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Contabilidad electrónica con Aspel-SAE 7.0

Para ofrecerte una fácil captura y dar cumplimiento total a la Contabilidad Electrónica, al generar las pólizas de ventas, compras y sus devoluciones ahora Aspel-SAE incluye automáticamente la información de los folios fiscales de los CFDI’s al realizar la interfaz con Aspel-COI.

Para ello se deben realizar los siguientes pasos:

1. Configura las cuentas contables de Aspel-COI en Aspel-SAE.

2. Genera tus movimientos de compra / venta y sus devoluciones.

3. Asocia los CFDI´s al almacén digital en las compras y sus devoluciones.

4. Asocia los CFDI´s al almacén digital en las compras y sus devoluciones.

A continuación se muestran estos pasos de forma detallada.

1. Configura las cuentas contables de Aspel-COI en Aspel-SAE.

En Aspel-SAE se tienen 3 maneras distintas de configurar las cuentas contables:

a) Menú Configuración/ Parámetros del sistema/ Cuentas contables/ Pestaña Generales y Otras

En esta sección debes de colocar en cada uno de los campos las cuentas que utilizas de forma general en tus pólizas para estos conceptos.

b) Menú Herramientas / Contabilización / Cuentas contables
De igual manera que la opción anterior, se tienen que definir las cuentas contables las cuáles están clasificadas a detalle, permitiendo identificar y encontrar más rápidamente las cuentas:

 

c) Dentro de los catálogos del sistema, en el campo cuenta contable al dar de alta o editar los siguientes catálogos:
I. Zonas
II. Líneas de Productos,
III. CxC y CxP
IV. Esquemas de impuestos,
V. Movimientos al inventario
VI. Clientes y Proveedores
VII. Almacén
VIII. Productos y Servicios

2. Genera los movimientos de compra / venta y sus devoluciones.

  • Para este paso solamente valida que tengas facturas y devoluciones timbradas, ya que es el único requisito que se de tener para poder generar la interfaz con toda la información de los XML.
  • Para el caso de las compras y sus devoluciones ve al paso 3 de este artículo.

3. Asocia los CFDI´s al almacén digital en las compras y sus devoluciones

Para que puedas realizar las pólizas de compras y sus devoluciones con los datos de los CFDI´s, es necesario asociar los comprobantes al documento que se va a incluir por medio del almacén digital, para ello realiza lo siguiente:

I. Ingresa al módulo de compras

II. Selecciona la compra o devolución de compra a la cuál vas a asociar el o los archivos XML

III. Dando clic en el ícono de Documentos asociados  selecciona el o los archivos a incluir y posteriormente asígnalos a una categoría, da clic en el botón Aceptar.

De esta manera los documentos que tengan esta información, al incluirse en el rango de documentos de la interfaz, extraerán los comprobantes asociados a estos, sin necesidad de volver a asignarlos en las partidas de las pólizas.

4. Agrega y contabiliza las pólizas con la información de los CFDI´s asociados de forma automática

La interfaz extrae la información de los XML de forma automática solamente con los tipos de póliza de Ventas, Devoluciones de Venta, Compra y Devoluciones de compra que es en donde existe una XML de por medio.

Para ello realiza los siguientes pasos:

I. Ingresa al Menú Herramientas / Contabilización / Botón Agregar.

II. Definir el tipo de póliza ya sea de Ventas o Devolución de Ventas, Compras o Devolución de Compras.

III. Indicar en el filtro el rango de fechas, de documentos, así como el agrupamiento y desglose el cual se desee que se genere la póliza.

IV. Activar el parámetro “Incluir campos de CFDI´s en contabilidad electrónica” y aceptar la ventana.

V. En la ventana con el listado de pólizas generadas en Aspel-SAE, revisar el modelo generado con el botón y finalmente contabilizar la póliza con el botón ,validando por partida que se encuentre la información de los CFDI´s asociada de forma automática.

 

¡Listo! Al momento de contabilizar la póliza en Aspel-COI ya aparecerá el asiento contable en donde se podrá consultar el origen de dicho asiento, así como la información de los comprobantes ya con la información de los XML incluida en las pólizas automáticamente.

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Declaración informativa de operaciones con terceros DIOT en COI 8.0

La Declaración informativa de operaciones con terceros DIOT:

es una obligación fiscal prevista en la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), que consiste en proporcionar mensualmente al Servicio de Administración Tributaria (SAT), información sobre las operaciones con sus proveedores

Desde <http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/declaraciones_informativas/Paginas/declaracion_informativa_terceros.aspx>

 

Obtén esta Declaración de manera muy sencilla en Aspel-COI 8.0, sólo tienes que realizar ciertas configuraciones para que el sistema identifique el IVA relacionado a las operaciones en el pago a tus Proveedores, con lo que podrás obtener fácilmente el IVA Acreditable y Retenido de tu empresa.

