Manejo de Anticipos en SAE 7.0

En Aspel-SAE se podrán facturar anticipos cuidando el aspecto fiscal, contable y administrativo realizando los siguientes procedimientos:

1. Alta del servicio anticipo en el inventario.
2. Agregar política de oferta.
3. Indicar servicio en negativo al realizar factura, para disminuir el monto total y la cuenta por cobrar.

A continuación se indican los pasos a detalle:

1.Alta del servicio anticipo en el inventario.

a)Ingresar al menú Inventarios / Productos y servicios, utilizar el icono “Agregar para dar de alta un servicio cuya Clave debe de ser única (campo no repetido  del catálogo de productos y servicios) y como descripción sea “Anticipo”.

2.Agregar una política de oferta

a) Ingresar al menú Ventas / Políticas / Políticas y con el icono “Agregar” , añadir una política de oferta indicando el servicio dado de alta en el paso 1 para que el sistema permita capturar cantidades negativas dentro de la factura.

a.1) Sección Generales

b) Sin aceptar los cambios efectuados, pasar a la sección “Aplicar a…” y definir las opciones como lo muestra la siguiente figura:

b.1) Sección Aplicar a…

c)Al aceptar el alta de la política de oferta, el sistema arrojará una ventana de información indicando que será la única oferta que aplique para nuestro servicio por ser de tipo Sustitutiva, aceptar para cerrar el diálogo.

Cuando se reciba un anticipo, se debe realizar una factura por el monto del anticipo utilizando el servicio que se registró en el paso 1.
3.Utilizar el servicio con un monto negativo al realizar la factura para disminuir el total y la cuenta por cobrar.
a)Capturar factura desde el menú Ventas / Facturas / Facturas y utilizar para ello el icono “Agregar”  seleccionar serie tipo “Digital” si se desea obtener un comprobante de tipo CFDI con el icono u oprimiendo la tecla de función.

Para llenado de la factura, la(s) primera(s) partida(s) afectan a productos o servicios que se están vendiendo. En la última partida se deberá capturar el servicio de Anticipo y el monto en negativo, como se observa a continuación:

b) Grabar el documento indicando la condición de pago deseada:

c) Aceptar para visualizar impresión del CFDI en la cual se debe visualizar el servicio de Anticipo con monto negativo.

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Inicio de operaciones en SAE 7.0 (Nueva base de datos)

Para comenzar el uso del sistema Aspel-SAE 7.0 se debe:

1.Instalar la versión 7.0 de Aspel-SAE.
2.Activar el sistema.
3.Configurar el sistema para su uso.
4.¡Iniciar operaciones con Aspel-SAE 7.0!

A continuación se explican estos pasos de forma más detallada.

1. Instalar la versión 7.0 de Aspel-SAE

a) Ejecutar el instalador de Aspel-SAE 7.0 y dar clic en el botón 
b) En la siguiente ventana después de leer el Contrato de licencia, se debe dar clic en Acepto los términos y posteriormente presionar 
c) Si el trabajo con el sistema será en red, se debe instalar primero en el equipo servidor y posteriormente en las estaciones de trabajo.

  • Para instalar el servidor, ir al inciso d). Si se desea ver la instalación de estación de
    trabajo, consultar el inciso f).

d) Dar clic en “Local o servidor” en la ventana que solicita la selección del tipo de instalación.

a.  En la ventana de Forma de instalación elegir Instalación Típica. En este momento el sistema inicia                                    la copia de los archivos del sistema.

b. En la siguiente ventana se define la ruta del Directorio de Archivos Comunes o DAC, al que durante la instalación se le asigna un nombre de recurso compartido “DACASPEL”. Esto significa que los sistemas Aspel trabajan bajo un entorno compartido de archivos, y es en este recurso donde los equipos de la red encuentran diversos archivos con los que es posible operar el sistema y compartir información, tal como la base de datos, perfiles de usuario, comprobantes fiscales digitales, etc.

e) A continuación, el asistente mostrará que la instalación del sistema ha finalizado con éxito.

f) Una vez terminada la instalación en el servidor, en la estación de trabajo se ejecuta el instalador, eligiendo esta vez la opción “Estación de trabajo” para que el sistema realice la búsqueda del DAC en la red (definido en el punto II). Es conveniente revisar que la ruta mostrada sea correcta, si es así dar clic en el botón “Siguiente”, en caso contrario se debe seleccionar manualmente la ruta correspondiente al inciso II. Es necesario esperar a que el asistente muestre que la instalación ha finalizado.

  • El inciso f) debe realizarse para todas y cada una de las estaciones de trabajo.

