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Procedimiento para importar información de Excel a Aspel-SAE

Muchas veces las empresas al comienzo de un nuevo año requieren depurar cierta información de sus sistemas administrativos con el fin de hacer más eficiente el control y operación de esta.

Otras empresas, deciden migrar de su sistema actual a Aspel-SAE pero quieren trasladar su información, por lo que extraen su información y la almacenan en hojas de Excel®, realizando en ellas la depuración necesaria. Cuando se tiene este caso, sugerimos la siguiente alternativa para poder incorporar dicha información a los catálogos de Aspel-SAE.

Información posible de importar

Aspel-SAE 7.0 permite la importación de información por tipos de archivo de Texto, Excel y documentos XML, lo cual reduce el tiempo de captura. La información que es posible importar es:

  •  Listas de precios.
  • Catálogo de clientes, proveedores e inventarios
  • Movimientos al inventario.
  • Captura de existencias.
  • Documentos en módulos de facturas.
  • Documentos en módulos de compras.

Para ejemplificar el proceso, se ha elegido el catálogo de Inventarios, ya que generalmente es uno de los catálogos más importantes que requieren las empresas incorporar sin tener que volver a capturar manualmente la información.

A continuación se indica el procedimiento para importar la información de Excel al catálogo de Inventarios en Aspel-SAE.

Pasos a seguir en el sistema Aspel-SAE.

1.Crear una nueva conexión de base de datos.

2.Verificar la estructura requerida por Aspel-SAE para poder importar la información.

  • El Layout se puede consultar en el Ayuda del sistema.
  • Las columnas que en REQUERIDO indiquen NO, pueden quedarse vacías, sin embargo, algunos campos deben contener forzosamente un valor.

Layout del catálogo de Clientes e Inventarios

A continuación se muestra el Layout del catálogo de Clientes e Inventarios.

  • a) En el layout de clientes así deben de acomodarse las columnas para que el sistema los reconozca de forma correcta.

Layout de productos y servicios

b) Así deben de acomodarse las columnas para que el sistema los reconozca de forma correcta.

Generación del archivo a importar

El sistema cuenta con archivos de ejemplo para importar información, mismos que se encuentran en el DAC que por default se encuentran en la siguiente ruta C: \ Program Files \ Common Files \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE7.00 \ Ejemplos \ Importador y abrir el Layout a ocupar.

 

Ingresar al menú Clientes / con el icono, se mostrará el asistente de importación el cual se deberá seguir paso a paso:

a) Paso 1 – Bienvenida: En esta ventana se da una breve introducción de lo que es el proceso de importación. También se configuran las definiciones para la importación, entendiendo como “definición”, a una plantilla generada previamente mediante el asistente el cual se podrá llamar cada que se realice la importación.

b) Paso 2 – Archivo de importación: En esta ventana se debe especificar el tipo de archivo a importar, en este caso se seleccionará Libro de Excel, la ruta donde se encuentra el archivo y en que hoja del libro se encuentra la información. Seleccionar la operación que se desea realizar si Agregar información o Actualizarla. Adicionalmente se indica el tipo de asociación de la información que puede ser Automática o Manual.

c) Paso 3- Asociación de información: Si se selecciona el tipo de asociación manual en esta ventana se deberá asociar cada valor contenido en el archivo de importación a su campo correspondiente. Si el tipo seleccionado fue Automático la información ya se mostrara asociada.

d) Paso 4 . Vista Preliminar: Esta ventana muestra una vista previa de la información que se importara en los campos, en caso de que alguno de ellos no se encuentre en la columna correcta se podrá regresar a realizar el cambio. Se observa el número de registros que se van a actualizar, agregar, si hay registros con error y el número total de entradas que se realizaron.

e) Paso 5 – Finalmente solo se presiona el botón de iniciar

f) Para verificar la información abrimos el catálogo de clientes

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Generación de CFDI con SAE 7.0 Y Aspel Sellado CFDI.

Para generar CFDI con Aspel-SAE 7 .0, realiza los pasos siguientes:

1. Tramita y obtén el Certificado de Sello Digital de la empresa (con el Servicio de Administración Tributaria SAT) pero si no cuentas con él, ingresa al siguiente blog y sigue las instrucciones:

https://servicioytecnologia.com/como-tramitar-un-certificado-de-sello-digital/

2. Contrata el servicio de sellado CFDI.

3. Corrobora el servicio de Internet en el equipo que va a facturar.

4. Si es la primera vez que utilizarás el sistema Aspel-SAE, instálalo y actívalo, para más información haz click en el siguiente enlace: https://servicioytecnologia.com/inicio-de-operaciones-en-sae-7-0-nueva-base-de-datos/

5. Para la configuración del timbrado, realiza los siguientes pasos:

a) Ingresa a Configuración / Parámetros del sistema.

b) Sección: Datos de la empresa. Revisa que se encuentre definida correctamente la información de:
Razón social.

  • RFC de la empresa.
  • Régimen Fiscal del Contribuyente Emisor.
  • El domicilio fiscal de la empresa.
  • El lugar de expedición (sólo en caso de que se vaya a expedir el comprobante
    desde una sucursal).

c) Sección: Factura Electrónica. Activa el parámetro, configura la ruta donde se encuentra el Certificado de Sello Digital proporcionado por el SAT.

Importante

Cuidado, no confundir los archivos del Certificado de Sello Digital (CSD) con los archivos de la Firma Electrónica Avanzada (FIEL), ya que ambos tienen la misma extensión; como resultado la FIEL no se podrá configurar en el sistema Aspel-SAE. Para más información, favor de revisar el blog “Cómo tramitar un certificado de sello digital”.