Para lograrlo se tendrá que realizar lo siguiente:

  1. Configuración de parámetros.
  2. Agregar Datos Fiscales de Terceros.
  3. Definir las Cuentas para las Operaciones.
  4. Pólizas con cuentas de operaciones con terceros.
  5. ¡Listo! Obtén el reporte para la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros

1. Configuración de parámetros

Ruta de acceso:
Ingresar Menú Configuración / Parámetros del sistema / Fiscal

Para agilizar y hacer eficiente la captura de Operaciones con Terceros se debe configurar los parámetros necesarios, para adecuar a los requerimientos de la empresa.

2. Agregar Datos Fiscales de Terceros

Ruta de acceso:
Ingresar a Menú Fiscales / Datos fiscales de Terceros.

Dado que la Declaración informativa de operaciones con terceros requiere datos específicos de los proveedores como el Registro Federal de Contribuyentes, el tipo de proveedor y de operación, Aspel-COI cuenta con un catálogo de datos de proveedores. Los datos necesarios para generar la Declaración son los siguientes:

a. Seleccionar el tipo de RFC: Nacional o Extranjero.

b. Capturar el RFC tratándose de personas morales o físicas o el ID del proveedor, en el caso de extranjeros.

c. El nombre o razón social con el que se identificará el proveedor o Tercero.

d. Habilitar la opción de “Es proveedor” para que habilite los campos correspondientes a la sección DIOT.

e. El tipo de tercero que identifica a la persona moral o física, esta clasificación fue emitida por el SAT. Los tipos de terceros que se pueden indicar son:
04 Proveedor Nacional.
05 Proveedor Extranjero.
15 Proveedor global.

f. El tipo de operación que se realiza con el proveedor en cuestión, las clasificaciones de tipos de operación también han sido emitidas por el SAT.
03 Prestación de Servicios Profesionales.
06 Arrendamiento de Inmuebles.
85 Otros.

g. País y Nacionalidad se activarán cuando se haya elegido el tipo de tercero Proveedor extranjero.

h. En la sección de Forma de pago frecuente, los campos no son obligatorios para la DIOT pero si será necesaria para la Contabilidad electrónica.

Si la empresa cuenta con el sistema Aspel-SAE 4.x, 5.0 o 6.0, es posible importar la lista de RFC’s del Catálogo de proveedores de dicho sistema para agilizar el proceso de captura.

3. Definir las Cuentas para las Operaciones con terceros

Ruta de acceso:
Ingresar a Menú Fiscales / Cuentas para operaciones con terceros
En la asignación de cuentas se tiene de lado izquierdo el catálogo de cuentas registrado en el sistema y de lado derecho estarán las cuentas asignadas para operaciones con terceros, la forma de indicar estas cuentas, es seleccionando las cuentas de la parte izquierda y con la ayuda del botón trasladarlas a la sección derecha de la ventana, sólo puede asignarse con este atributo las cuentas de detalle, también se puede indicar el tipo de movimiento, es decir, la indicación al sistema es “cuando abone a esta cuenta estoy pagando a Proveedores”, esto se realiza ubicándose sobre la cuenta y haciendo clic sobre las opciones Aplica Abono o Aplica Cargo.

Por ejemplo, cuando se registran cargos a las cuentas contables de los Proveedores, generalmente son pagos, por lo que, las cuentas de proveedores de detalle se colocan en la sección derecha de la ventana y se define que solo Aplica Cargo.

4. Pólizas con cuentas de operaciones con terceros

Ya que se definieron las cuentas contables que afectaran para operaciones con terceros se podrá entonces realizar las pólizas, donde al grabarlas el sistema presenta una ventana en donde se debe capturar el tipo de operación y las cantidades correspondientes a los impuestos, esta aparecerá tantas veces como cuentas definidas para el manejo de operaciones con terceros se encuentre en la póliza.

Es necesario:

  • Indicar el Proveedor relacionado al pago por medio del RFC o ID Fiscal.
  • Seleccionar el tipo de operación.
  • Corroborar el monto que el sistema sugiere como deducible para ISR.

Es opcional:

  • Indicar si es una devolución.
  • Seleccionar el porcentaje de IVA de 16%, 15% en caso de ser necesario.
  • Establecer los valores de IVA no acreditable, en caso de que los haya.
  • Indicar el porcentaje de IVA y/o ISR retenido en la operación en caso de que así se requiera.
  • Escribir el monto de Otras retenciones, en caso de ser necesario.

Por ejemplo: Materiales Centauro, S. A. de C.V., realiza un pago a un proveedor por la cantidad de $1,160.00 por el concepto de pago de mercancías, el asiento contable podría quedar como se muestra en la figura:

Al guardar la póliza, en la ventana de operaciones con terceros, el sistema automáticamente coloca el monto de la operación en la columna correspondiente al porcentaje de impuesto, realizando el desglose o cálculo del impuesto en la operación.