2. Activar el sistema

Posterior al proceso de instalación, en el equipo que operará como Servidor es necesario realizar
la activación del sistema, el cual consiste en registrar la licencia con los datos de su propietario.
Para ello, se debe:
 a) Iniciar el sistema Aspel, con lo que se observará una ventana como la siguiente:

b) Presionar el botón  y en la siguiente ventana seleccionar el método a utilizar para la activación del sistema:

  • Activación del sistema. Utiliza esta opción para activar el sistema en línea, o bien, por medio de la página Web.
  • Procesar una solicitud de activación previa. Una vez que hayas generado el archivo de petición de activación, envíalo a Aspel de México a través de la página aspel.com en la sección “Activa tu Sistema Aspel” botón “Actívalo aquí”. Una vez descargado el archivo de respuesta, se deberá ejecutar nuevamente el asistente de activación para procesar el “Archivo de respuesta de activación” conforme a las instrucciones del mismo asistente, seleccionando esta opción.
    Presiona el botón “Siguiente” para continuar con el asistente.

      c) En la siguiente ventana capturar el número de serie y el código de activación del sistema.

d) En las siguientes ventanas se debe capturar los datos de la empresa, es importante indicar los datos del propietario porque con ellos quedará registrada la licencia. Finalmente se mostrará un resumen con todos los datos. Es importante revisar que sean correctos antes presionar el botón.

a) Una vez hecho esto, el asistente para la activación del sistema muestra que ha concluido con éxito.

3. Configurar el sistema para su uso.

La primera vez que se ingrese al sistema se muestra el asistente de configuración de Aspel-SAE, en él se deben realizar los siguientes pasos:

a) Seleccionar la opción “Crear una nueva base de datos” y dar clic en Siguiente.

b) En la siguiente ventana el sistema muestra la ruta y conexión donde se almacena la base de datos, se debe dar clic al botón “Siguiente”, pero es importante tomar nota del nombre de la Conexión.

c) Las ventanas siguientes corresponden a la definición de datos con los que se creara la base:

  • Por ejemplo, en la primer ventana debes indicar le número o folio con el que el sistema iniciara la captura de Compras, puedes aceptar los datos sugeridos por el sistema.
  • Lo mismo para los documentos de facturas, también te pregunta una fecha de inicio de periodo solo para fines de estadísticas.

De esta forma, el asistente crea los archivos de datos necesarios para trabajar con el sistema.

d) Al concluir la creación de los archivos, presionar el botón “Finalizar” para cerrar el asistente o bien, si se pretende registrar los perfiles desde esta misma ventana se puede realizar la operación.

e) Definir los parámetros del sistema, los cuales te permiten adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa, desde el menú Configuración / Parámetros del sistema podrás realizar este proceso, en el cual debes definir Razón Social, RFC, domicilio fiscal, así como configurar el logotipo de tu empresa, pues al indicarlo, el sistema lo incluirá en los reportes.

El resto de los parámetros definen la operación del sistema dentro de los módulos de Clientes y cuentas por cobrar, proveedores y cuentas por pagar, inventarios, Compras y Facturas. Te recomendamos aceptar los parámetros que por omisión propone el sistema, pues están pensados en una generalidad de uso.

4. ¡Iniciar operaciones con Aspel-SAE 7.0!

A partir de este momento el sistema está listo para iniciar la operación, se recomienda el siguiente orden para la captura de información en cada uno de los distintos módulos, no existe un orden específico para la captura de estos, sin embargo, se recomienda que para no repetir procesos de captura se realice de la siguiente forma general, dado que existen algunos catálogos que solicitan información de otros:

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Nuevas funciones y características de Aspel-SAE 7.0

Nuevas funciones y características de Aspel-SAE 7.0

Aspel SAE 7.0 Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa, como inventarios, clientes, facturación, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar, automatizando eficientemente los procesos administrativos. Ofrece movilidad a las empresas conectando las sucursales remotamente y por medio de dispositivos móviles; permite el acceso a la información comercial y administrativa, brindando una integración total. Poderosa interfaz con Aspel COI para relacionar los folios fiscales de los Comprobantes Fiscales Digitales a las pólizas, de acuerdo con los requerimientos de la Contabilidad Electrónica. Emite fácilmente Comprobantes Fiscales Digitales por Internet versión 3.3, con la información requerida por
la autoridad de acuerdo al anexo 20.

1. Nuevas características.

1.1. Interfaz gráfica
Ruta de acceso:
Menú Vista / Apariencia.

Reemplaza el menú tradicional por carpetas de forma horizontal para brindar una mejor administración de las operaciones del ciclo de compra-venta de la empresa además es posible cambiar su apariencia como mejor se considere seleccionando cualquiera de los temas disponibles.

1.2. Perfiles de Usuario.
Ruta de acceso:
Menú Configuración / Perfiles de usuarios.
Nueva imagen en perfiles de usuarios, donde la consulta cuenta con diferentes vistas y un panel de detalles en el que se observa la información correspondiente a cada rol y a cada usuario.

