Contabilidad electrónica en Aspel COI 8.0

Aspel COI 8.0 ha llegado, y con esto surgieron muchos cambios en la contabilidad electrónica, acompáñame a ver en que consiste la Contabilidad electrónica en Aspel COI 8.0.

Implementar el manejo de la contabilidad electrónica es muy sencillo, sigue estos pasos y te encontrarás cumpliendo con las últimas disposiciones fiscales de manera fácil y segura:

1.Instala Aspel-COI 8.0 y actualízalo al último Re-instalable.
2.Define los datos fiscales de los proveedores y terceros.
3.Configura los catálogos básicos necesarios.
4.Asigna el Código Agrupador definido por el SAT a las cuentas contables.
5.Captura tus asientos contables con el detalle de la transacción.
6.¡Listo¡ Genera los Archivos XML para entregarlos a la Autoridad.

A continuación se indica los pasos de forma detallada:

1. Instala Aspel COI 8.0 y actualízalo al último Re-instalable.

Para la instalación y puesta en marcha de la versión recomendamos leer el post Instalación de Aspel COI 8.0.

Para tener la última actualización de tu sistema Aspel-COI 8.0 sigue estos pasos:
1. Ingresa al menú Ayuda / Servicio de actualización en línea
2. Elige la opción de Aspel-COI y haz clic en la tecla F4, con lo cual empezara la descarga de la actualización de forma automática.
3. Al término de la actualización se mostrará un mensaje indicando que la actualización se realizó de forma exitosa.

2. Define los Datos fiscales de los proveedores y terceros.

Ruta de acceso:
Ingresar Menú Fiscales / Datos fiscales de Terceros./ Agregar o con el ícono
En el Catálogo de Datos Fiscales de Terceros deberás agregar todos los terceros con los
que realices operaciones, esto es:

a) RFC del proveedor

b) Nombre del proveedor o beneficiario

c) Cuenta bancaria a la que generalmente le pagas

d) Bancco de la cuenta bancaria a la que generalmente le pagas

e) Indica la forma de pago que generalmente se utiliza

Estos datos te permitirán agilizar la captura del detalle de la transacción en los asientos contables.

3. Configura los catálogos básicos necesarios.

Ruta de acceso:
Ingresa al Menú Cuentas y pólizas / Monedas con el icono agregar o modificar la moneda.

Por cada una de las monedas con las que se registren operaciones, es necesario que se asigne la clave SAT correspondiente, de acuerdo al catálogo publicado en la página de internet del SAT, en Aspel-COI se agrega un campo al Catálogo de monedas para asignar dicha clave fiscal.

4. Asigna el Código Agrupador definido por el SAT a las cuentas contables.

Ruta de acceso:
Ingresar a Menú Cuentas y pólizas / Cuentas / en la pestaña Fiscales o ingresar a Menú Fiscales/Asignación de código agrupador

Deberás definir por cuenta: el Código Agrupador que el SAT requiere, además para facilitarla captura del detalle de la transacción se podrán definir los campos siguientes:
•
RFC: debe asignarse para las cuentas relacionadas a un tercero como proveedores o acreedores, el sistema permite escoger entre los RFC’s definidos en el paso 2 o bien podrán ser registrados desde esta ventana mediante el icono. Lo definido aquí es sugerido por el sistema en la captura de pólizas como detalle de la transacción.
•
Captura de forma de pago: Se debe activar el parámetro a las cuentas que al afectarlas se esté realizando un pago, por ejemplo, las cuentas correspondientes a las de las cuentas bancarias y también podrás definir el tipo de asiento, y se lee de la siguiente manera, por ejemplo, cuando se haga un abono a la cuenta bancaria, es que se está registrando un pago con Cheque o con Transferencia y en ese caso se debe registrar el detalle de la transacción correspondiente a la Forma de pago.

Captura de comprobantes: Se debe activar el parámetro a las cuentas que al afectarlas generalmente hay un CFDI relacionado a la operación y se debe asociar a la partida.

5. Captura tus asientos contables con el detalle de la transacción.

Ruta de acceso:

• Ingresar Menú Cuentas y pólizas / Pólizas .
Se deben capturar las pólizas y si se indica una cuenta a la que se definió “Captura de forma de pago” en el paso número 4, al indicar el monto aparecerá la ventana de “Información adicional de la partida” donde se debe indicar la forma de pago.

De acuerdo a los nuevos requerimientos, Aspel-COI 7.0 da la oportunidad de asociar más de un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) a cada partida de la póliza, siempre y cuando se haya configurado el parámetro “Captura de comprobantes” a la cuenta contable en el paso número 4, así también si se tiene un comprobante extranjero se tendrá que capturar la información en la sección correspondiente a “Extranjero”.