En la ventana de captura de Operaciones con Terceros, el sistema ahora permite capturar los
porcentajes y montos tanto de IVA Retenido como de ISR Retenido en la operación, esto permite
agilizar la captura de información, ya que el sistema realiza el cálculo de los porcentajes indicados
de forma automática.

5. ¡Listo! Obtén el reporte para la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros.

Ruta de acceso:
Menú Fiscales / Operaciones con terceros.
En el momento en que lo necesites podrás generar el reporte de Operaciones con Terceros

En la sección Tipo de reporte permite seleccionar el tipo de reporte con el que se quiere que se muestre la información requerida, teniendo las siguientes opciones:

a) Concentrado: Muestra un concentrado de los totales de las operaciones que se hayan realizado con terceros de acuerdo al RFC o ID Fiscal o por Tipo de proveedor. Al generar el reporte se desplegará una ventana con la información requerida y desde ahí se puede generar el archivo Batch para poder exportar el reporte al formato solicitado por el SAT.

b) Detallado: Mostrará la información de todas las operaciones que se hayan realizado con terceros.

c) Formato SAT: Muestra la misma información que el reporte concentrado con la diferencia de que éste es el archivo txt que tiene el formato requerido para el envío a Internet al SAT.

Al seleccionarlo se deberá indicar la ruta donde se guardará el archivo, este es el archivo Batch para enviar al SAT.
También podrás definir un periodo de causación diferente al de la fecha de la póliza o eliminar el registro de la operación con terceros si así se quisiera, esto desde Menú Fiscales /Operaciones con terceros/Ingresos cobrados / Causación de IVA en operaciones con terceros / ingresos cobrados.

Y con esto obtuviste tu Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) en COI 8.0

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Preguntas frecuentes de COI 8.0 (FAQ)

Preguntas frecuentes de Aspel COI 8.0

1. ¿Cuál es la razón por la que se tiene que actualizar a la nueva versión de Aspel-COI 8.0?
La versión 8.0 de Aspel COI es la única que estará preparada para soportar los cambios fiscales derivados de la nueva versión de CFDI.

2. ¿Cuántas empresas es posible operar en Aspel COI 8.0?
Esta nueva versión de COI contempla hasta 999 empresas.

3. Cambios más significativos en Aspel COI 8.0:
Aspel siempre busca progresar en cuanto a la funcionalidad de sus productos en este caso
incorporando a su nueva versión de COI 8.0:

  • Manejo de 999 empresas.
  • Nueva Interfaz gráfica.
  • Menús agrupados por función para una mejor administración.
  • Proceso de traducción cruzada de empresas.
  • Incorpora nuevos reportes y formatos su emisión.
  • Nueva versión en la sección de mis perfiles.

Consulta todas su nuevas características y funcionalidades aquí.

4. ¿Cuáles son las versiones que se permiten traducir en Aspel COI 8.0?
En Aspel COI 8.0 es posible traducir la información definida en versiones anteriores COI 7.0 y
6.0

5. ¿Existe alguna consideración para la interfaz entre Aspel COI y los demás productos de la línea de Aspel con el uso de la nueva versión?
Se lanzará una actualización en re-instalables para agregar los elementos y funcionalidad que
solicita la actualización del CFDI.
Se recomienda mantener actualizados todos los sistemas con el último re-instalable publicado.

6. ¿Cómo puedo hacer la traducción de un sistema Aspel COI 5.0?
Para hacer la traducción desde una versión anterior a la versión 6.0 de Aspel COI, se tendrá
que llevar a cabo el proceso denominado puente; consiste en ir generando la traducción a las
versiones más actuales hasta llegar a una versión admitida en el proceso de traducción por
Aspel-COI 8.0.

7. ¿Aspel COI 8.0 permite la traducción de un rango específico de ejercicios?
Sí es posible la exclusión de los periodos que ya no deseemos ver reflejados en la nueva versión.

8. ¿En qué consiste el proceso de traducción cruzada en Aspel-COI 8.0?
Dado que Aspel COI permite dar de alta 999 empresas, es posible aplicar un proceso de traducción cruzada es decir la información contenida en la empresa 10 en Aspel COI7.0 podrá ser llevada con este proceso hasta la empresa 99 en Aspel-COI 8.0 como se ejemplifica en la siguiente imagen.

9. ¿Cuál es el manejador de base de datos de Aspel COI 8.0?
Aspel COI 8.0 conserva el mismo manejador de base de datos Firebird 2.5 para la nueva versión Aspel-COI8.0.

10. ¿Qué afectación tiene al depósito de documentos el generar un proceso de traducción cruzada?
El proceso de traducción cruzada es un proceso totalmente trasparente por lo que se verá reflejada toda información correspondiente.

11. ¿Cuáles son las versiones de Microsoft Excel viables para trabajar con Aspel COI 8.0?
Las versiones viables para trabajar con aspel COI 8.0 son versiones 2010 en adelante.