Además puedes identificar el certificado de sello digital también porque el nombre del archivo está constituido por 20 dígitos, a diferencia de la FIEL que generalmente su nombre corresponde al RFC de la empresa.
Da clic en la pestaña “Configuración de comprobantes” e indica:

  • Proveedor: Aspel
  • Usuario: RFC del Emisor
  • Contraseña: Contraseña del servicio de timbrado
  • Probar conexión
  • Firmar contrato

d) Da clic en el botóny posteriormente en el botón:y define:

  • La serie a utilizar, se puede utilizar hasta 10 caracteres*.
  • El tipo de comprobante, el cual deberá ser “Digital”.
  • Definir la alineación que se desea para el folio, la cual podrá ser:
  • Derecha y blancos (Ejemplo: A              31).
  • Derecha y ceros (Ejemplo: A0000000031).
  • Izquierda (Ejemplo: A31).
  • En cuanto a manejar varias sucursales, puedes registrar una serie diferente por cada una de ellas y definir sus datos, cambiando el parámetro a “Sí” en la columna “Personalizar Serie”.

Listo!
A partir de este momento puedes emitir CFDI desde Aspel-SAE 7.0 y la configuración anterior sólo se realiza una vez.

Emite la factura

a) Ingresa a la opción Ventas / Facturas 
b) Agrega un nuevo documento utilizando el ícono 
c) Haz clic en la tecla de función o con el ícono y de la lista elige la serie definida en el inciso e)

d) Indica la información del documento como fecha, clave del cliente, descuentos, datos de los productos, etc., como cualquier factura.

e) Graba el documento utilizando la tecla de función o el ícono , al realizar esto, el sistema mostrará los totales, forma de pago y la ventana para impresión del documento, en la cual se puede especificar un formato diferente, impresora y número de copias a imprimir.

f) De esta manera, el sistema envía el comprobante para su timbrado y lo recibe de forma automática.

g) Finalmente, se podrá imprimir el documento o enviarlo por e-mail al cliente que así lo solicite.
En conclusión se adjuntan automáticamente el XML y una impresión en PDF.

El archivo *.XML y PDF del CFDI se almacena de forma automática en la base de datos, por lo tanto se tiene que extraer dichos archivos desde la consulta de Facturas, seleccionando la factura o facturas que se desean, presionas el botón y definiendo la ruta donde deseas guardarlos.

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Generación de CFDI con SAE 7.0. Todo incluido

Para generar CFDI con Aspel-SAE 7 .0 en la modalidad de Suscripción, la cual incluye Timbrado ilimitado, realiza los pasos siguientes:

1. Para empezar tramita y obtén el Certificado de Sello Digital de la empresa (con el Servicio de Administración Tributaria SAT) en caso de no contar con él, ingresa a la siguiente página: https://portalsat.plataforma.sat.gob.mx/certifica/

*Aquí te dejo un enlace por si te interesa saber como se maneja la aplicación Certifica:

https://servicioytecnologia.com/como-tramitar-un-certificado-de-sello-digital/

2. Si es la primera vez que utilizarás el sistema, deberás instalarlo y activarlo. Si tienes dudas consulta el blog “Inicio de operaciones en SAE 7.0 (Nueva base de datos)”

3. Finalmente corrobora el servicio de Internet en el equipo que va a facturar.

Configura el sistema realizando los siguientes pasos

a) Ingresa a Configuración / Parámetros del sistema.
b) Sección: Datos de la empresa. Revisa que se encuentre definida correctamente la información de:

  • Razón social.
  • RFC de la empresa.
  • Régimen Fiscal del Contribuyente Emisor.
  • El domicilio fiscal de la empresa.
  • El lugar de expedición (sólo en caso de que se vaya a expedir el comprobante desde una sucursal).

c) Ingresa a Configuración / Parámetros del sistema / Factura Electrónica habilita el parámetro y configura la ruta donde se encuentra el Certificado de Sello Digital, este es un dato que asigna el SAT a cada contribuyente, pero si no cuentas con él, ingresar a la página:

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Paginas/tramite_csd.aspx

El Certificado de sello digital está formado por un archivo con extensión *.cer, la llave privada *.key y una contraseña. Estos datos se deben indicar en los primeros campos.

d) Da clic en la pestaña “Configuración de comprobantes” e indica:

  • Proveedor: Aspel.
  • Usuario: RFC del Emisor.
  • Contraseña: Código de Activación del sistema en Suscripción (CDA).
  • Haz clic en Probar conexión y el botón Firmar contrato.

Definir en las series fiscales

e) Da clic en el botón y define:

  • La serie a utilizar, esta es una letra que te permite identificar el tipo de documento, es informativo y puede ser A o cualquier letra o combinación de letras, se puede utilizar hasta 10 caracteres*.
  • El tipo de comprobante, el cual deberá ser “Digital”.
  • El sistema lleva un consecutivo de facturas emitidas, el número con el que deseas iniciar es el número que tú indiques en el campo de Folio inicial.
  • Por otra parte, si vas a manejar varias sucursales, puedes registrar una serie diferente por cada una de ellas y definir sus datos, cambiando el parámetro a “Sí” en la columna “Personalizar Serie”.

f) Definir la alineación que se desea para el folio, la cual podrá ser:

  • Derecha y blancos (Ejemplo: A       31).
  • Derecha y ceros (Ejemplo: A0000000031).
  • Izquierda (Ejemplo: A31).

g) Finalmente guardar los cambios.

¡Listo!
A partir de este momento puedes emitir CFDI desde Aspel-SAE 7.0 y la configuración anterior sólo se realiza una vez.

