Entradas

,

Compartir archivos o carpetas en OneDrive

Compartir archivos o carpetas, una vez que ya tienes configurado e instalada la aplicación de OneDrive en tu PC.

Puedes compartir directamente desde las aplicaciones de escritorio. Ubica el ícono de COMPARTIR en la parte superior derecha de tu pantalla, desplazará una ventana emergente en caso de que no lo hayas guardado. Ten en cuenta que para compartirlo deberás guardarlo en la ubicación donde tengas sincronizadas tus carpetas de OneDrive.

Esperarás unos segundos a que el documento quede cargado en OneDrive

Hecho esto, veremos otra ventana emergente donde deberás indicar los permisos que tendrá el usuario con el que compartirás tus documentos y también donde indicarás la cuenta de correo electrónico con el que vas a compartir.

Te recomendamos poner especial atención a la opción CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO PUEDE EDITAR. Si le das clic en la flecha, desplazarás una nueva ventana emergente

En esta nueva ventana podrás seleccionar de entre las opciones: CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO, USUARIOS DE TU ORGANIZACIÓN, PERSONAS QUE TIENEN ACCESO y PERSONAS DETERMINADAS. En otras configuraciones podrás PERMITIR LA EDICIÓN o restringirla, ESTABLECER FECHA DE EXPIRACIÓN y habilitar BLOQUEAR LA DESCARGA.

Te explicamos la primera parte: ´

CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO, significa que puedes compartir tu archivo con cualquier usuario sin importar el dominio o usuario de correo electrónico; es decir, puede ser Hotmail, Outlook, Yahoo, Gmail, otros.

USUARIOS DE TU ORGANIZACIÓN, significa que sólo puedes compartir con personas de tu empresa, en mi caso particular, sólo puedo compartir con usuarios que manejen correos electrónicos con el dominio servicioytecnologia.com, ya que es el que se registró en la cuenta de Office 365.

Puedes observar que con esta opción, no te dejará agregar a correos electrónicos personales u otro dominio no autorizado por la empresa. Fíjate en el mensaje ESTE VINCULO NO FUNCIONARA PARA LAS PERSONAS QUE NO TIENEN PERTENECEN A LA ORGANIZACIÓN.

PERSONAS QUE TIENEN ACCESO

Esta opción sólo puede usarse con usuarios a los que previamente se les había dado acceso. Puedes observar que cuando seleccionas esta opción, la parte inferior de Otras Configuraciones se omiten al instante. Aplicas el cambio y regresamos a la ventana para indicar el usuario a compartir el archivo. Como a estos usuarios no se les había compartido, nos marca una advertencia que nos indica que no podemos utilizar esta opción si queremos compartirlos a ellos.

La opción PERSONAS DETERMINADAS da acceso a personas específicas. Si alguno de ellos reenvía la invitación para uso compartido, a usuarios no autorizados por ti, no podrás utilizar el vínculo con el que se comparte.

En la sección de otras configuraciones, tenemos las opciones:

  • PERMITIR LA EDICIÓN. Esta únicamente se deshabilita para cuando compartes el documento con PERSONAS QUE TIENES ACCESO.
  • ESTABLECER FECHA DE EXPIRACIÓN. Sólo lo podrás utilizar si compartes tus documentos CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO.
  • BLOQUEAR LA DESCARGA. Lo tendrás disponible en los dos primeros casos, verás que está opción se encuentra deshabilitada. Para habilitarlo, deberás deshabilitar la opción PERMITIR EDICIÓN.

Una vez que le das enviar, si esta se realizo con éxito verás el siguiente mensaje:

Los pasos para compartir son similares, sobre todo lo que cambia es el origen.

Acabamos de ver como compartir un documento desde la aplicación misma. Ahora puedes ver como hacerlo desde el explorador de archivos.

Ubica el documento, le das clic derecho, se desglosará una lista de opciones y darás clic en COMPARTIR

Teniendo las mismas opciones que te explicamos anteriormente.

También puedes compartir directamente desde la aplicación Web de OneDrive o de Sharepoint.

Ahora te mostramos que ocurre cuando las carpetas o documentos te las comparten a ti. El usuario está compartiendo desde su OneDrive en la web, ha selecciona en esta ocasión una carpeta

Después que se realizó el proceso que vimos anteriormente, el receptor recibirá un mensaje de correo electrónico.

compartir

Al darle clic en el botón ABRIR nos llevará al vínculo compartido por otro usuario, que se alojará dentro de nuestra cuenta de OneDrive.

compartir

sin salir de esta ubicación, te irás al botón de SINCRONIZACIÓN, para que despliegue la siguiente ventana emergente solicitando acceso a tu cuenta de correo electrónico.

compartir

Toma en cuenta que te puede solicitar que indiques la contraseña de esta.

Verás la siguiente ventana

compartir

Le das clic en INICIAR SINCRONIZACIÓN y esperas unos segundos.

Cuando acabe de sincronizar, verás la carpeta dentro del Explorador de Archivos, en la sección correspondiente a Sharepoint.

compartir

Como vez es muy fácil compartir archivos y carpetas, así como también restringir los permisos.