12. ¿Los formatos .FTO personalizados utilizados en Aspel-COI 7.0 funcionarán de forma correcta en Aspel COI 8.0?
Por cambios en la estructura de la base de datos en Aspel-COI 8.0 no es posible garantizar el funcionamiento total de los formatos previamente generados, sin embargo se recomienda hacer las pruebas pertinentes con estos formatos para descartar su funcionalidad en la nueva versión.

13. ¿Cuáles son las consideraciones en el proceso de traducción en formato SQL?
De acuerdo a la tecnología implementada en aspel-COI 8.0 es posible la traducción lineal y cruzada en cuanto a los formatos de base de datos como se muestra en la siguiente imagen:

14. ¿Aspel COI 8.0 contempla la funcionalidad de conexión por VPN?
No, en Aspel-COI 8.0 por el momento no está disponible la conexión por VPN.

15. ¿Es obligatorio el uso de ticket empresarial?
No, sin embargo constituye una herramienta de trabajo que nos ayudara a optimizar la gestión de viajes cerrados y la contabilización de ellos en Aspel-COI 8.

16. ¿Dónde puedo consultar más información de ticket empresarial?
Para dudas de la solución ticket empresarial contactanos.

17. ¿En qué versiones de Windows será soportado el sistema Aspel COI 8.0?
Las versiones viables para trabajar con aspel COI 8.0 son:

  • Microsoft Windows® Vista, 2008, 7, 2012, 8.1 y 10.

18. ¿Aspel COI 8.0 contempla la funcionalidad de la descarga de XML desde el portal del SAT?
No, por el momento no se contempla esta funcionalidad en la versión original, sin embargo no se descarta la implementación en un próximo re-instalable.

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Instalación de ASPEL COI 8.0

Para comenzar el uso del sistema Aspel COI 8.0 se debe:

  1. Instalación de Aspel COI 8.0.
  2. Activar el sistema.
  3. Configurar el sistema para su uso.
  4. ¡Iniciar operaciones con Aspel COI 8.0!

A continuación se explican estos pasos de forma más detallada.

1. Instalación de Aspel COI 8.0

a) Ejecutar el instalador de Aspel-COI 8.0 y dar clic en el botón 

 

b) En la siguiente ventana después de leer el Contrato de licencia, se debe dar clic en Acepto los términos y posteriormente presionar 

Instalación-de-Aspel-COI-8

c) Si el trabajo con el sistema será en red, se debe instalar primero en el equipo servidor y posteriormente en las estaciones de trabajo.

Para instalar el servidor, ir al inciso d). Si se desea ver la instalación de estación de trabajo, consultar el inciso f).

d) Dar clic en “Local o servidor” en la ventana que solicita la selección del tipo de instalación.

I. En la ventana de Forma de instalación elegir Instalación Típica. En este momento el sistema inicia la copia de los archivos del sistema.

II.En la siguiente ventana se define la ruta del Directorio de Archivos Comunes o DAC, al que durante la instalación se le asigna un nombre de recurso compartido “DACASPEL”. Esto significa que los sistemas Aspel trabajan bajo un entorno compartido de archivos, y es en este recurso donde los equipos de la red encuentran diversos archivos con los que es posible operar el sistema y compartir información, tal como la base de datos, perfiles de usuario, comprobantes fiscales digitales, etc.

e) A continuación, el asistente mostrará que la instalación del sistema ha finalizado con éxito.

f)Una vez terminada la instalación en el servidor, en la estación de trabajo se ejecuta el instalador, eligiendo esta vez la opción “Estación de trabajo” para que el sistema realice la búsqueda del DAC en la red (definido en el punto II). Es conveniente revisar que la ruta mostrada sea correcta, si es así dar clic en el botón “Siguiente”, en caso contrario se debe seleccionar manualmente la ruta correspondiente al inciso II. Es necesario esperar a que el asistente muestre que la instalación ha finalizado.

 

  • El inciso f) debe realizarse para todas y cada una de las estaciones de trabajo.

2. Activar el sistema

Posterior al proceso de instalación, en el equipo que operará como Servidor es necesario realizar la activación del sistema, el cual consiste en registrar la licencia con los datos de su propietario.

Para ello, se debe:

a) Iniciar el sistema Aspel, con lo que se observará una ventana como la siguiente:

 

b) Presionar el botón y en la siguiente ventana seleccionar el método de activación del del sistema:

c) Presionar el botón   y en la siguiente ventana capturar el Número de serie y Código de activación del sistema:

d) En las siguientes ventanas se debe capturar los datos de la empresa, es importante indicar los datos del propietario porque con ellos quedará registrada la licencia. Finalmente se mostrará un resumen con todos los datos. Es importante revisar que sean correctos antes de presionar el botón  

e) Una vez hecho esto, el asistente para la activación del sistema muestra que ha concluido con éxito.