Emite la factura

a) Ingresa a la opción Ventas / Facturas 

b) Agrega un nuevo documento utilizando el ícono 

c) Haz clic en la tecla de función  o con el ícono  y de la lista elige la serie definida en el inciso e)

d) Indica la información del documento como fecha, clave del cliente, descuentos, datos de los productos, etc., como cualquier factura.

e) Graba el documento utilizando la tecla de función o el ícono el sistema mostrará los totales, forma de pago y la ventana para impresión del documento, en la cual se puede especificar un formato diferente, impresora y número de copias a imprimir.

f) Como resultado, el sistema envía el comprobante para su timbrado y lo recibe de forma automática.

g) Finalmente, podrás imprimir el documento o enviarlo por e-mail al cliente que así lo solicite.

Guardar CFDI

Finalmente el archivo *.XML y PDF del CFDI se almacena de forma automática en la base de datos, por lo cual se tiene que extraer dichos archivos desde la consulta de Facturas, seleccionando la factura o facturas que se desean, presionas el botón y definiendo la ruta donde deseas guardarlos.

 

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Inicio de operaciones de SAE 7.0 desde una versión anterior

Para instalar la versión 7 .0 si vienes de una versión anterior como SAE 6.0 debes seguir estos pasos:

1.Preparar la base a traducir en tu sistema Aspel-SAE de la versión anterior.

2.Instalar y activar la versión 7.0 de Aspel-SAE.

3.Traducir la base de datos, parámetros del sistema y perfiles del usuario.

4.¡Iniciar operaciones con Aspel-SAE 7.0!

A continuación se explican dichos pasos de forma más detallada.

1. Preparar la base a traducir en tu sistema Aspel-SAE de versión anterior

a) En la versión anterior, se genera un respaldo de la base de datos desde el menú Utilerías /Respaldo de Archivos / Generación de respaldo. Si el sistema se trabaja en red, se debe realizar desde el servidor, revisando antes que no haya usuarios manipulando la base de datos en ese momento. Este proceso se lleva a cabo para evitar daños o pérdidas de información ocasionadas durante el mantenimiento a la base de datos.

b) En la versión anterior, realiza el diagnóstico y recuperación de archivos, ingresando al menú Utilerías / Control de Archivos activa la casilla , y posteriormente presiona el botón . Este proceso depura y elimina las posibles inconsistencias de la base de datos, el cual es un requisito previo a la traducción.

 

c) A la base resultado del mantenimiento, se realiza un nuevo respaldo desde Utilerías /Respaldo de Archivos / Generación de respaldo, en este segundo respaldo se debe seleccionar y respaldar los mismos parámetros como en el primero; pues será el respaldo completo, definitivo y correcto de la base en la versión anterior, el respaldo debe almacenarse debidamente etiquetado.

2. Instalación de Aspel-SAE

a) Ejecutar el instalador de Aspel-SAE 7.0 y dar clic en el botón .

b) En la siguiente ventana se lee el Contrato de licencia, se debe dar clic en Acepto los
términos y posteriormente presionar .

c) Si el trabajo con el sistema será en red, se debe instalar primero en el equipo servidor y
posteriormente en las estaciones de trabajo.

  • Para instalar el servidor ir al inciso d). Si se desea ver la instalación de estación de
    trabajo, consultar el inciso b) del tema: Activación de SAE 7.0.

d) Dar clic en “Local o servidor” en la ventana que solicita la selección del tipo de instalación.

e) En la ventana de Forma de instalación elegir Instalación Típica. En este momento el
sistema inicia la copia de los archivos del sistema.

f) Dado que ya se tenía una instalación previa de Aspel-SAE, el Directorio de Archivos Comunes o DAC, ya se encuentra definido y el instalador actualiza el contenido. Si todo es correcto, aparecerá la ventana de “Finalización del Asistente de Instalación”. Con lo que se termina la instalación del servidor o de forma local, si es el caso.

3.- Activación de la versión 7.0

a) Una vez realizada la instalación, se debe de realizar la activación del sistema indicando el número de serie y código de activación de la versión, únicamente se debe seguir el asistente y completar los datos requeridos.

En la siguiente ventana capturar el número de serie y el código de activación del sistema.

En las siguientes ventanas se debe capturar los datos de la empresa, es importante indicar los datos del propietario porque con ellos quedará registrada la licencia. Finalmente se mostrará un resumen con todos los datos. Es importante revisar que sean correctos antes de presionar el botón .

 

Una vez hecho esto, el asistente para la activación del sistema muestra que ha concluido con éxito.

b) Terminada la instalación y activación en el servidor, en la estación de trabajo se ejecuta el instalador, eligiendo esta vez la opción “Estación de trabajo” para que el sistema realice la búsqueda del DAC en la red. Es conveniente revisar que sea la ruta mostrada sea correcta, si es así dar clic en el botón “Siguiente”, en caso contrario se debe seleccionar manualmente. Es necesario esperar a que el asistente muestre que la instalación ha finalizado.

  • Este paso debe realizarse en todas las estaciones de trabajo.

3. Traducir la base de datos, parámetros del sistema y perfiles del usuario.

Una vez instalada la nueva versión, se debe ingresar por primera vez al sistema para configurar los parámetros de trabajo y la base de datos por medio de un asistente que te guiará paso a paso:
a) Hacer clic en Siguiente en la primera ventana.
b) En la siguiente ventana se debe de seleccionar la opción “Traducir de una versión anterior”

c) Indicar la versión a traducir (Aspel-SAE 7.0 sólo realiza la traducción de la versión 6.0), con lo que el asistente detecta de forma automática la ruta de los archivos de empresa y la ruta base de datos origen. Posteriormente muestra información de la base de datos destino, misma que será almacenada en la ruta que el sistema propone por omisión para la empresa que corresponde. En este paso es posible incluir en el proceso de traducción a los perfiles del usuario y los parámetros de configuración. Se recomienda habilitar estas opciones, de lo contrario, los parámetros se tendrán que configurar nuevamente y dar de alta a los usuarios manualmente.