Nueva pestaña “Empresas”, que permitirá seleccionar o consultar de forma rápida las empresas a las que puede acceder un usuario.

 

1.3. Práctica barra de búsqueda.

Agiliza tu operación utilizando la barra de búsqueda inteligente. Localiza más rápido movimientos, reportes, consultas, entre otros.

1.4. Catálogos requeridos por Anexo 20.

Debido a los recientes cambios publicados por la autoridad referente a la actualización del anexo 20 para CFDI versión 3.3, Aspel-SAE 7.0 incorpora todos los catálogos para asegurar el timbrado de los comprobantes fiscales cumpliendo con todas las nuevas disposiciones fiscales.

Cambios que se incorporan en esta nueva versión

I. En la ventana parámetros del sistema se anexa el catálogo Régimen Fiscal.

En este catálogo se debe de especificar la clave del régimen fiscal del contribuyente emisor.

II. En la sección parámetros generales, pestaña Impuestos se anexa el catálogo Impuestos.

Se debe registrar la clave del tipo de impuesto aplicable a cada concepto.

III. En el catálogo de clientes se agrega la pestaña fiscales en la cual se agregan los campos siguientes:

  • Uso de CFDI, se deberá registrar la clave que corresponda al uso que le dará al comprobante fiscal el receptor.

  • Forma de pago SAT, se debe registrar la clave de la forma de pago de la adquisición de los bienes o de la prestación de los servicios contenidos en el comprobante.

  • Número de registro de identidad fiscal, este campo únicamente se verá habilitado para residentes en el extranjero y corresponde al identificador fiscal.
  • País, corresponde al país donde se encuentra el cliente.

IV. En el catálogo de Productos y servicios se agrega la pestaña fiscales en la cual se agregan campos como:

  • Clave SAT, en este campo se debe registra una clave que permita clasificar los conceptos del comprobante como productos y servicios.

  • Clave unidad, se deber registrar la clave de la unidad de medida.

V. En el catálogo de Moneda se agrega el campo Clave SAT.

 

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Declaración informativa de operaciones con terceros DIOT en COI 8.0

La Declaración informativa de operaciones con terceros DIOT:

es una obligación fiscal prevista en la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), que consiste en proporcionar mensualmente al Servicio de Administración Tributaria (SAT), información sobre las operaciones con sus proveedores

Desde <http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/declaraciones_informativas/Paginas/declaracion_informativa_terceros.aspx>

 

Obtén esta Declaración de manera muy sencilla en Aspel-COI 8.0, sólo tienes que realizar ciertas configuraciones para que el sistema identifique el IVA relacionado a las operaciones en el pago a tus Proveedores, con lo que podrás obtener fácilmente el IVA Acreditable y Retenido de tu empresa.

Para lograrlo se tendrá que realizar lo siguiente:

  1. Configuración de parámetros.
  2. Agregar Datos Fiscales de Terceros.
  3. Definir las Cuentas para las Operaciones.
  4. Pólizas con cuentas de operaciones con terceros.
  5. ¡Listo! Obtén el reporte para la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros

1. Configuración de parámetros

Ruta de acceso:
Ingresar Menú Configuración / Parámetros del sistema / Fiscal

Para agilizar y hacer eficiente la captura de Operaciones con Terceros se debe configurar los parámetros necesarios, para adecuar a los requerimientos de la empresa.

2. Agregar Datos Fiscales de Terceros

Ruta de acceso:
Ingresar a Menú Fiscales / Datos fiscales de Terceros.

Dado que la Declaración informativa de operaciones con terceros requiere datos específicos de los proveedores como el Registro Federal de Contribuyentes, el tipo de proveedor y de operación, Aspel-COI cuenta con un catálogo de datos de proveedores. Los datos necesarios para generar la Declaración son los siguientes:

a. Seleccionar el tipo de RFC: Nacional o Extranjero.

b. Capturar el RFC tratándose de personas morales o físicas o el ID del proveedor, en el caso de extranjeros.

c. El nombre o razón social con el que se identificará el proveedor o Tercero.

d. Habilitar la opción de “Es proveedor” para que habilite los campos correspondientes a la sección DIOT.

e. El tipo de tercero que identifica a la persona moral o física, esta clasificación fue emitida por el SAT. Los tipos de terceros que se pueden indicar son:
04 Proveedor Nacional.
05 Proveedor Extranjero.
15 Proveedor global.

f. El tipo de operación que se realiza con el proveedor en cuestión, las clasificaciones de tipos de operación también han sido emitidas por el SAT.
03 Prestación de Servicios Profesionales.
06 Arrendamiento de Inmuebles.
85 Otros.

g. País y Nacionalidad se activarán cuando se haya elegido el tipo de tercero Proveedor extranjero.

h. En la sección de Forma de pago frecuente, los campos no son obligatorios para la DIOT pero si será necesaria para la Contabilidad electrónica.