3. Configurar el sistema para su uso.

La primera vez que se ingrese al sistema se muestra el asistente de configuración de Aspel-COI, en él se deben realizar los siguientes pasos:

a) Seleccionar la opción “Crear una nueva base de datos” y dar clic en Continuar

b) En la siguiente ventana se debe indicar el periodo y ejercicio en el que se iniciará la contabilidad. Dar clic al botón “Siguiente”, para continuar.

c) Las ventanas siguientes corresponden a la definición de los catálogos con los que trabajará el sistema, como lo son el catálogo de monedas, departamentos, rubros, y cuentas. En la selección del catálogo de cuentas se podría seleccionar un catálogo vació o alguno de los predeterminados que ofrece Aspel-COI, esto según el giro de la empresa. Si se selecciona un catálogo vacío, desde un archivo de Excel se podrá importar el catálogo de cuentas previamente generado.

d) Una vez creado el periodo de inicio de contabilidad, se ingresa al mismo.

e) Definir los parámetros del sistema desde el menú Configuración / Parámetros del sistema.

Es importante definir los datos de la empresa, si se utilizarán departamentos, número secuencial en pólizas, el mes de cierre, multimoneda, etc.

4. ¡Iniciar operaciones con Aspel COI 8.0!

A partir de este momento el sistema está listo para iniciar la operación, se recomienda el siguiente orden de operaciones:

a) Definir departamentos si la empresa los maneja.

b) Dar de alta el catálogo de cuentas o modificarlo si es necesario (en caso de que haya sido generado durante la creación de la base de datos) desde el menú Cuentas y Pólizas /Cuentas.

c) Asociación de rubros y naturalezas.

d) Saldos iniciales en caso de ser necesario (se sugiere una póliza de apertura).

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Instalar Aspel COI 8 desde una versión anterior

 Instalar Aspel COI 8 desde una versión anterior.

Para instalar Aspel COI 8.0 si vienes de una versión anterior como COI 6.0 o 7.0 debes seguir estos pasos:
1.Preparar la base a traducir en tu sistema Aspel-COI de la versión anterior.
2.Instalar Aspel COI versión 8.0.
3.Traducir la base de datos, parámetros del sistema y perfiles del usuario.
4.¡Iniciar operaciones con Aspel-COI 8.0!

A continuación se explican dichos pasos de forma más detallada.

1. Preparar la base a traducir en tu sistema Aspel-COI de versión anterior.

a) En la versión anterior, se genera un respaldo de la base de datos desde el menú Utilerías /Respaldo de Archivos / Generación de respaldo. Si el sistema se trabaja en red, se debe realizar desde el servidor, revisando antes que no haya usuarios manipulando la base de datos en ese momento. Este proceso se lleva a cabo para evitar daños o pérdidas de información ocasionadas durante el mantenimiento a la base de datos.

b) En la versión anterior recupera y regenera todos los archivos, ingresando al menú Utilerías / Control de Archivos.

Activa la casilla de verificación    .Posteriormente presiona el botón “Diagnóstico y recuperación”

. Este proceso depura y elimina las posibles inconsistencias de la base de datos, el cual es un requisito previo a la traducción.


c) Posterior al mantenimiento de la base de datos, de acuerdo a la versión anterior de tu sistema Aspel-COI, realiza un nuevo respaldo. Debe almacenarse debidamente etiquetado, ya que es la base de datos definitiva y correcta de la versión anterior.

2. Instalar la versión 8.0 de Aspel-COI

a) Ejecutar el instalador de Aspel-COI 8.0 y dar clic en el botón 

b) En la siguiente ventana se debe leer el Contrato de licencia, se debe dar clic en Acepto los términos y posteriormente presiona 

c) Si el trabajo con el sistema será en red, se debe instalar primero en el equipo servidor posteriormente en las estaciones de trabajo.

Para instalar el servidor ir al inciso d).

Si se desea ver la instalación de estación de trabajo, consultar el inciso g).

d) Dar clic en “Local o servidor” en la ventana que solicita la selección del tipo de instalación.

e) En la ventana de Forma de instalación elegir Instalación Típica. En este momento el sistema inicia la copia de los archivos del sistema.

f)Dado que ya se tenía una instalación previa de Aspel-COI, el Directorio de Archivos Comunes o DAC, ya se encuentra definido y el instalador actualiza el contenido. Si todo es correcto, aparecerá la ventana de “Finalización del Asistente de Instalación”. Con lo que se termina la instalación del servidor o de forma local, si es el caso. El paso siguiente es la configuración del sistema. Para observar la configuración del sistema, revisar el paso no. 3.

g) Una vez terminada la instalación en el servidor, en la estación de trabajo se ejecuta el instalador, eligiendo esta vez la opción “Estación de trabajo” para que el sistema realice la búsqueda del DAC en la red. Es conveniente revisar que sea la ruta mostrada sea correcta, si es así dar clic en el botón “Siguiente”, en caso contrario se debe seleccionar manualmente. Es necesario esperar a que el asistente muestre que la instalación ha finalizado.

NOTA: Este paso debe realizarse en todas las estaciones de trabajo.

