se debe seguir el asistente y completar los datos requeridos.

En la siguiente ventana capturar el número de serie y el código de activación del sistema.

En las siguientes ventanas se debe capturar los datos de la empresa, es importante indicar los datos del propietario porque con ellos quedará registrada la licencia. Finalmente se mostrará un resumen con todos los datos. Es importante revisar que sean correctos antes de presionar el botón .

 

Una vez hecho esto, el asistente para la activación del sistema muestra que ha concluido con éxito.

b) Terminada la instalación y activación en el servidor, en la estación de trabajo se ejecuta el instalador, eligiendo esta vez la opción “Estación de trabajo” para que el sistema realice la búsqueda del DAC en la red. Es conveniente revisar que sea la ruta mostrada sea correcta, si es así dar clic en el botón “Siguiente”, en caso contrario se debe seleccionar manualmente. Es necesario esperar a que el asistente muestre que la instalación ha finalizado.

  • Este paso debe realizarse en todas las estaciones de trabajo.

3. Traducir la base de datos, parámetros del sistema y perfiles del usuario.

Una vez instalada la nueva versión, se debe ingresar por primera vez al sistema para configurar los parámetros de trabajo y la base de datos por medio de un asistente que te guiará paso a paso:
a) Hacer clic en Siguiente en la primera ventana.
b) En la siguiente ventana se debe de seleccionar la opción “Traducir de una versión anterior”

c) Indicar la versión a traducir (Aspel-SAE 7.0 sólo realiza la traducción de la versión 6.0), con lo que el asistente detecta de forma automática la ruta de los archivos de empresa y la ruta base de datos origen. Posteriormente muestra información de la base de datos destino, misma que será almacenada en la ruta que el sistema propone por omisión para la empresa que corresponde. En este paso es posible incluir en el proceso de traducción a los perfiles del usuario y los parámetros de configuración. Se recomienda habilitar estas opciones, de lo contrario, los parámetros se tendrán que configurar nuevamente y dar de alta a los usuarios manualmente.

Esta ventana permite traducir lo siguiente:

  • Parámetros del sistema
  • Perfiles de usuario.
  • Archivos de datos (selección por omisión, ya que con esto se traduce la información de la base de datos).

d) Al realizar la traducción de los datos, el sistema genera una bitácora en un archivo de texto con los detalles del proceso.

e) Si todo es correcto, aparecerá un mensaje de finalización del asistente de traducción. La nueva base de datos, resultado de la traducción, será almacenada por omisión en directorios que el sistema automáticamente crea. Por ejemplo, para la empresa no. 1, la ruta será: C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel\Sistemas SAE7.00\Datos\Empresa01

4. ¡Iniciar operaciones con Aspel-SAE 7.0!

Una vez realizados los procesos anteriores, ya estamos listos para trabajar con el sistema. Se recomienda acceder al menú Configuración / Parámetros del Sistema para revisar los parámetros definidos por la traducción.

 

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Manejo de parcialidades en SAE 7.0

manejo_parcialidades.jpg

Cuando a un cliente se le otorga la facilidad de realizar varios pagos para cubrir con la totalidad del monto de una factura y requiera un Comprobante Fiscal por cada uno de los pagos efectuados, se podrá utilizar la opción de “Fiscalmente a parcialidades”.
Para emitir CFDI de parcialidades se deben realizar los pasos siguientes:

Configuración

1. Ingresar al menú Configuración / Parámetros del sistema / Ventas / Por documento / Parcialidades y dar clic en el botón.

2. Agregar una serie de tipo Digital exclusiva para las facturas de las parcialidades dando clic en el botónuna vez finalizado aceptar los cambios.

3. Ingresar al menú Inventarios / Productos y servicios y dar de alta un servicio para registrar los pagos de las parcialidades con el botón .

4. Ingresar al menú Ventas / Facturas y registrar la factura que se va a pagar en parcialidades por el total de la venta, al momento de grabarla se debe marcar la Condición de pago Pago a Plazos. Para efectos explicativos a esta factura la llamaremos factura principal o papá.

Representación impresa del CFDI

Hecho lo anterior, tanto en el archivo XML como en la representación impresa correspondiente al CFDI, se mostrará como forma de pago la palabra “Pago en parcialidades”:

Factura parcial

5. Cuando se efectúe la recepción de algún pago parcial por parte del cliente, se debe crear la factura parcial ingresando al menú Ventas / Facturas / Parcialidades y/o con el icono dentro del módulo de facturas, intentar pasarse a cualquiera de los otros icono campos de captura para que se despliegue la ventana Enlace de documentos y realizar el enlace a la factura principal.

Nota: No se podrán crear facturas parciales de forma directa. Se podrán generar facturas de parcialidades a partir de facturas principales o papás, siempre y cuando tengan el status:

•Original
•Emitida
•Dev. Parc

Definir número de parcialidad y cantidad de pagos

Debido a que es un enlace de documento, el sistema leerá los datos del encabezado de la factura principal, aunque será necesario, definir de forma manual tanto el número de la parcialidad como la cantidad de pagos.

a) Parcialidad: Número secuencial correspondiente al pago realizado por el cliente.
b) Pago: Totalidad de pagos que el cliente deberá de efectuar para el saldado del documento.