Si la empresa cuenta con el sistema Aspel-SAE 4.x, 5.0 o 6.0, es posible importar la lista de RFC’s del Catálogo de proveedores de dicho sistema para agilizar el proceso de captura.

3. Definir las Cuentas para las Operaciones con terceros

Ruta de acceso:
Ingresar a Menú Fiscales / Cuentas para operaciones con terceros
En la asignación de cuentas se tiene de lado izquierdo el catálogo de cuentas registrado en el sistema y de lado derecho estarán las cuentas asignadas para operaciones con terceros, la forma de indicar estas cuentas, es seleccionando las cuentas de la parte izquierda y con la ayuda del botón trasladarlas a la sección derecha de la ventana, sólo puede asignarse con este atributo las cuentas de detalle, también se puede indicar el tipo de movimiento, es decir, la indicación al sistema es “cuando abone a esta cuenta estoy pagando a Proveedores”, esto se realiza ubicándose sobre la cuenta y haciendo clic sobre las opciones Aplica Abono o Aplica Cargo.

Por ejemplo, cuando se registran cargos a las cuentas contables de los Proveedores, generalmente son pagos, por lo que, las cuentas de proveedores de detalle se colocan en la sección derecha de la ventana y se define que solo Aplica Cargo.

4. Pólizas con cuentas de operaciones con terceros

Ya que se definieron las cuentas contables que afectaran para operaciones con terceros se podrá entonces realizar las pólizas, donde al grabarlas el sistema presenta una ventana en donde se debe capturar el tipo de operación y las cantidades correspondientes a los impuestos, esta aparecerá tantas veces como cuentas definidas para el manejo de operaciones con terceros se encuentre en la póliza.

Es necesario:

  • Indicar el Proveedor relacionado al pago por medio del RFC o ID Fiscal.
  • Seleccionar el tipo de operación.
  • Corroborar el monto que el sistema sugiere como deducible para ISR.

Es opcional:

  • Indicar si es una devolución.
  • Seleccionar el porcentaje de IVA de 16%, 15% en caso de ser necesario.
  • Establecer los valores de IVA no acreditable, en caso de que los haya.
  • Indicar el porcentaje de IVA y/o ISR retenido en la operación en caso de que así se requiera.
  • Escribir el monto de Otras retenciones, en caso de ser necesario.

Por ejemplo: Materiales Centauro, S. A. de C.V., realiza un pago a un proveedor por la cantidad de $1,160.00 por el concepto de pago de mercancías, el asiento contable podría quedar como se muestra en la figura:

Al guardar la póliza, en la ventana de operaciones con terceros, el sistema automáticamente coloca el monto de la operación en la columna correspondiente al porcentaje de impuesto, realizando el desglose o cálculo del impuesto en la operación.

En la ventana de captura de Operaciones con Terceros, el sistema ahora permite capturar los
porcentajes y montos tanto de IVA Retenido como de ISR Retenido en la operación, esto permite
agilizar la captura de información, ya que el sistema realiza el cálculo de los porcentajes indicados
de forma automática.

5. ¡Listo! Obtén el reporte para la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros.

Ruta de acceso:
Menú Fiscales / Operaciones con terceros.
En el momento en que lo necesites podrás generar el reporte de Operaciones con Terceros

En la sección Tipo de reporte permite seleccionar el tipo de reporte con el que se quiere que se muestre la información requerida, teniendo las siguientes opciones:

a) Concentrado: Muestra un concentrado de los totales de las operaciones que se hayan realizado con terceros de acuerdo al RFC o ID Fiscal o por Tipo de proveedor. Al generar el reporte se desplegará una ventana con la información requerida y desde ahí se puede generar el archivo Batch para poder exportar el reporte al formato solicitado por el SAT.

b) Detallado: Mostrará la información de todas las operaciones que se hayan realizado con terceros.

c) Formato SAT: Muestra la misma información que el reporte concentrado con la diferencia de que éste es el archivo txt que tiene el formato requerido para el envío a Internet al SAT.

Al seleccionarlo se deberá indicar la ruta donde se guardará el archivo, este es el archivo Batch para enviar al SAT.
También podrás definir un periodo de causación diferente al de la fecha de la póliza o eliminar el registro de la operación con terceros si así se quisiera, esto desde Menú Fiscales /Operaciones con terceros/Ingresos cobrados / Causación de IVA en operaciones con terceros / ingresos cobrados.

Y con esto obtuviste tu Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) en COI 8.0

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Preguntas frecuentes de COI 8.0 (FAQ)

Preguntas frecuentes de Aspel COI 8.0

1. ¿Cuál es la razón por la que se tiene que actualizar a la nueva versión de Aspel-COI 8.0?
La versión 8.0 de Aspel COI es la única que estará preparada para soportar los cambios fiscales derivados de la nueva versión de CFDI.