 

3. Traducir la base de datos, parámetros del sistema y perfiles del usuario.

Una vez instalada la nueva versión, se debe ingresar por primera vez al sistema para configurar los parámetros de trabajo y la base de datos por medio de un asistente que te guiará paso a paso:

a) Hacer clic en Siguiente en la primera ventana.
b) En la siguiente ventana se debe de seleccionar la opción “Traducir de una versión anterior”

c) La siguiente ventana permite traducir lo siguiente:
Parámetros del sistema.
Perfiles de usuario.
Ejercicios.

La recomendación es que se lleve a cabo la traducción de todos estos datos, en caso contrario se deberá realizar la captura de cada uno de ellos.

d) Indicar la versión a traducir (sólo para las versiones 6.0 y 7.0 de Aspel-COI) para que el asistente detecte de forma automática las empresas y la información correspondiente a la base de datos de cada una para comenzar la traducción.

e) Al finalizar aparecerá un mensaje indicando la traducción exitosa y el sistema generará una bitácora en un archivo de texto con los detalles del proceso.

f)Si todo es correcto la nueva base de datos, resultado de la traducción, será almacenada por omisión en directorios que el sistema automáticamente crea. Por ejemplo, para la empresa no. 1, la ruta será:
C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel\Sistemas Aspel\COI8.00\Datos\Empresa01

4. ¡Iniciar operaciones con Aspel-COI 8.0!

Una vez realizados los procesos anteriores, ya estamos listos para trabajar con el sistema. Se recomienda acceder al menú Configuración / Parámetros del Sistema para revisar los parámetros definidos por la traducción y de ser necesario realizar algún cambio.

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Contabilidad electrónica en Aspel COI 8.0

Aspel COI 8.0 ha llegado, y con esto surgieron muchos cambios en la contabilidad electrónica, acompáñame a ver en que consiste la Contabilidad electrónica en Aspel COI 8.0.

Implementar el manejo de la contabilidad electrónica es muy sencillo, sigue estos pasos y te encontrarás cumpliendo con las últimas disposiciones fiscales de manera fácil y segura:

1.Instala Aspel-COI 8.0 y actualízalo al último Re-instalable.
2.Define los datos fiscales de los proveedores y terceros.
3.Configura los catálogos básicos necesarios.
4.Asigna el Código Agrupador definido por el SAT a las cuentas contables.
5.Captura tus asientos contables con el detalle de la transacción.
6.¡Listo¡ Genera los Archivos XML para entregarlos a la Autoridad.

A continuación se indica los pasos de forma detallada:

1. Instala Aspel COI 8.0 y actualízalo al último Re-instalable.

Para la instalación y puesta en marcha de la versión recomendamos leer el post Instalación de Aspel COI 8.0.

Para tener la última actualización de tu sistema Aspel-COI 8.0 sigue estos pasos:
1. Ingresa al menú Ayuda / Servicio de actualización en línea
2. Elige la opción de Aspel-COI y haz clic en la tecla F4, con lo cual empezara la descarga de la actualización de forma automática.
3. Al término de la actualización se mostrará un mensaje indicando que la actualización se realizó de forma exitosa.

2. Define los Datos fiscales de los proveedores y terceros.

Ruta de acceso:
Ingresar Menú Fiscales / Datos fiscales de Terceros./ Agregar o con el ícono
En el Catálogo de Datos Fiscales de Terceros deberás agregar todos los terceros con los
que realices operaciones, esto es:

a) RFC del proveedor

b) Nombre del proveedor o beneficiario

c) Cuenta bancaria a la que generalmente le pagas

d) Bancco de la cuenta bancaria a la que generalmente le pagas

e) Indica la forma de pago que generalmente se utiliza

Estos datos te permitirán agilizar la captura del detalle de la transacción en los asientos contables.

3. Configura los catálogos básicos necesarios.

Ruta de acceso:
Ingresa al Menú Cuentas y pólizas / Monedas con el icono agregar o modificar la moneda.

Por cada una de las monedas con las que se registren operaciones, es necesario que se asigne la clave SAT correspondiente, de acuerdo al catálogo publicado en la página de internet del SAT, en Aspel-COI se agrega un campo al Catálogo de monedas para asignar dicha clave fiscal.

4. Asigna el Código Agrupador definido por el SAT a las cuentas contables.

Ruta de acceso:
Ingresar a Menú Cuentas y pólizas / Cuentas / en la pestaña Fiscales o ingresar a Menú Fiscales/Asignación de código agrupador

Deberás definir por cuenta: el Código Agrupador que el SAT requiere, además para facilitarla captura del detalle de la transacción se podrán definir los campos siguientes:
•
RFC: debe asignarse para las cuentas relacionadas a un tercero como proveedores o acreedores, el sistema permite escoger entre los RFC’s definidos en el paso 2 o bien podrán ser registrados desde esta ventana mediante el icono. Lo definido aquí es sugerido por el sistema en la captura de pólizas como detalle de la transacción.
•
Captura de forma de pago: Se debe activar el parámetro a las cuentas que al afectarlas se esté realizando un pago, por ejemplo, las cuentas correspondientes a las de las cuentas bancarias y también podrás definir el tipo de asiento, y se lee de la siguiente manera, por ejemplo, cuando se haga un abono a la cuenta bancaria, es que se está registrando un pago con Cheque o con Transferencia y en ese caso se debe registrar el detalle de la transacción correspondiente a la Forma de pago.