Seleccionar el servicio previamente dado de alta en el paso 3 junto con el respectivo precio unitario correspondiente al pago realizado por el cliente (se calculará el impuesto dependiendo al esquema de impuestos que se tenga definido para el servicio).

Nota: El sistema no manda alerta si el monto de la factura parcial, sobrepasa el monto de la factura principal.

Información sobre la parcialidad

Se mostrará la ventana de las observaciones de la partida una vez terminado de capturar los datos del servicio en la cual aparece la información sobre la parcialidad.

Definir la forma de pago indicada por el cliente (Efectivo, Cheque, Transferencia, etcétera) y darle clic en el botón,grabar la factura con el icono .

En la representación impresa aparecerá tanto el número correspondiente a la parcialidad así como los datos de la factura original.

El número correspondiente a la parcialidad y los datos de la factura original son requisitos importantes.

6. Ingresar al menú Clientes / Clientes / Expediente del cliente e ingresar la clave del cliente y revisar los movimientos de cxc del cliente con el icono para validar que se haya efectuado el movimiento del pago correspondiente a la parcialidad.

Repetir el paso 5 tantas veces como parcialidades se tengan. El control de número de parcialidad debe definirse manualmente.

 

 

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Cómo tramitar un certificado de sello digital

Un certificado de sello digital es un documento electrónico mediante el cual una autoridad de certificación (SAT) garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pública.

¿Para qué sirve?

Son expedidos por el SAT y sirven para un propósito específico: firmar digitalmente las facturas electrónicas.

 

PASOS PARA TRAMITAR UN CERTIFICADO DE SELLO DIGITAL (CSD)

 

1.- Entra en la aplicación Certifica (anteriormente llamada SOLCEDI)

 

Requerimientos de sistema operativo:

*Windows y Linux

*Java 1.7/Mac OS X

*Java JRE 1.7

*Descarga la aplicación según el tipo de sistema operativo que se cuente, puede ser de 32 bits o de 64 bits

2.- Al momento de ejecutar la aplicación se abrirá una ventana como la siguiente y seleccionamos la opción que dice: “Solicitud de Certificados de Sello Digital”.

Validar Certificado de FIEL Vigente

 

3.- Después de hacer click en esa opción deberás de proporcionar tu certificado de firma electrónica vigente dando clic al botón “Seleccionar Archivo”.

Después de haber proporcionado la firma electrónica vigente le damos clic al botón “Siguiente”

Capturar Información y Establecer Contraseña

 

Capturamos nuestra información y así también establecemos una contraseña de la Clave Privada, posteriormente damos clic al botón “Agregar”.

Después de darle clic al botón “Agregar” en el campo de “Solicitudes realizadas” podremos ver nuestra solicitud. Posteriormente le damos clic en “Siguiente” .

Generar Claves

Para este proceso es importante mover el mouse en distintas direcciones hasta que la barra se llene al 100%, cuando se complete automáticamente pasaremos al siguiente paso.

Firmar y Guardar

Damos clic al botón “Seleccionar archivo” para proporcionar el archivo .key

Buscamos dicho archivo en nuestra computadora y damos clic al botón “Abrir”.

Después de haber proporcionado el archivo .key y la contraseña de la clave privada clickeamos en “Firmar y Guardar”.

Seleccionamos donde queremos guardar nuestra solicitud

Enviar Solicitud de CSD

En este paso verificamos nuestros datos y le damos al botón “Terminar”.

Para concluir el proceso de generación de Certificados de Sello Digital debemos de entrar a la página del SAT.

Realizando el trámite

Para este proceso primero debemos ingresar a la página oficial del SAT

Después nos dirigimos a la sección “Factura electrónica”y seleccionamos “Solicitud de Certificados de Sello Digital”.

En esta sección podremos acceder de 2 formas, por contraseña o por e.firma.

Para el primer caso solo es necesario ingresar un RFC y una contraseña y escribir la palabra del captcha y darle al botón “Enviar”.

En este caso para acceder con e.firma buscamos los documentos .cer y .key  e ingresamos la contraseña de la clave privada y damos clic en “Enviar”.

Al dar click en el botón “Enviar” se cargará esta página en donde daremos clic en “Envío de Certificados de Sello Digital”.

Posteriormente  daremos clic en el botón “Browse” y buscaremos el archivo .sdg que generamos anteriormente con la aplicación Certifica.

Finalmente damos clic en “Enviar requerimiento”

Damos clic sobre el número de operación original para guardar nuestro certificado de sello digital.

Activamos la opción “Save File” y damos clic en el botón OK.

LISTO! Con este paso finalizamos la generación del Certificado de Sello Digital.

Si quieres más información acerca de este tema ve el siguiente video, y si te gusta nuestro contenido suscríbete al canal, te dejaré el enlace más abajo, así también danos un like, compártenos y comenta. TU OPINIÓN ES IMPORTANTE.