2. ¿Cuántas empresas es posible operar en Aspel COI 8.0?
Esta nueva versión de COI contempla hasta 999 empresas.

3. Cambios más significativos en Aspel COI 8.0:
Aspel siempre busca progresar en cuanto a la funcionalidad de sus productos en este caso
incorporando a su nueva versión de COI 8.0:

  • Manejo de 999 empresas.
  • Nueva Interfaz gráfica.
  • Menús agrupados por función para una mejor administración.
  • Proceso de traducción cruzada de empresas.
  • Incorpora nuevos reportes y formatos su emisión.
  • Nueva versión en la sección de mis perfiles.

Consulta todas su nuevas características y funcionalidades aquí.

4. ¿Cuáles son las versiones que se permiten traducir en Aspel COI 8.0?
En Aspel COI 8.0 es posible traducir la información definida en versiones anteriores COI 7.0 y
6.0

5. ¿Existe alguna consideración para la interfaz entre Aspel COI y los demás productos de la línea de Aspel con el uso de la nueva versión?
Se lanzará una actualización en re-instalables para agregar los elementos y funcionalidad que
solicita la actualización del CFDI.
Se recomienda mantener actualizados todos los sistemas con el último re-instalable publicado.

6. ¿Cómo puedo hacer la traducción de un sistema Aspel COI 5.0?
Para hacer la traducción desde una versión anterior a la versión 6.0 de Aspel COI, se tendrá
que llevar a cabo el proceso denominado puente; consiste en ir generando la traducción a las
versiones más actuales hasta llegar a una versión admitida en el proceso de traducción por
Aspel-COI 8.0.

7. ¿Aspel COI 8.0 permite la traducción de un rango específico de ejercicios?
Sí es posible la exclusión de los periodos que ya no deseemos ver reflejados en la nueva versión.

8. ¿En qué consiste el proceso de traducción cruzada en Aspel-COI 8.0?
Dado que Aspel COI permite dar de alta 999 empresas, es posible aplicar un proceso de traducción cruzada es decir la información contenida en la empresa 10 en Aspel COI7.0 podrá ser llevada con este proceso hasta la empresa 99 en Aspel-COI 8.0 como se ejemplifica en la siguiente imagen.

9. ¿Cuál es el manejador de base de datos de Aspel COI 8.0?
Aspel COI 8.0 conserva el mismo manejador de base de datos Firebird 2.5 para la nueva versión Aspel-COI8.0.

10. ¿Qué afectación tiene al depósito de documentos el generar un proceso de traducción cruzada?
El proceso de traducción cruzada es un proceso totalmente trasparente por lo que se verá reflejada toda información correspondiente.

11. ¿Cuáles son las versiones de Microsoft Excel viables para trabajar con Aspel COI 8.0?
Las versiones viables para trabajar con aspel COI 8.0 son versiones 2010 en adelante.

12. ¿Los formatos .FTO personalizados utilizados en Aspel-COI 7.0 funcionarán de forma correcta en Aspel COI 8.0?
Por cambios en la estructura de la base de datos en Aspel-COI 8.0 no es posible garantizar el funcionamiento total de los formatos previamente generados, sin embargo se recomienda hacer las pruebas pertinentes con estos formatos para descartar su funcionalidad en la nueva versión.

13. ¿Cuáles son las consideraciones en el proceso de traducción en formato SQL?
De acuerdo a la tecnología implementada en aspel-COI 8.0 es posible la traducción lineal y cruzada en cuanto a los formatos de base de datos como se muestra en la siguiente imagen:

14. ¿Aspel COI 8.0 contempla la funcionalidad de conexión por VPN?
No, en Aspel-COI 8.0 por el momento no está disponible la conexión por VPN.

15. ¿Es obligatorio el uso de ticket empresarial?
No, sin embargo constituye una herramienta de trabajo que nos ayudara a optimizar la gestión de viajes cerrados y la contabilización de ellos en Aspel-COI 8.

16. ¿Dónde puedo consultar más información de ticket empresarial?
Para dudas de la solución ticket empresarial contactanos.

17. ¿En qué versiones de Windows será soportado el sistema Aspel COI 8.0?
Las versiones viables para trabajar con aspel COI 8.0 son:

  • Microsoft Windows® Vista, 2008, 7, 2012, 8.1 y 10.

18. ¿Aspel COI 8.0 contempla la funcionalidad de la descarga de XML desde el portal del SAT?
No, por el momento no se contempla esta funcionalidad en la versión original, sin embargo no se descarta la implementación en un próximo re-instalable.

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Contabilidad electrónica en Aspel COI 8.0

Aspel COI 8.0 ha llegado, y con esto surgieron muchos cambios en la contabilidad electrónica, acompáñame a ver en que consiste la Contabilidad electrónica en Aspel COI 8.0.