Esta ventana permite traducir lo siguiente:

  • Parámetros del sistema
  • Perfiles de usuario.
  • Archivos de datos (selección por omisión, ya que con esto se traduce la información de la base de datos).

d) Al realizar la traducción de los datos, el sistema genera una bitácora en un archivo de texto con los detalles del proceso.

e) Si todo es correcto, aparecerá un mensaje de finalización del asistente de traducción. La nueva base de datos, resultado de la traducción, será almacenada por omisión en directorios que el sistema automáticamente crea. Por ejemplo, para la empresa no. 1, la ruta será: C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel\Sistemas SAE7.00\Datos\Empresa01

4. ¡Iniciar operaciones con Aspel-SAE 7.0!

Una vez realizados los procesos anteriores, ya estamos listos para trabajar con el sistema. Se recomienda acceder al menú Configuración / Parámetros del Sistema para revisar los parámetros definidos por la traducción.

 

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Manejo de parcialidades en SAE 7.0

manejo_parcialidades.jpg

Cuando a un cliente se le otorga la facilidad de realizar varios pagos para cubrir con la totalidad del monto de una factura y requiera un Comprobante Fiscal por cada uno de los pagos efectuados, se podrá utilizar la opción de “Fiscalmente a parcialidades”.
Para emitir CFDI de parcialidades se deben realizar los pasos siguientes:

Configuración

1. Ingresar al menú Configuración / Parámetros del sistema / Ventas / Por documento / Parcialidades y dar clic en el botón.

2. Agregar una serie de tipo Digital exclusiva para las facturas de las parcialidades dando clic en el botónuna vez finalizado aceptar los cambios.

3. Ingresar al menú Inventarios / Productos y servicios y dar de alta un servicio para registrar los pagos de las parcialidades con el botón .

4. Ingresar al menú Ventas / Facturas y registrar la factura que se va a pagar en parcialidades por el total de la venta, al momento de grabarla se debe marcar la Condición de pago Pago a Plazos. Para efectos explicativos a esta factura la llamaremos factura principal o papá.

Representación impresa del CFDI

Hecho lo anterior, tanto en el archivo XML como en la representación impresa correspondiente al CFDI, se mostrará como forma de pago la palabra “Pago en parcialidades”:

Factura parcial

5. Cuando se efectúe la recepción de algún pago parcial por parte del cliente, se debe crear la factura parcial ingresando al menú Ventas / Facturas / Parcialidades y/o con el icono dentro del módulo de facturas, intentar pasarse a cualquiera de los otros icono campos de captura para que se despliegue la ventana Enlace de documentos y realizar el enlace a la factura principal.

Nota: No se podrán crear facturas parciales de forma directa. Se podrán generar facturas de parcialidades a partir de facturas principales o papás, siempre y cuando tengan el status:

•Original
•Emitida
•Dev. Parc

Definir número de parcialidad y cantidad de pagos

Debido a que es un enlace de documento, el sistema leerá los datos del encabezado de la factura principal, aunque será necesario, definir de forma manual tanto el número de la parcialidad como la cantidad de pagos.

a) Parcialidad: Número secuencial correspondiente al pago realizado por el cliente.
b) Pago: Totalidad de pagos que el cliente deberá de efectuar para el saldado del documento.

Seleccionar el servicio previamente dado de alta en el paso 3 junto con el respectivo precio unitario correspondiente al pago realizado por el cliente (se calculará el impuesto dependiendo al esquema de impuestos que se tenga definido para el servicio).

Nota: El sistema no manda alerta si el monto de la factura parcial, sobrepasa el monto de la factura principal.

Información sobre la parcialidad

Se mostrará la ventana de las observaciones de la partida una vez terminado de capturar los datos del servicio en la cual aparece la información sobre la parcialidad.

Definir la forma de pago indicada por el cliente (Efectivo, Cheque, Transferencia, etcétera) y darle clic en el botón,grabar la factura con el icono .

En la representación impresa aparecerá tanto el número correspondiente a la parcialidad así como los datos de la factura original.

El número correspondiente a la parcialidad y los datos de la factura original son requisitos importantes.

6. Ingresar al menú Clientes / Clientes / Expediente del cliente e ingresar la clave del cliente y revisar los movimientos de cxc del cliente con el icono para validar que se haya efectuado el movimiento del pago correspondiente a la parcialidad.

Repetir el paso 5 tantas veces como parcialidades se tengan. El control de número de parcialidad debe definirse manualmente.

 

 

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Manejo de Anticipos en SAE 7.0

En Aspel-SAE se podrán facturar anticipos cuidando el aspecto fiscal, contable y administrativo realizando los siguientes procedimientos:

1. Alta del servicio anticipo en el inventario.
2. Agregar política de oferta.
3. Indicar servicio en negativo al realizar factura, para disminuir el monto total y la cuenta por cobrar.

A continuación se indican los pasos a detalle:

1.Alta del servicio anticipo en el inventario.

a)Ingresar al menú Inventarios / Productos y servicios, utilizar el icono “Agregar para dar de alta un servicio cuya Clave debe de ser única (campo no repetido  del catálogo de productos y servicios) y como descripción sea “Anticipo”.