,

Microsoft OneDrive Para Respaldos Automáticos

¿QUÉ ES MICROSOFT ONEDRIVE Y PARA QUÉ TE SIRVE?

Microsoft OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube que forma parte de Office 365, y este te puede servir para resguardar tus archivos y compartirlos con otras personas fácilmente.

Nuestras empresas al día de hoy dependemos de la comunicación ya no solo dentro de las instalaciones de la empresa, por lo que se requieren operaciones fluidas que nos permitan la colaboración y la no duplicidad de archivos al momento de respaldar nuestra información.

Algunos ejemplos en los que puede serte útil son:

  • Tu equipo se contamino por descargar un documento con virus
  • El disco duro de tu pc se descompuso
  • Respaldas tu información en Discos duros portátiles, pero por falta de tiempo no lo haces continuamente, a parte de que se alenta el equipo cuando lo haces y es muy incómodo.
  • Requieres enviar un archivo adjunto con un tamaño superior al permitido en tu correo electrónico y optas, ya sea por dividirlo en varios archivos creando desorden en tu información o subirlos a plataformas que no son muy seguras creando una amenaza de seguridad.

COMO CONFIGURAR TU ONEDRIVE

Primeramente debemos considerar el sistema operativo con el que cuenta el equipo en el que quieres instalar OneDrive:

  1. Si el equipo usa Windows 10, OneDrive ya viene integrado en el equipo, por lo que, no necesitarás descargar la Aplicación de OneDrive, bastará con buscar en el Explorador de archivos dicha aplicación y como una ubicación para guardar archivos.
  2. Si el equipo tiene un Sistema Operativo diferente, la configuración deberá realizarse desde el portal web de OneDrive.

Segundo, contar con una cuenta de correo electrónico de Hotmail o Outlook si vas a activar tu cuenta de OneDrive gratuito, ten en cuenta que la versión gratuita sólo te da 5gb de espacio. Si deseas agregar mas espacio, bastará con que contrates una cuenta de Office 365 personal, misma que quedará asociada a tu cuenta de correo electrónico.

Considera también las versiones de Office 365 para empresas que te dan 1 TB de almacenamiento, pero también te da la enorme ventaja de contar con un correo electrónico con dominio personalizado con un espacio de 50gb.

  1. OneDrive con Windows 10

Paso 1. Busca en Explorador de Archivos la Aplicación como una ubicación para guardar archivos.

Paso 2. Le das Clic derecho y en la lista de opciones selecciona Configuración.

Paso 3. Aparecerá una ventana emergente en donde tienes que escribir tu correo electrónico de registro, una vez puesto das Clic en Iniciar Sesión y posteriormente te pedirá la contraseña de acceso. Esto aplica si tu correo electrónico es personal o es de empresa.

Paso 4. Ya sólo te queda seleccionar las carpetas que quieres sincronizar con tu equipo.

  1. Si el equipo tiene un Sistema Operativo diferente, la configuración deberá realizarse desde el portal web de OneDrive.

Paso 1. Ingresa a tu cuenta de correo electrónico en la web, verás que ya sea correo personal o cuenta de Office 365 en la parte superior izquierda visualizarás el iniciador de aplicaciones, por lo que le das clic y te mostrará la lista de aplicaciones disponibles que tienes. Selecciona la aplicación de OneDrive.

       

Paso 2. Te llevará a la página de OneDrive. Aquí te fijará en la parte inferior izquierda de tu pantalla y darás clic en la opción: Obtener las aplicaciones de OneDrive.

Paso 3. Aparecerá una ventana emergente en donde tienes que escribir tu correo electrónico de registro, una vez puesto das Clic en Iniciar Sesión y posteriormente te pedirá la contraseña de acceso.

Paso 4. Ya sólo te queda seleccionar las carpetas que quieres sincronizar con tu equipo

Paso 5. A partir de aquí verás el icono de OneDrive en la parte inferior derecha de tu pantalla.

Para que dejes configurados el guardado de archivos de manera automática deber observar que tus archivos y documentos se encuentren dentro de la carpeta de Mis documentos que vienen por default.

Paso 6. Abre el servicio de OneDrive en tu equipo (parte inferior derecha), en la opción Más y luego en Configuración. Se abrirá una ventana emergente.

Paso 7. En esta nueva ventana, ubica y selecciona la pestaña Copia de Seguridad, e inmediatamente selecciona la opción Administrar copias de seguridad. Te darás cuenta de que solo te permitirá crear copias para los archivos documentos que se encuentren en el Escritorio, Imágenes y Documentos.

Recuerda

Si tú eres de los que guardan su información en una Unidad diferente de C, el respaldo de tu información lo deberás realizar de manera manual. Para ello deberás ingresar a tu cuenta de OneDrive en la web, verás las opciones Nuevo para generar directamente en OneDrive una carpeta o archivo y la opción Guardar para cargar archivos que tengas en tu Equipo.