Implementar el manejo de la contabilidad electrónica es muy sencillo, sigue estos pasos y te encontrarás cumpliendo con las últimas disposiciones fiscales de manera fácil y segura:

1.Instala Aspel-COI 8.0 y actualízalo al último Re-instalable.
2.Define los datos fiscales de los proveedores y terceros.
3.Configura los catálogos básicos necesarios.
4.Asigna el Código Agrupador definido por el SAT a las cuentas contables.
5.Captura tus asientos contables con el detalle de la transacción.
6.¡Listo¡ Genera los Archivos XML para entregarlos a la Autoridad.

A continuación se indica los pasos de forma detallada:

1. Instala Aspel COI 8.0 y actualízalo al último Re-instalable.

Para la instalación y puesta en marcha de la versión recomendamos leer el post Instalación de Aspel COI 8.0.

Para tener la última actualización de tu sistema Aspel-COI 8.0 sigue estos pasos:
1. Ingresa al menú Ayuda / Servicio de actualización en línea
2. Elige la opción de Aspel-COI y haz clic en la tecla F4, con lo cual empezara la descarga de la actualización de forma automática.
3. Al término de la actualización se mostrará un mensaje indicando que la actualización se realizó de forma exitosa.

2. Define los Datos fiscales de los proveedores y terceros.

Ruta de acceso:
Ingresar Menú Fiscales / Datos fiscales de Terceros./ Agregar o con el ícono
En el Catálogo de Datos Fiscales de Terceros deberás agregar todos los terceros con los
que realices operaciones, esto es:

a) RFC del proveedor

b) Nombre del proveedor o beneficiario

c) Cuenta bancaria a la que generalmente le pagas

d) Bancco de la cuenta bancaria a la que generalmente le pagas

e) Indica la forma de pago que generalmente se utiliza

Estos datos te permitirán agilizar la captura del detalle de la transacción en los asientos contables.

3. Configura los catálogos básicos necesarios.

Ruta de acceso:
Ingresa al Menú Cuentas y pólizas / Monedas con el icono agregar o modificar la moneda.

Por cada una de las monedas con las que se registren operaciones, es necesario que se asigne la clave SAT correspondiente, de acuerdo al catálogo publicado en la página de internet del SAT, en Aspel-COI se agrega un campo al Catálogo de monedas para asignar dicha clave fiscal.

4. Asigna el Código Agrupador definido por el SAT a las cuentas contables.

Ruta de acceso:
Ingresar a Menú Cuentas y pólizas / Cuentas / en la pestaña Fiscales o ingresar a Menú Fiscales/Asignación de código agrupador

Deberás definir por cuenta: el Código Agrupador que el SAT requiere, además para facilitarla captura del detalle de la transacción se podrán definir los campos siguientes:
•
RFC: debe asignarse para las cuentas relacionadas a un tercero como proveedores o acreedores, el sistema permite escoger entre los RFC’s definidos en el paso 2 o bien podrán ser registrados desde esta ventana mediante el icono. Lo definido aquí es sugerido por el sistema en la captura de pólizas como detalle de la transacción.
•
Captura de forma de pago: Se debe activar el parámetro a las cuentas que al afectarlas se esté realizando un pago, por ejemplo, las cuentas correspondientes a las de las cuentas bancarias y también podrás definir el tipo de asiento, y se lee de la siguiente manera, por ejemplo, cuando se haga un abono a la cuenta bancaria, es que se está registrando un pago con Cheque o con Transferencia y en ese caso se debe registrar el detalle de la transacción correspondiente a la Forma de pago.

Captura de comprobantes: Se debe activar el parámetro a las cuentas que al afectarlas generalmente hay un CFDI relacionado a la operación y se debe asociar a la partida.

5. Captura tus asientos contables con el detalle de la transacción.

Ruta de acceso:

• Ingresar Menú Cuentas y pólizas / Pólizas .
Se deben capturar las pólizas y si se indica una cuenta a la que se definió “Captura de forma de pago” en el paso número 4, al indicar el monto aparecerá la ventana de “Información adicional de la partida” donde se debe indicar la forma de pago.

De acuerdo a los nuevos requerimientos, Aspel-COI 7.0 da la oportunidad de asociar más de un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) a cada partida de la póliza, siempre y cuando se haya configurado el parámetro “Captura de comprobantes” a la cuenta contable en el paso número 4, así también si se tiene un comprobante extranjero se tendrá que capturar la información en la sección correspondiente a “Extranjero”.

En la consulta de pólizas y catálogo de cuentas, para identificar las características del asiento contable, se identifica mediante un marcador de color los siguientes casos:

OT = Si el asiento afecta la declaración de Operaciones con terceros.
IN = Si el asiento es un Ingreso (antes IETU).
FP = Si para el asiento se capturó forma de pago
CF = Si la partida tiene un Comprobante fiscal asociado.