2.Agregar una política de oferta

a) Ingresar al menú Ventas / Políticas / Políticas y con el icono “Agregar” , añadir una política de oferta indicando el servicio dado de alta en el paso 1 para que el sistema permita capturar cantidades negativas dentro de la factura.

a.1) Sección Generales

b) Sin aceptar los cambios efectuados, pasar a la sección “Aplicar a…” y definir las opciones como lo muestra la siguiente figura:

b.1) Sección Aplicar a…

c)Al aceptar el alta de la política de oferta, el sistema arrojará una ventana de información indicando que será la única oferta que aplique para nuestro servicio por ser de tipo Sustitutiva, aceptar para cerrar el diálogo.

Cuando se reciba un anticipo, se debe realizar una factura por el monto del anticipo utilizando el servicio que se registró en el paso 1.
3.Utilizar el servicio con un monto negativo al realizar la factura para disminuir el total y la cuenta por cobrar.
a)Capturar factura desde el menú Ventas / Facturas / Facturas y utilizar para ello el icono “Agregar”  seleccionar serie tipo “Digital” si se desea obtener un comprobante de tipo CFDI con el icono u oprimiendo la tecla de función.

Para llenado de la factura, la(s) primera(s) partida(s) afectan a productos o servicios que se están vendiendo. En la última partida se deberá capturar el servicio de Anticipo y el monto en negativo, como se observa a continuación:

b) Grabar el documento indicando la condición de pago deseada:

c) Aceptar para visualizar impresión del CFDI en la cual se debe visualizar el servicio de Anticipo con monto negativo.

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Inicio de operaciones en SAE 7.0 (Nueva base de datos)

Para comenzar el uso del sistema Aspel-SAE 7.0 se debe:

1.Instalar la versión 7.0 de Aspel-SAE.
2.Activar el sistema.
3.Configurar el sistema para su uso.
4.¡Iniciar operaciones con Aspel-SAE 7.0!

A continuación se explican estos pasos de forma más detallada.

1. Instalar la versión 7.0 de Aspel-SAE

a) Ejecutar el instalador de Aspel-SAE 7.0 y dar clic en el botón 
b) En la siguiente ventana después de leer el Contrato de licencia, se debe dar clic en Acepto los términos y posteriormente presionar 
c) Si el trabajo con el sistema será en red, se debe instalar primero en el equipo servidor y posteriormente en las estaciones de trabajo.

  • Para instalar el servidor, ir al inciso d). Si se desea ver la instalación de estación de
    trabajo, consultar el inciso f).

d) Dar clic en “Local o servidor” en la ventana que solicita la selección del tipo de instalación.

a.  En la ventana de Forma de instalación elegir Instalación Típica. En este momento el sistema inicia                                    la copia de los archivos del sistema.

b. En la siguiente ventana se define la ruta del Directorio de Archivos Comunes o DAC, al que durante la instalación se le asigna un nombre de recurso compartido “DACASPEL”. Esto significa que los sistemas Aspel trabajan bajo un entorno compartido de archivos, y es en este recurso donde los equipos de la red encuentran diversos archivos con los que es posible operar el sistema y compartir información, tal como la base de datos, perfiles de usuario, comprobantes fiscales digitales, etc.

e) A continuación, el asistente mostrará que la instalación del sistema ha finalizado con éxito.

f) Una vez terminada la instalación en el servidor, en la estación de trabajo se ejecuta el instalador, eligiendo esta vez la opción “Estación de trabajo” para que el sistema realice la búsqueda del DAC en la red (definido en el punto II). Es conveniente revisar que la ruta mostrada sea correcta, si es así dar clic en el botón “Siguiente”, en caso contrario se debe seleccionar manualmente la ruta correspondiente al inciso II. Es necesario esperar a que el asistente muestre que la instalación ha finalizado.

  • El inciso f) debe realizarse para todas y cada una de las estaciones de trabajo.

2. Activar el sistema

Posterior al proceso de instalación, en el equipo que operará como Servidor es necesario realizar
la activación del sistema, el cual consiste en registrar la licencia con los datos de su propietario.
Para ello, se debe:
 a) Iniciar el sistema Aspel, con lo que se observará una ventana como la siguiente:

b) Presionar el botón  y en la siguiente ventana seleccionar el método a utilizar para la activación del sistema:

  • Activación del sistema. Utiliza esta opción para activar el sistema en línea, o bien, por medio de la página Web.
  • Procesar una solicitud de activación previa. Una vez que hayas generado el archivo de petición de activación, envíalo a Aspel de México a través de la página aspel.com en la sección “Activa tu Sistema Aspel” botón “Actívalo aquí”. Una vez descargado el archivo de respuesta, se deberá ejecutar nuevamente el asistente de activación para procesar el “Archivo de respuesta de activación” conforme a las instrucciones del mismo asistente, seleccionando esta opción.
    Presiona el botón “Siguiente” para continuar con el asistente.

      c) En la siguiente ventana capturar el número de serie y el código de activación del sistema.

d) En las siguientes ventanas se debe capturar los datos de la empresa, es importante indicar los datos del propietario porque con ellos quedará registrada la licencia. Finalmente se mostrará un resumen con todos los datos. Es importante revisar que sean correctos antes presionar el botón.

a) Una vez hecho esto, el asistente para la activación del sistema muestra que ha concluido con éxito.

3. Configurar el sistema para su uso.

La primera vez que se ingrese al sistema se muestra el asistente de configuración de Aspel-SAE, en él se deben realizar los siguientes pasos:

a) Seleccionar la opción “Crear una nueva base de datos” y dar clic en Siguiente.

b) En la siguiente ventana el sistema muestra la ruta y conexión donde se almacena la base de datos, se debe dar clic al botón “Siguiente”, pero es importante tomar nota del nombre de la Conexión.

c) Las ventanas siguientes corresponden a la definición de datos con los que se creara la base:

  • Por ejemplo, en la primer ventana debes indicar le número o folio con el que el sistema iniciara la captura de Compras, puedes aceptar los datos sugeridos por el sistema.
  • Lo mismo para los documentos de facturas, también te pregunta una fecha de inicio de periodo solo para fines de estadísticas.