En la consulta de pólizas y catálogo de cuentas, para identificar las características del asiento contable, se identifica mediante un marcador de color los siguientes casos:

OT = Si el asiento afecta la declaración de Operaciones con terceros.
IN = Si el asiento es un Ingreso (antes IETU).
FP = Si para el asiento se capturó forma de pago
CF = Si la partida tiene un Comprobante fiscal asociado.

También la Autoridad nos indica que cuando no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales.

6. Asociación de los comprobantes fiscales

De esta manera se facilita la asociación de los comprobantes fiscales a las pólizas ya que no se tendrá que realizar dentro de las partidas sino de forma independiente, para esto se utilizará la herramienta de documentos asociados.
Al realizar la asociación de los comprobantes de esta forma en la consulta de las pólizas no se tendrá el punto rojo en la columna CF como vemos en la figura, pero será necesario que se tenga el punto morado en la cabecera de las pólizas en la columna DD.

¡Listo¡ Genera los Archivos XML para entregarlos a la Autoridad.

De esta forma, Aspel-COI 8.0 integra la funcionalidad requerida para cumplir con las especificaciones de la Contabilidad Electrónica.

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Pólizas dinámicas en ASPEL COI 8.0

Hola, sean bienvenidos a este nuevo blog; con la nueva versión realizar las pólizas es más sencillo gracias a las Pólizas dinámicas en Aspel COI 8.0 y de paso cumpliras más fácil con la contabilidad electrónica.

En este blog te diré paso por paso y de forma detallada como generar las pólizas dinámicas:

1.Identificar las plantillas de póliza dinámica.

Ingresa al Menú Reportes / Administrador de hojas de cálculo / carpeta “Póliza dinámica”.

En este catálogo aparecen las plantillas en formato Excel para la generación de las pólizas dinámicas con las cuales se podrá generar la póliza a partir de un CFDI. Se debe revisar que estén asignadas las cuentas contables de IVA y banco que corresponda (cuentas que no van a cambiar). Este paso sólo se realizará una sola vez para que el sistema posteriormente muestre las cuentas contables de forma automática.

El sistema cuenta con pólizas dinámicas predefinidas, sin embargo se podrán crear nuevas de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Cada  póliza  dinámica  está  integrada  por  etiquetas  tales  como:  <FECHA>,   <SERIE>,

<RFC_EMISOR>, <SUBTOTAL>, <IVA_RET>, <TOTAL> entre otras; mediante las cuales se integra la información en las partidas de las pólizas. Dichas etiquetas podrán ser consultadas al editar una plantilla en Microsoft Excel® dentro de la pestaña “etiquetas”.

2. Creación de la póliza a partir de uno o más CFDI’s

Ingresa al Menú Cuentas y Pólizas / Pólizas

  • o con el Icono
  • Seleccionando el icono .

Desde la ventana de captura, existen dos formas de registrar la póliza desde un CFDI:

a) Seleccionando el icono “Genera póliza dinámica CFDI” .

En la ventana “Generación de póliza dinámica CFDI” se podrá seleccionar el CFDI desde alguna ubicación en el equipo o desde el depósito de documentos, después se elige la plantilla a utilizar para la generación de la póliza (Estas plantillas se registraron previamente desde el administrador de hojas de cálculo) y por último define el nivel de detalle en el que se colocará la información del folio fiscal del CFDI en la partida de la póliza.

 

b) Arrastrando uno o más CFDI’s.

Ubicar y seleccionar uno o más de los CFDI’s que conformarán la póliza y arrastrar hacia la ventana de captura de la póliza en Aspel-COI. Al hacerlo, automáticamente aparecerá la ventana “Generación de póliza dinámica CFDI”.

Posteriormente, se debe seleccionar la plantilla a utilizar para la generación de la  póliza y definir el nivel de detalle en el que se colocará la información del folio fiscal del CFDI en la partida de la póliza (por comprobante o concentrado) y dar clic en  “Aceptar”.

En caso de haber seleccionado más de un CFDI, en la sección “Detalle de la póliza” se podrá definir la información de la siguiente manera:

  • Por comprobante: Se generarán N partidas por cada XML que se haya seleccionado o arrastrado.
  • Concentrado: Al seleccionar esta opción se generarán las partidas referentes al tipo de póliza y en una sola partida se agregará la información de todos los XML seleccionados o arrastrados.

Automáticamente, creará la póliza cumpliendo con los requerimientos de la Contabilidad Electrónica, agregando la información del folio fiscal en la partida de la póliza de la que cuenta que se haya configurado previamente.

3. ¡Listo!, en cualquier momento podrás generar tus pólizas desde los CFDI que requieras. 

Desde la consulta de pólizas se podrá consultar fácilmente la póliza que se generó desde un CFDI.

IMPORTANTE:

Para contar con esta funcionalidad es necesario tener actualizado el sistema al último re-instalable.