También la Autoridad nos indica que cuando no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales.

6. Asociación de los comprobantes fiscales

De esta manera se facilita la asociación de los comprobantes fiscales a las pólizas ya que no se tendrá que realizar dentro de las partidas sino de forma independiente, para esto se utilizará la herramienta de documentos asociados.
Al realizar la asociación de los comprobantes de esta forma en la consulta de las pólizas no se tendrá el punto rojo en la columna CF como vemos en la figura, pero será necesario que se tenga el punto morado en la cabecera de las pólizas en la columna DD.

¡Listo¡ Genera los Archivos XML para entregarlos a la Autoridad.

De esta forma, Aspel-COI 8.0 integra la funcionalidad requerida para cumplir con las especificaciones de la Contabilidad Electrónica.

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Pólizas dinámicas en ASPEL COI 8.0

Hola, sean bienvenidos a este nuevo blog; con la nueva versión realizar las pólizas es más sencillo gracias a las Pólizas dinámicas en Aspel COI 8.0 y de paso cumpliras más fácil con la contabilidad electrónica.

En este blog te diré paso por paso y de forma detallada como generar las pólizas dinámicas:

1.Identificar las plantillas de póliza dinámica.

Ingresa al Menú Reportes / Administrador de hojas de cálculo / carpeta “Póliza dinámica”.

En este catálogo aparecen las plantillas en formato Excel para la generación de las pólizas dinámicas con las cuales se podrá generar la póliza a partir de un CFDI. Se debe revisar que estén asignadas las cuentas contables de IVA y banco que corresponda (cuentas que no van a cambiar). Este paso sólo se realizará una sola vez para que el sistema posteriormente muestre las cuentas contables de forma automática.

El sistema cuenta con pólizas dinámicas predefinidas, sin embargo se podrán crear nuevas de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Cada  póliza  dinámica  está  integrada  por  etiquetas  tales  como:  <FECHA>,   <SERIE>,

<RFC_EMISOR>, <SUBTOTAL>, <IVA_RET>, <TOTAL> entre otras; mediante las cuales se integra la información en las partidas de las pólizas. Dichas etiquetas podrán ser consultadas al editar una plantilla en Microsoft Excel® dentro de la pestaña “etiquetas”.

2. Creación de la póliza a partir de uno o más CFDI’s

Ingresa al Menú Cuentas y Pólizas / Pólizas

  • o con el Icono
  • Seleccionando el icono .

Desde la ventana de captura, existen dos formas de registrar la póliza desde un CFDI:

a) Seleccionando el icono “Genera póliza dinámica CFDI” .

En la ventana “Generación de póliza dinámica CFDI” se podrá seleccionar el CFDI desde alguna ubicación en el equipo o desde el depósito de documentos, después se elige la plantilla a utilizar para la generación de la póliza (Estas plantillas se registraron previamente desde el administrador de hojas de cálculo) y por último define el nivel de detalle en el que se colocará la información del folio fiscal del CFDI en la partida de la póliza.

 

b) Arrastrando uno o más CFDI’s.

Ubicar y seleccionar uno o más de los CFDI’s que conformarán la póliza y arrastrar hacia la ventana de captura de la póliza en Aspel-COI. Al hacerlo, automáticamente aparecerá la ventana “Generación de póliza dinámica CFDI”.

Posteriormente, se debe seleccionar la plantilla a utilizar para la generación de la  póliza y definir el nivel de detalle en el que se colocará la información del folio fiscal del CFDI en la partida de la póliza (por comprobante o concentrado) y dar clic en  “Aceptar”.

En caso de haber seleccionado más de un CFDI, en la sección “Detalle de la póliza” se podrá definir la información de la siguiente manera:

  • Por comprobante: Se generarán N partidas por cada XML que se haya seleccionado o arrastrado.
  • Concentrado: Al seleccionar esta opción se generarán las partidas referentes al tipo de póliza y en una sola partida se agregará la información de todos los XML seleccionados o arrastrados.

Automáticamente, creará la póliza cumpliendo con los requerimientos de la Contabilidad Electrónica, agregando la información del folio fiscal en la partida de la póliza de la que cuenta que se haya configurado previamente.

3. ¡Listo!, en cualquier momento podrás generar tus pólizas desde los CFDI que requieras. 

Desde la consulta de pólizas se podrá consultar fácilmente la póliza que se generó desde un CFDI.

IMPORTANTE:

Para contar con esta funcionalidad es necesario tener actualizado el sistema al último re-instalable.

 

Te agradezco que hayas leido este blog, espero haya sido de tu interés.