De esta forma, el asistente crea los archivos de datos necesarios para trabajar con el sistema.

d) Al concluir la creación de los archivos, presionar el botón “Finalizar” para cerrar el asistente o bien, si se pretende registrar los perfiles desde esta misma ventana se puede realizar la operación.

e) Definir los parámetros del sistema, los cuales te permiten adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa, desde el menú Configuración / Parámetros del sistema podrás realizar este proceso, en el cual debes definir Razón Social, RFC, domicilio fiscal, así como configurar el logotipo de tu empresa, pues al indicarlo, el sistema lo incluirá en los reportes.

El resto de los parámetros definen la operación del sistema dentro de los módulos de Clientes y cuentas por cobrar, proveedores y cuentas por pagar, inventarios, Compras y Facturas. Te recomendamos aceptar los parámetros que por omisión propone el sistema, pues están pensados en una generalidad de uso.

4. ¡Iniciar operaciones con Aspel-SAE 7.0!

A partir de este momento el sistema está listo para iniciar la operación, se recomienda el siguiente orden para la captura de información en cada uno de los distintos módulos, no existe un orden específico para la captura de estos, sin embargo, se recomienda que para no repetir procesos de captura se realice de la siguiente forma general, dado que existen algunos catálogos que solicitan información de otros:

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Nuevas funciones y características de Aspel-SAE 7.0

Nuevas funciones y características de Aspel-SAE 7.0

Aspel SAE 7.0 Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa, como inventarios, clientes, facturación, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar, automatizando eficientemente los procesos administrativos. Ofrece movilidad a las empresas conectando las sucursales remotamente y por medio de dispositivos móviles; permite el acceso a la información comercial y administrativa, brindando una integración total. Poderosa interfaz con Aspel COI para relacionar los folios fiscales de los Comprobantes Fiscales Digitales a las pólizas, de acuerdo con los requerimientos de la Contabilidad Electrónica. Emite fácilmente Comprobantes Fiscales Digitales por Internet versión 3.3, con la información requerida por
la autoridad de acuerdo al anexo 20.

1. Nuevas características.

1.1. Interfaz gráfica
Ruta de acceso:
Menú Vista / Apariencia.

Reemplaza el menú tradicional por carpetas de forma horizontal para brindar una mejor administración de las operaciones del ciclo de compra-venta de la empresa además es posible cambiar su apariencia como mejor se considere seleccionando cualquiera de los temas disponibles.

1.2. Perfiles de Usuario.
Ruta de acceso:
Menú Configuración / Perfiles de usuarios.
Nueva imagen en perfiles de usuarios, donde la consulta cuenta con diferentes vistas y un panel de detalles en el que se observa la información correspondiente a cada rol y a cada usuario.

Nueva pestaña “Empresas”, que permitirá seleccionar o consultar de forma rápida las empresas a las que puede acceder un usuario.

 

1.3. Práctica barra de búsqueda.

Agiliza tu operación utilizando la barra de búsqueda inteligente. Localiza más rápido movimientos, reportes, consultas, entre otros.

1.4. Catálogos requeridos por Anexo 20.

Debido a los recientes cambios publicados por la autoridad referente a la actualización del anexo 20 para CFDI versión 3.3, Aspel-SAE 7.0 incorpora todos los catálogos para asegurar el timbrado de los comprobantes fiscales cumpliendo con todas las nuevas disposiciones fiscales.

Cambios que se incorporan en esta nueva versión

I. En la ventana parámetros del sistema se anexa el catálogo Régimen Fiscal.

En este catálogo se debe de especificar la clave del régimen fiscal del contribuyente emisor.

II. En la sección parámetros generales, pestaña Impuestos se anexa el catálogo Impuestos.

Se debe registrar la clave del tipo de impuesto aplicable a cada concepto.

III. En el catálogo de clientes se agrega la pestaña fiscales en la cual se agregan los campos siguientes:

  • Uso de CFDI, se deberá registrar la clave que corresponda al uso que le dará al comprobante fiscal el receptor.

  • Forma de pago SAT, se debe registrar la clave de la forma de pago de la adquisición de los bienes o de la prestación de los servicios contenidos en el comprobante.

  • Número de registro de identidad fiscal, este campo únicamente se verá habilitado para residentes en el extranjero y corresponde al identificador fiscal.
  • País, corresponde al país donde se encuentra el cliente.

IV. En el catálogo de Productos y servicios se agrega la pestaña fiscales en la cual se agregan campos como:

  • Clave SAT, en este campo se debe registra una clave que permita clasificar los conceptos del comprobante como productos y servicios.

  • Clave unidad, se deber registrar la clave de la unidad de medida.

V. En el catálogo de Moneda se agrega el campo Clave SAT.

 

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Declaración informativa de operaciones con terceros DIOT en COI 8.0

La Declaración informativa de operaciones con terceros DIOT:

es una obligación fiscal prevista en la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), que consiste en proporcionar mensualmente al Servicio de Administración Tributaria (SAT), información sobre las operaciones con sus proveedores

Desde <http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/declaraciones_informativas/Paginas/declaracion_informativa_terceros.aspx>

 

Obtén esta Declaración de manera muy sencilla en Aspel-COI 8.0, sólo tienes que realizar ciertas configuraciones para que el sistema identifique el IVA relacionado a las operaciones en el pago a tus Proveedores, con lo que podrás obtener fácilmente el IVA Acreditable y Retenido de tu empresa.