Captura de comprobantes: Se debe activar el parámetro a las cuentas que al afectarlas generalmente hay un CFDI relacionado a la operación y se debe asociar a la partida.

5. Captura tus asientos contables con el detalle de la transacción.

Ruta de acceso:

• Ingresar Menú Cuentas y pólizas / Pólizas .
Se deben capturar las pólizas y si se indica una cuenta a la que se definió “Captura de forma de pago” en el paso número 4, al indicar el monto aparecerá la ventana de “Información adicional de la partida” donde se debe indicar la forma de pago.

De acuerdo a los nuevos requerimientos, Aspel-COI 7.0 da la oportunidad de asociar más de un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) a cada partida de la póliza, siempre y cuando se haya configurado el parámetro “Captura de comprobantes” a la cuenta contable en el paso número 4, así también si se tiene un comprobante extranjero se tendrá que capturar la información en la sección correspondiente a “Extranjero”.

En la consulta de pólizas y catálogo de cuentas, para identificar las características del asiento contable, se identifica mediante un marcador de color los siguientes casos:

OT = Si el asiento afecta la declaración de Operaciones con terceros.
IN = Si el asiento es un Ingreso (antes IETU).
FP = Si para el asiento se capturó forma de pago
CF = Si la partida tiene un Comprobante fiscal asociado.

También la Autoridad nos indica que cuando no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales.

6. Asociación de los comprobantes fiscales

De esta manera se facilita la asociación de los comprobantes fiscales a las pólizas ya que no se tendrá que realizar dentro de las partidas sino de forma independiente, para esto se utilizará la herramienta de documentos asociados.
Al realizar la asociación de los comprobantes de esta forma en la consulta de las pólizas no se tendrá el punto rojo en la columna CF como vemos en la figura, pero será necesario que se tenga el punto morado en la cabecera de las pólizas en la columna DD.

¡Listo¡ Genera los Archivos XML para entregarlos a la Autoridad.

De esta forma, Aspel-COI 8.0 integra la funcionalidad requerida para cumplir con las especificaciones de la Contabilidad Electrónica.

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Pólizas dinámicas en ASPEL COI 8.0

Hola, sean bienvenidos a este nuevo blog; con la nueva versión realizar las pólizas es más sencillo gracias a las Pólizas dinámicas en Aspel COI 8.0 y de paso cumpliras más fácil con la contabilidad electrónica.

En este blog te diré paso por paso y de forma detallada como generar las pólizas dinámicas:

1.Identificar las plantillas de póliza dinámica.

Ingresa al Menú Reportes / Administrador de hojas de cálculo / carpeta “Póliza dinámica”.

En este catálogo aparecen las plantillas en formato Excel para la generación de las pólizas dinámicas con las cuales se podrá generar la póliza a partir de un CFDI. Se debe revisar que estén asignadas las cuentas contables de IVA y banco que corresponda (cuentas que no van a cambiar). Este paso sólo se realizará una sola vez para que el sistema posteriormente muestre las cuentas contables de forma automática.

El sistema cuenta con pólizas dinámicas predefinidas, sin embargo se podrán crear nuevas de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Cada  póliza  dinámica  está  integrada  por  etiquetas  tales  como:  <FECHA>,   <SERIE>,

<RFC_EMISOR>, <SUBTOTAL>, <IVA_RET>, <TOTAL> entre otras; mediante las cuales se integra la información en las partidas de las pólizas. Dichas etiquetas podrán ser consultadas al editar una plantilla en Microsoft Excel® dentro de la pestaña “etiquetas”.

2. Creación de la póliza a partir de uno o más CFDI’s

Ingresa al Menú Cuentas y Pólizas / Pólizas

  • o con el Icono
  • Seleccionando el icono .

Desde la ventana de captura, existen dos formas de registrar la póliza desde un CFDI:

a) Seleccionando el icono “Genera póliza dinámica CFDI” .

En la ventana “Generación de póliza dinámica CFDI” se podrá seleccionar el CFDI desde alguna ubicación en el equipo o desde el depósito de documentos, después se elige la plantilla a utilizar para la generación de la póliza (Estas plantillas se registraron previamente desde el administrador de hojas de cálculo) y por último define el nivel de detalle en el que se colocará la información del folio fiscal del CFDI en la partida de la póliza.

 

b) Arrastrando uno o más CFDI’s.

Ubicar y seleccionar uno o más de los CFDI’s que conformarán la póliza y arrastrar hacia la ventana de captura de la póliza en Aspel-COI. Al hacerlo, automáticamente aparecerá la ventana “Generación de póliza dinámica CFDI”.