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Cómo crear tu Escritorio de Servicios ASPEL

En esta entrada de blog vamos a aprender a crear el Escritorio de servicios Aspel para tener acceso a los servicios contratados de manera fácil y ordenada

Escritorio de Servicios ASPEL

El escritorio de servicios Aspel es un portal electrónico disponible en Aspel.com donde por medio de un usuario y contraseña tenemos acceso a diversos servicios que ASPEL de México proporciona a sus usuarios.

BENEFICIOS:

  • Adquirir cursos
  • Suscribirte a cualquiera de los sistemas Aspel y al servicio SAE Nube
  • Aumentar los usuarios de tus sistemas ASPEL
  • Activar tu tienda virtual en el caso de SAE
  • Activar servicios electronicos como:
  • Aspel Sellado CFDI
  • espacio Aspel y Buzón Contable
  • Realizar pagos por medio de depósito referenciado o en línea.

 

Para crear nuestro escritorio de servicios ingresamos a la dirección eléctronica siguiente: aspel.com.mx y le damos clic en “Mi escritorio”

página web aspel

Página de Aspel

Nos aparecerá lo siguiente, le damos clic en “Regístrate aquí”

Escritorio de Servicios Aspel

Identifícate en Aspel

Capturamos los datos del contacto o responsable de la empresa y damos clic en “Continuar”

Registro - Escritorio de servicios

Registro en el Escritorio de servicios Aspel

Ingresamos los datos de la empresa y le damos en “Continuar”

Datos de la empresa

Datos de la empresa – Escritorio de servicios Aspel

Posteriormente ingresaremos la póliza de distribuidor ASPEL

Póliza de distribuidor Aspel

Póliza del distribuidor Aspel – Escritorio de servicios Aspel

Al dar clic en “continuar” procedemos a definir un usuario y contraseña y seleccionamos la casilla de “Conozco el aviso de privacidad”, posteriormente le damos clic en “Enviar”

Usuario y contraseña

Definición de usuario y contraseña del Escritorio de Servicios Aspel

*NOTA: El usuario y contraseña debe ser único y contar con 10 caracteres como máximo.No es posible modificar el usuario después de haber sido asignado.

 

Escritorio de servicios Aspel, “Mi información”

Con el paso anterior ya ha sido creado nuestro Escritorio de Servicios, seguiremos con el paso siguiente, el cual es actualizar la información, primero iniciaremos sesión ingresando nuestro usuario y contraseña y dando clic en “Ingresar”.

inicio de sesión escritorio de servicios

inicio de sesión del escritorio de servicios

Se nos mostrará la siguiente pantalla, desplegamos las opciones siguientes y damos clic en “Mi información”

Mi Escritorio de Servicios

Escritorio de Servicios Aspel

Mi información - Escritorio de servicios

Mi información del Escritorio de Servicios

Revisamos los datos del contacto, recordemos que los datos con asterisco son obligatorios.

Datos de contacto

Llenado de Datos de contacto

En la sección de Datos de Facturación  revisamos que los datos estén correctos, ingresamos nuestra dirección e indicamos que tipo de contribuyente somos, en este caso es: Persona Física.

Datos de facturación

Llenado de Datos de Facturación

Arriba de la sección de Datos de envío hay una opción que la podemos activar si queremos que los datos de envío sean los mismos que los de facturación, asi que si no deseamos que sea así no la activamos e ingresamos los datos uno a uno.

Datos de envío

Póliza de distribuidor

Póliza de distribuidor

En caso de contar con la Póliza del distribuidor debemos capturarla en la sección “Datos de envío”.

 

Aviso de privacidad

Conozco el Aviso de privacidad

Activamos la casilla de “Conozco el Aviso de Privacidad”

Y le damos clic en “Actualizar información”

Actualizar información

Botón de Actualizar Información

Nos aparecerá el siguiente recuadro,  entonces damos clic en “Aceptar”

Favor de esperar

Mensaje de espera de actualización

Tras unos segundos nos aparecerá lo siguiente, clic en “Aceptar”

Actualización satisfactoria

Datos actualizados satisfactoriamente

Y con esto quedó actualizada nuestra información, si se desea cambiar de contraseña; ingresamos la contraseña actual, posteriormente una contraseña nueva y confirmamos en la casilla correspondiente, finalizando damos clic a “cambiar”

Cambiar contraseña

Cambiar contraseña

Con esto finalizamos la creación de nuestro Escritorio de servicios Aspel.

No te olvides de estar atento a nuestra página web ya que seguiremos subiendo contenido relacionado a este tema; te invito a que veas el video de nuestro canal de Youtube donde también se explica la creación de un Escritorio de Servicios.

Bienvenidos a nuestro nuevo sitio

En hora buena, en Centro de servicio y tecnología Más PC S de RL de CV estamos emocionados de contar con tu visita, esperamos ser guía para lograr establecer tus procesos administrativos, operativos y fiscales, y juntos lograr el éxito. Recuerda: el Éxito necesita ser Administrado.

Saludos