Para lograrlo se tendrá que realizar lo siguiente:

  1. Configuración de parámetros.
  2. Agregar Datos Fiscales de Terceros.
  3. Definir las Cuentas para las Operaciones.
  4. Pólizas con cuentas de operaciones con terceros.
  5. ¡Listo! Obtén el reporte para la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros

1. Configuración de parámetros

Ruta de acceso:
Ingresar Menú Configuración / Parámetros del sistema / Fiscal

Para agilizar y hacer eficiente la captura de Operaciones con Terceros se debe configurar los parámetros necesarios, para adecuar a los requerimientos de la empresa.

2. Agregar Datos Fiscales de Terceros

Ruta de acceso:
Ingresar a Menú Fiscales / Datos fiscales de Terceros.

Dado que la Declaración informativa de operaciones con terceros requiere datos específicos de los proveedores como el Registro Federal de Contribuyentes, el tipo de proveedor y de operación, Aspel-COI cuenta con un catálogo de datos de proveedores. Los datos necesarios para generar la Declaración son los siguientes:

a. Seleccionar el tipo de RFC: Nacional o Extranjero.

b. Capturar el RFC tratándose de personas morales o físicas o el ID del proveedor, en el caso de extranjeros.

c. El nombre o razón social con el que se identificará el proveedor o Tercero.

d. Habilitar la opción de “Es proveedor” para que habilite los campos correspondientes a la sección DIOT.

e. El tipo de tercero que identifica a la persona moral o física, esta clasificación fue emitida por el SAT. Los tipos de terceros que se pueden indicar son:
04 Proveedor Nacional.
05 Proveedor Extranjero.
15 Proveedor global.

f. El tipo de operación que se realiza con el proveedor en cuestión, las clasificaciones de tipos de operación también han sido emitidas por el SAT.
03 Prestación de Servicios Profesionales.
06 Arrendamiento de Inmuebles.
85 Otros.

g. País y Nacionalidad se activarán cuando se haya elegido el tipo de tercero Proveedor extranjero.

h. En la sección de Forma de pago frecuente, los campos no son obligatorios para la DIOT pero si será necesaria para la Contabilidad electrónica.

Si la empresa cuenta con el sistema Aspel-SAE 4.x, 5.0 o 6.0, es posible importar la lista de RFC’s del Catálogo de proveedores de dicho sistema para agilizar el proceso de captura.

3. Definir las Cuentas para las Operaciones con terceros

Ruta de acceso:
Ingresar a Menú Fiscales / Cuentas para operaciones con terceros
En la asignación de cuentas se tiene de lado izquierdo el catálogo de cuentas registrado en el sistema y de lado derecho estarán las cuentas asignadas para operaciones con terceros, la forma de indicar estas cuentas, es seleccionando las cuentas de la parte izquierda y con la ayuda del botón trasladarlas a la sección derecha de la ventana, sólo puede asignarse con este atributo las cuentas de detalle, también se puede indicar el tipo de movimiento, es decir, la indicación al sistema es “cuando abone a esta cuenta estoy pagando a Proveedores”, esto se realiza ubicándose sobre la cuenta y haciendo clic sobre las opciones Aplica Abono o Aplica Cargo.

Por ejemplo, cuando se registran cargos a las cuentas contables de los Proveedores, generalmente son pagos, por lo que, las cuentas de proveedores de detalle se colocan en la sección derecha de la ventana y se define que solo Aplica Cargo.

4. Pólizas con cuentas de operaciones con terceros

Ya que se definieron las cuentas contables que afectaran para operaciones con terceros se podrá entonces realizar las pólizas, donde al grabarlas el sistema presenta una ventana en donde se debe capturar el tipo de operación y las cantidades correspondientes a los impuestos, esta aparecerá tantas veces como cuentas definidas para el manejo de operaciones con terceros se encuentre en la póliza.

Es necesario:

  • Indicar el Proveedor relacionado al pago por medio del RFC o ID Fiscal.
  • Seleccionar el tipo de operación.
  • Corroborar el monto que el sistema sugiere como deducible para ISR.

Es opcional:

  • Indicar si es una devolución.
  • Seleccionar el porcentaje de IVA de 16%, 15% en caso de ser necesario.
  • Establecer los valores de IVA no acreditable, en caso de que los haya.
  • Indicar el porcentaje de IVA y/o ISR retenido en la operación en caso de que así se requiera.
  • Escribir el monto de Otras retenciones, en caso de ser necesario.

Por ejemplo: Materiales Centauro, S. A. de C.V., realiza un pago a un proveedor por la cantidad de $1,160.00 por el concepto de pago de mercancías, el asiento contable podría quedar como se muestra en la figura:

Al guardar la póliza, en la ventana de operaciones con terceros, el sistema automáticamente coloca el monto de la operación en la columna correspondiente al porcentaje de impuesto, realizando el desglose o cálculo del impuesto en la operación.

En la ventana de captura de Operaciones con Terceros, el sistema ahora permite capturar los
porcentajes y montos tanto de IVA Retenido como de ISR Retenido en la operación, esto permite
agilizar la captura de información, ya que el sistema realiza el cálculo de los porcentajes indicados
de forma automática.

5. ¡Listo! Obtén el reporte para la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros.

Ruta de acceso:
Menú Fiscales / Operaciones con terceros.
En el momento en que lo necesites podrás generar el reporte de Operaciones con Terceros

En la sección Tipo de reporte permite seleccionar el tipo de reporte con el que se quiere que se muestre la información requerida, teniendo las siguientes opciones:

a) Concentrado: Muestra un concentrado de los totales de las operaciones que se hayan realizado con terceros de acuerdo al RFC o ID Fiscal o por Tipo de proveedor. Al generar el reporte se desplegará una ventana con la información requerida y desde ahí se puede generar el archivo Batch para poder exportar el reporte al formato solicitado por el SAT.

b) Detallado: Mostrará la información de todas las operaciones que se hayan realizado con terceros.

c) Formato SAT: Muestra la misma información que el reporte concentrado con la diferencia de que éste es el archivo txt que tiene el formato requerido para el envío a Internet al SAT.