OneDrive

OneDrive

Cuando dejas habilitada la Administración de copias de seguridad, podrás visualizar en tus carpetas sincronizadas con OneDrive el estado que estas tienen, donde podrás visualizar los siguientes estados:

Cuando estás trabajando con tus documentos y estos los guardas en alguna ubicación donde dejaste configurada la protección automática, verás que tu documento tendrá habilitado el Autoguardado.

OneDrive

Si eres de los que se olvida Guardar continuamente tus cambios en tus archivos, al momento de cerrar un documento tendrás la certeza de que todos los cambios quedaron guardados y tu documento quedo tal cual lo dejaste.

Esto no ocurre si tus documentos los dejas en una ubicación diferente de los que se quedaron en la administración de protección de carpetas.

Por último, recuerda que esta misma cuenta puedes configurar la en tus dispositivos móviles a fin de que puedas tener acceso a tus archivos desde cualquier lugar.

,

Conoce que es Office 365

¿Qué es Office 365?

Office 365 es un servicio de suscripción basado en la nube que reúne las mejores herramientas para la forma de trabajar de hoy en día. Al combinar las mejores aplicaciones de su categoría, como Word, Excel, Power Point y Outlook, con servicios de gran utilidad en la nube, como OneDrive y Microsoft Teams, Office 365 permite a los usuarios crear y compartir desde cualquier lugar y dispositivo.

Tu trabajo desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.

 Que es Office Outlook  Que es Office Word  Office 365 Excel  Office 365 PowerPoint

Con Office 365 tendrás siempre las versiones actualizadas de Word, Excel, Power Point, Outlook y demás servicios, ya sea que lo tengas instalado en tu PC o Mac, Tablet o teléfonos Windows, iPhone y teléfonos Android con Office Mobile

Tendrás las versiones de escritorio que siempre has trabajado de Word, Excel, PowerPoint y más, pero también edítalos o consúltalos en cualquiera de tus dispositivos móviles como tu celular.

Puedes empezar tu documento en tu computadora y terminar de editarlo en tu Tablet, ya que tus archivos siempre están disponibles (online o sin conexión) y se sincronizarán con todos tus dispositivos en los que tengas la misma cuenta. Office 365 nunca se cansa.

Previas configuraciones, no perderás tiempo en instalar, actualizar o sincronizar tu información, ya que Office 365 realiza estas funciones en segundo plano a fin de que puedas dedicarte 100% a tu empresa.

Organiza tus archivos y compártelos dentro y fuera de tu empresa.

 Office 365 SharePoint Office 365 OneDrive

Una de las aplicaciones más importantes de Office 365 cuentas con Microsoft OneDrive que te servirá para almacenar tus archivos y compartirlos de manera segura.

Podrás sincronizar tus archivos con el escritorio para que puedas trabajar en ellos sin conexión, recuerda que Office 365 realizará estas funciones en segundo plano.

Recuerda que tú eres el dueño de tu información por lo que podrás compartir tus archivos de manera segura y sencilla, también puedes dar seguimiento al historial de los cambios que fueron generando cada uno de los usuarios autorizados. Todo esto lo logramos con SharePoint que nos ayuda a crear sitios de grupo o de intranet a fin de administrar y compartir archivos o carpetas.

Tus archivos compartidos podrás guardarlos en OneDrive o Sharepoint, lo que permite que tu archivo puedas iniciarlo en un dispositivo y terminarlo en otro, como te mencionamos anteriormente.

Equipos y recursos desde un mismo lugar.

Si tu te encuentras, por ejemplo en la Ciudad de México, y tienes sucursales en otros lugares puedes generar un Centro de Trabajo con Microsoft Teams, aquí podrás chatear, tener una reunión online, compartir archivos, incluso modificarlos, logrando con ello tener una mejor productividad.

Protección de tu información

Con Office 365 podrás decidir cómo usarán tus colaboradores los datos en sus distintos dispositivos. Restringe la copia o el almacenamiento de información de la empresa en aplicaciones y ubicaciones no autorizadas.

Por ejemplo si un usuario desea acceder desde su casa a su cuenta de trabajo y no tiene los permisos, en el acceso se le pedirá un código de verificación, este código de verificación llegará a la cuenta indicada por el Administrador por correo electrónico, mensaje de texto u otro método.

Muy importante, con Office 365 tus datos son sólo tuyos.

El Cifrado de mensajes de Office 365 te ayuda a proteger la información confidencial sin afectar a la productividad.

El usuario A envía documento confidencial con restricciones específicamente al usuario B, estas restricciones no permitirán que  el usuario B envíe este documento confidencial a un usuario C.

Obtén más valor por tu dinero

Obtén más valor por menos con una solución que combina las aplicaciones de Office con conferencias, almacenamiento de archivos online, correo electrónico de categoría empresarial con un espacio de 50 gb y otros servicios de los que te hablaremos en otros videos, como Microsoft Planner, To-Do, etc.

Ve nuestro vídeo aquí

Microsoft Azure, SQL Server, Skype for Business, Microsoft Teams, Office 365, Power BI, Exchange, SharePoint y Outlook son marcas de Microsoft Corporation.