Posteriormente, se debe seleccionar la plantilla a utilizar para la generación de la  póliza y definir el nivel de detalle en el que se colocará la información del folio fiscal del CFDI en la partida de la póliza (por comprobante o concentrado) y dar clic en  “Aceptar”.

En caso de haber seleccionado más de un CFDI, en la sección “Detalle de la póliza” se podrá definir la información de la siguiente manera:

  • Por comprobante: Se generarán N partidas por cada XML que se haya seleccionado o arrastrado.
  • Concentrado: Al seleccionar esta opción se generarán las partidas referentes al tipo de póliza y en una sola partida se agregará la información de todos los XML seleccionados o arrastrados.

Automáticamente, creará la póliza cumpliendo con los requerimientos de la Contabilidad Electrónica, agregando la información del folio fiscal en la partida de la póliza de la que cuenta que se haya configurado previamente.

3. ¡Listo!, en cualquier momento podrás generar tus pólizas desde los CFDI que requieras. 

Desde la consulta de pólizas se podrá consultar fácilmente la póliza que se generó desde un CFDI.

IMPORTANTE:

Para contar con esta funcionalidad es necesario tener actualizado el sistema al último re-instalable.

 

Te agradezco que hayas leido este blog, espero haya sido de tu interés.

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Nuevas funciones y características de Aspel COI 8.0

Nuevas funciones y características de Aspel COI 8.0

Con nuevas funciones y características de Aspel COI 8.0 comenzamos este post, te invito a conocerlas. Aspel COI procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Cumple con las diferentes especificaciones y funciones para el manejo de la Contabilidad Electrónica, de acuerdo con las disposiciones fiscales vigentes. Además, proporciona diversos reportes comparativos, documentos y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización. Genera oportunamente las diferentes declaraciones fiscales como las correspondientes a IVA, ISR y DIOT. Mantiene interfaz con los Sistemas Aspel y hojas de cálculo.

1. Nuevas características.

  • Interfaz gráfica

Ruta de acceso: Menú Vista / Apariencia.

Reemplaza el menú tradicional por carpetas de forma horizontal para brindar una mejor administración y fácil operación de la información contable y fiscal además es  posible cambiar su apariencia como mejor se considere seleccionando cualquiera de los temas disponibles.

Ventana Principal de Aspel-COI 8.0

Ventana Principal de Aspel-COI 8.0

Temas predefinidos

1.1 Perfiles de Usuario.

Ruta de acceso: Menú Configuración / Perfiles de usuarios.

Nueva imagen en perfiles de usuarios, donde la consulta cuenta con diferentes vistas y un panel de detalles en el que se observa la información correspondiente a cada rol y a cada usuario.

Perfiles de usuario

Nueva pestaña “Empresas”, que permitirá seleccionar o consultar de forma rápida las empresas a las que puede acceder un usuario.

Pestaña “Empresas”

1.2 Práctica barra de búsqueda.

Agiliza tu operación utilizando la barra de búsqueda inteligente. Localiza más rápido movimientos, reportes, consultas, entre otros.

Barra de búsqueda

1.3 Apertura de 999 empresas.

Se podrán agregar hasta 999 empresas.

Ruta de acceso:

Menú Configuración / Agregar empresa.

999 empresas

1.4  Ágil consulta de catálogo de cuentas.

En esta nueva versión se anexan nuevos campos para realizar la consulta del catálogo de cuentas más personalizada y exacta.

1.5 Ticket Empresarial.

Se incorpora a la Aspel-COI 8.0 la herramienta corporativa “Ticket Empresarial” a través de ella se realiza el control y administración interna de la gestión de viajes, representación, caja chica y gastos corporativos, facilitando su comprobación a través de pólizas dinámicas.

1.6 Mis espacios.

Nueva versión de la sección “Mis espacios” sin necesidad de colocar correo administrador y contraseña al crear el espacio, con un rediseño en sus carpetas para una mejor administración de archivos.

1.7 Reportes

Mejor administración de tus reportes, integrando nuevos reportes comparativos:

Balance General.

  • Comparativo contra el periodo anterior.
  • Comparativo contra presupuesto
  • Comparativo por ejercicio

Estado de Resultados.             

  • Comparativo contra periodo anterior.
  • Comparativo contra presupuesto

Auxiliares

  • Con departamento
  • Con departamento e información de forma de pago y comprobantes
  • Con información de forma de pago y comprobantes

Adicional se agregan Distintos tipos de formatos  para la balanza de comprobación

Formato                                                                                                    Características

Balanza de comprobación tradicional                   Se agregan espacios y sangrías para distinguir el nivel de las cuentas contables.

Balanza de comprobación (Hoja horizontal)                  Letra más grande y espacios entre cada cuenta contable

Balanza de comprobación (Fuente grande)                   Se mantiene la hoja vertical pero con fuente más grande