 

Te agradezco que hayas leido este blog, espero haya sido de tu interés.

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Cómo crear tu Escritorio de Servicios ASPEL

En esta entrada de blog vamos a aprender a crear el Escritorio de servicios Aspel para tener acceso a los servicios contratados de manera fácil y ordenada

Escritorio de Servicios ASPEL

El escritorio de servicios Aspel es un portal electrónico disponible en Aspel.com donde por medio de un usuario y contraseña tenemos acceso a diversos servicios que ASPEL de México proporciona a sus usuarios.

BENEFICIOS:

  • Adquirir cursos
  • Suscribirte a cualquiera de los sistemas Aspel y al servicio SAE Nube
  • Aumentar los usuarios de tus sistemas ASPEL
  • Activar tu tienda virtual en el caso de SAE
  • Activar servicios electronicos como:
  • Aspel Sellado CFDI
  • espacio Aspel y Buzón Contable
  • Realizar pagos por medio de depósito referenciado o en línea.

 

Para crear nuestro escritorio de servicios ingresamos a la dirección eléctronica siguiente: aspel.com.mx y le damos clic en “Mi escritorio”

página web aspel

Página de Aspel

Nos aparecerá lo siguiente, le damos clic en “Regístrate aquí”

Escritorio de Servicios Aspel

Identifícate en Aspel

Capturamos los datos del contacto o responsable de la empresa y damos clic en “Continuar”

Registro - Escritorio de servicios

Registro en el Escritorio de servicios Aspel

Ingresamos los datos de la empresa y le damos en “Continuar”

Datos de la empresa

Datos de la empresa – Escritorio de servicios Aspel

Posteriormente ingresaremos la póliza de distribuidor ASPEL

Póliza de distribuidor Aspel

Póliza del distribuidor Aspel – Escritorio de servicios Aspel

Al dar clic en “continuar” procedemos a definir un usuario y contraseña y seleccionamos la casilla de “Conozco el aviso de privacidad”, posteriormente le damos clic en “Enviar”

Usuario y contraseña

Definición de usuario y contraseña del Escritorio de Servicios Aspel

*NOTA: El usuario y contraseña debe ser único y contar con 10 caracteres como máximo.No es posible modificar el usuario después de haber sido asignado.

 

Escritorio de servicios Aspel, “Mi información”

Con el paso anterior ya ha sido creado nuestro Escritorio de Servicios, seguiremos con el paso siguiente, el cual es actualizar la información, primero iniciaremos sesión ingresando nuestro usuario y contraseña y dando clic en “Ingresar”.

inicio de sesión escritorio de servicios

inicio de sesión del escritorio de servicios

Se nos mostrará la siguiente pantalla, desplegamos las opciones siguientes y damos clic en “Mi información”

Mi Escritorio de Servicios

Escritorio de Servicios Aspel

Mi información - Escritorio de servicios

Mi información del Escritorio de Servicios

Revisamos los datos del contacto, recordemos que los datos con asterisco son obligatorios.

Datos de contacto

Llenado de Datos de contacto

En la sección de Datos de Facturación  revisamos que los datos estén correctos, ingresamos nuestra dirección e indicamos que tipo de contribuyente somos, en este caso es: Persona Física.

Datos de facturación

Llenado de Datos de Facturación

Arriba de la sección de Datos de envío hay una opción que la podemos activar si queremos que los datos de envío sean los mismos que los de facturación, asi que si no deseamos que sea así no la activamos e ingresamos los datos uno a uno.

Datos de envío

Póliza de distribuidor

Póliza de distribuidor

En caso de contar con la Póliza del distribuidor debemos capturarla en la sección “Datos de envío”.

 

Aviso de privacidad

Conozco el Aviso de privacidad

Activamos la casilla de “Conozco el Aviso de Privacidad”

Y le damos clic en “Actualizar información”

Actualizar información

Botón de Actualizar Información

Nos aparecerá el siguiente recuadro,  entonces damos clic en “Aceptar”

Favor de esperar

Mensaje de espera de actualización

Tras unos segundos nos aparecerá lo siguiente, clic en “Aceptar”

Actualización satisfactoria

Datos actualizados satisfactoriamente

Y con esto quedó actualizada nuestra información, si se desea cambiar de contraseña; ingresamos la contraseña actual, posteriormente una contraseña nueva y confirmamos en la casilla correspondiente, finalizando damos clic a “cambiar”

Cambiar contraseña

Cambiar contraseña

Con esto finalizamos la creación de nuestro Escritorio de servicios Aspel.

No te olvides de estar atento a nuestra página web ya que seguiremos subiendo contenido relacionado a este tema; te invito a que veas el video de nuestro canal de Youtube donde también se explica la creación de un Escritorio de Servicios.