Al seleccionarlo se deberá indicar la ruta donde se guardará el archivo, este es el archivo Batch para enviar al SAT.
También podrás definir un periodo de causación diferente al de la fecha de la póliza o eliminar el registro de la operación con terceros si así se quisiera, esto desde Menú Fiscales /Operaciones con terceros/Ingresos cobrados / Causación de IVA en operaciones con terceros / ingresos cobrados.

Y con esto obtuviste tu Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) en COI 8.0

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Preguntas frecuentes de COI 8.0 (FAQ)

Preguntas frecuentes de Aspel COI 8.0

1. ¿Cuál es la razón por la que se tiene que actualizar a la nueva versión de Aspel-COI 8.0?
La versión 8.0 de Aspel COI es la única que estará preparada para soportar los cambios fiscales derivados de la nueva versión de CFDI.

2. ¿Cuántas empresas es posible operar en Aspel COI 8.0?
Esta nueva versión de COI contempla hasta 999 empresas.

3. Cambios más significativos en Aspel COI 8.0:
Aspel siempre busca progresar en cuanto a la funcionalidad de sus productos en este caso
incorporando a su nueva versión de COI 8.0:

  • Manejo de 999 empresas.
  • Nueva Interfaz gráfica.
  • Menús agrupados por función para una mejor administración.
  • Proceso de traducción cruzada de empresas.
  • Incorpora nuevos reportes y formatos su emisión.
  • Nueva versión en la sección de mis perfiles.

Consulta todas su nuevas características y funcionalidades aquí.

4. ¿Cuáles son las versiones que se permiten traducir en Aspel COI 8.0?
En Aspel COI 8.0 es posible traducir la información definida en versiones anteriores COI 7.0 y
6.0

5. ¿Existe alguna consideración para la interfaz entre Aspel COI y los demás productos de la línea de Aspel con el uso de la nueva versión?
Se lanzará una actualización en re-instalables para agregar los elementos y funcionalidad que
solicita la actualización del CFDI.
Se recomienda mantener actualizados todos los sistemas con el último re-instalable publicado.

6. ¿Cómo puedo hacer la traducción de un sistema Aspel COI 5.0?
Para hacer la traducción desde una versión anterior a la versión 6.0 de Aspel COI, se tendrá
que llevar a cabo el proceso denominado puente; consiste en ir generando la traducción a las
versiones más actuales hasta llegar a una versión admitida en el proceso de traducción por
Aspel-COI 8.0.

7. ¿Aspel COI 8.0 permite la traducción de un rango específico de ejercicios?
Sí es posible la exclusión de los periodos que ya no deseemos ver reflejados en la nueva versión.

8. ¿En qué consiste el proceso de traducción cruzada en Aspel-COI 8.0?
Dado que Aspel COI permite dar de alta 999 empresas, es posible aplicar un proceso de traducción cruzada es decir la información contenida en la empresa 10 en Aspel COI7.0 podrá ser llevada con este proceso hasta la empresa 99 en Aspel-COI 8.0 como se ejemplifica en la siguiente imagen.

9. ¿Cuál es el manejador de base de datos de Aspel COI 8.0?
Aspel COI 8.0 conserva el mismo manejador de base de datos Firebird 2.5 para la nueva versión Aspel-COI8.0.

10. ¿Qué afectación tiene al depósito de documentos el generar un proceso de traducción cruzada?
El proceso de traducción cruzada es un proceso totalmente trasparente por lo que se verá reflejada toda información correspondiente.

11. ¿Cuáles son las versiones de Microsoft Excel viables para trabajar con Aspel COI 8.0?
Las versiones viables para trabajar con aspel COI 8.0 son versiones 2010 en adelante.

12. ¿Los formatos .FTO personalizados utilizados en Aspel-COI 7.0 funcionarán de forma correcta en Aspel COI 8.0?
Por cambios en la estructura de la base de datos en Aspel-COI 8.0 no es posible garantizar el funcionamiento total de los formatos previamente generados, sin embargo se recomienda hacer las pruebas pertinentes con estos formatos para descartar su funcionalidad en la nueva versión.

13. ¿Cuáles son las consideraciones en el proceso de traducción en formato SQL?
De acuerdo a la tecnología implementada en aspel-COI 8.0 es posible la traducción lineal y cruzada en cuanto a los formatos de base de datos como se muestra en la siguiente imagen:

14. ¿Aspel COI 8.0 contempla la funcionalidad de conexión por VPN?
No, en Aspel-COI 8.0 por el momento no está disponible la conexión por VPN.

15. ¿Es obligatorio el uso de ticket empresarial?
No, sin embargo constituye una herramienta de trabajo que nos ayudara a optimizar la gestión de viajes cerrados y la contabilización de ellos en Aspel-COI 8.

16. ¿Dónde puedo consultar más información de ticket empresarial?
Para dudas de la solución ticket empresarial contactanos.

17. ¿En qué versiones de Windows será soportado el sistema Aspel COI 8.0?
Las versiones viables para trabajar con aspel COI 8.0 son:

  • Microsoft Windows® Vista, 2008, 7, 2012, 8.1 y 10.

18. ¿Aspel COI 8.0 contempla la funcionalidad de la descarga de XML desde el portal del SAT?
No, por el momento no se contempla esta funcionalidad en la versión original, sin embargo no se descarta la implementación en un próximo re-instalable.

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