 

 

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Instalación de ASPEL COI 8.0

Para comenzar el uso del sistema Aspel COI 8.0 se debe:

  1. Instalación de Aspel COI 8.0.
  2. Activar el sistema.
  3. Configurar el sistema para su uso.
  4. ¡Iniciar operaciones con Aspel COI 8.0!

A continuación se explican estos pasos de forma más detallada.

1. Instalación de Aspel COI 8.0

a) Ejecutar el instalador de Aspel-COI 8.0 y dar clic en el botón 

 

b) En la siguiente ventana después de leer el Contrato de licencia, se debe dar clic en Acepto los términos y posteriormente presionar 

Instalación-de-Aspel-COI-8

c) Si el trabajo con el sistema será en red, se debe instalar primero en el equipo servidor y posteriormente en las estaciones de trabajo.

Para instalar el servidor, ir al inciso d). Si se desea ver la instalación de estación de trabajo, consultar el inciso f).

d) Dar clic en “Local o servidor” en la ventana que solicita la selección del tipo de instalación.

I. En la ventana de Forma de instalación elegir Instalación Típica. En este momento el sistema inicia la copia de los archivos del sistema.

II.En la siguiente ventana se define la ruta del Directorio de Archivos Comunes o DAC, al que durante la instalación se le asigna un nombre de recurso compartido “DACASPEL”. Esto significa que los sistemas Aspel trabajan bajo un entorno compartido de archivos, y es en este recurso donde los equipos de la red encuentran diversos archivos con los que es posible operar el sistema y compartir información, tal como la base de datos, perfiles de usuario, comprobantes fiscales digitales, etc.

e) A continuación, el asistente mostrará que la instalación del sistema ha finalizado con éxito.

f)Una vez terminada la instalación en el servidor, en la estación de trabajo se ejecuta el instalador, eligiendo esta vez la opción “Estación de trabajo” para que el sistema realice la búsqueda del DAC en la red (definido en el punto II). Es conveniente revisar que la ruta mostrada sea correcta, si es así dar clic en el botón “Siguiente”, en caso contrario se debe seleccionar manualmente la ruta correspondiente al inciso II. Es necesario esperar a que el asistente muestre que la instalación ha finalizado.

 

  • El inciso f) debe realizarse para todas y cada una de las estaciones de trabajo.

2. Activar el sistema

Posterior al proceso de instalación, en el equipo que operará como Servidor es necesario realizar la activación del sistema, el cual consiste en registrar la licencia con los datos de su propietario.

Para ello, se debe:

a) Iniciar el sistema Aspel, con lo que se observará una ventana como la siguiente:

 

b) Presionar el botón y en la siguiente ventana seleccionar el método de activación del del sistema:

c) Presionar el botón   y en la siguiente ventana capturar el Número de serie y Código de activación del sistema:

d) En las siguientes ventanas se debe capturar los datos de la empresa, es importante indicar los datos del propietario porque con ellos quedará registrada la licencia. Finalmente se mostrará un resumen con todos los datos. Es importante revisar que sean correctos antes de presionar el botón  

e) Una vez hecho esto, el asistente para la activación del sistema muestra que ha concluido con éxito.

3. Configurar el sistema para su uso.

La primera vez que se ingrese al sistema se muestra el asistente de configuración de Aspel-COI, en él se deben realizar los siguientes pasos:

a) Seleccionar la opción “Crear una nueva base de datos” y dar clic en Continuar

b) En la siguiente ventana se debe indicar el periodo y ejercicio en el que se iniciará la contabilidad. Dar clic al botón “Siguiente”, para continuar.

c) Las ventanas siguientes corresponden a la definición de los catálogos con los que trabajará el sistema, como lo son el catálogo de monedas, departamentos, rubros, y cuentas. En la selección del catálogo de cuentas se podría seleccionar un catálogo vació o alguno de los predeterminados que ofrece Aspel-COI, esto según el giro de la empresa. Si se selecciona un catálogo vacío, desde un archivo de Excel se podrá importar el catálogo de cuentas previamente generado.

d) Una vez creado el periodo de inicio de contabilidad, se ingresa al mismo.

e) Definir los parámetros del sistema desde el menú Configuración / Parámetros del sistema.

Es importante definir los datos de la empresa, si se utilizarán departamentos, número secuencial en pólizas, el mes de cierre, multimoneda, etc.

4. ¡Iniciar operaciones con Aspel COI 8.0!

A partir de este momento el sistema está listo para iniciar la operación, se recomienda el siguiente orden de operaciones:

a) Definir departamentos si la empresa los maneja.

b) Dar de alta el catálogo de cuentas o modificarlo si es necesario (en caso de que haya sido generado durante la creación de la base de datos) desde el menú Cuentas y Pólizas /Cuentas.

c) Asociación de rubros y naturalezas.

d) Saldos iniciales en caso de ser necesario (se sugiere una póliza de apertura).

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