Carolina Domínguez Jiménez

Protección de documentos en Office 365

¿Como proteger tus documentos en office 365?

Microsoft ha implementado diferentes opciones que son muy fáciles de utilizar. Primero veremos como proteger tus documentos desde tus aplicaciones de escritorio.

Tu como creador del documento tendrás todos los permisos disponibles para editarlos, copiarlos e imprimirlos.

Para proteger un documento debes dirigirte a la pestaña ARCHIVO en la parte superior izquierda de tu pantalla, y ocuparás la primera opción, que es INFORMACIÓN donde verás la siguiente pantalla

Protección

Aquí utilizaremos el botón PROTEGER LIBRO si estamos trabajando con una opción de Excel, PROTEGER DOCUMENTO si hablamos de Word o PROTEGER PRESENTACIÓN si hablamos de PowerPoint

La primera opción de PROTEGER LIBRO es ABRIR SIEMPRE COMO SOLO LECTURA.

Protección

Esta opción claramente indica que a quien se lo envíes o compartas podrá descargar, abrir o guardar el documento sin poder editarlo o imprimirlo. Y aplica a cualquier usuario

Quedando de la manera siguiente, una vez que le das clic en esta opción

Protección

La segunda opción de PROTEGER es CIFRAR CON CONTRASEÑA.

Protección

Aquí se te indica claramente que si pierdes u olvidas la contraseña, no habrá manera de recuperar el documento. Por lo que te recomiendo tengas especial cuidado al ocupar esta opción.

Protección

Una vez que has indicado y confirmado la contraseña, quedará de la siguiente manera

Protección

Cuando necesites el documento, aunque seas el creador de este se te solicitaras las contraseñas

Protección

Si deseas saber como puedes quitar la contraseña del documento mándame un mensaje por cualquiera de los medios que tenemos disponibles para ti.

En el caso de Excel, las opciones PROTEGER HOJA ACTUAL y PROTEGER ESTRUCTURA DEL LIBRO

son permisos sobre la edición propias del formato de Excel que el administrador de documento restringirá de acuerdo a sus necesidades.

Para el caso propio de Word,

la opción por considerar es RESTRINGIR EDICIÓN.

Para todos los tipos de documentos Word, Excel o PowerPoint, tenemos la opción RESRINGIR EL ACCESO,

Donde cuentas con 4 opciones, siendo la primera ACCESO SIN RESTRICCIONES la que se usa habitualmente, la opción ACCESO RESTRINGIDO

Se habilitará la ventana emergente siguiente

donde asignarás que usuarios pueden leer o cambiar. Observa claramente que el caso de LEER te indica que estos podrás ver el archivo para su lectura, pero no pueden modificarlo, imprimirlo o copiar el contenido a otro documento.

En el caso de CAMBIAR, pueden leer, modificarlo, guardarlo o copiar el contenido pero no, pueden imprimirlo.

Para el caso de SU ORGANIZACIÓN – Confidencial, el administrador esta indicando que este documento solo puede ser ocupado por personas autorizadas por parte de la empresa.

Sin embargo, no podrán copiarlo e imprimirlo.

Si este documento le llega a un usuario ajeno a la organización, no podrá utilizarlo.

Y si necesitas ocupar la opción SU ORGANIZACIÓN – CONFIDENCIAL, VER ÚNICAMENTE, lo que te indica es

que con esta no podrás modificar, copiar ni imprimir.

Ahora te mostraré como proteger tus documentos cuando los envías por correo electrónico.

Esto se hace desde Outlook ya sea la versión de escritorio o la versión Web.

Vista de Escritorio:

Vista Web:

Vamos a enviar un documento a un usuario ajeno a la organización que no tiene restricciones, pero que en el correo le vamos a restringir el reenvío, por lo que no podrá reenviarlo a otra persona sin el permiso del emisor original.

Podrás ver que al receptor del correo le llego el mensaje con una nota especial.

Si el receptor hace caso omiso al mensaje y se lo reenvía a otro usuario, se percatará que el mensaje salió, pero el archivo adjunto queda encriptado, por lo que el segundo receptor no podrá abrir el documento.

Ahora ocuparemos la restricción SU ORGANIZACIÓN – CONFIDENCIAL

Si el usuario pertenece a su organización, podrá visualizar el mensaje

Si el usuario no pertenece a su organización, no podrá visualizar el mensaje aunque lo haya recibido

Como veras, con estas herramientas que tienes a tu alcance puedes proteger de una mejor forma tu información y limitar su uso a las personas que deberán tenerlo.

 

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Compartir archivos o carpetas en OneDrive

Compartir archivos o carpetas, una vez que ya tienes configurado e instalada la aplicación de OneDrive en tu PC.

Puedes compartir directamente desde las aplicaciones de escritorio. Ubica el ícono de COMPARTIR en la parte superior derecha de tu pantalla, desplazará una ventana emergente en caso de que no lo hayas guardado. Ten en cuenta que para compartirlo deberás guardarlo en la ubicación donde tengas sincronizadas tus carpetas de OneDrive.

Esperarás unos segundos a que el documento quede cargado en OneDrive

Hecho esto, veremos otra ventana emergente donde deberás indicar los permisos que tendrá el usuario con el que compartirás tus documentos y también donde indicarás la cuenta de correo electrónico con el que vas a compartir.

Te recomendamos poner especial atención a la opción CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO PUEDE EDITAR. Si le das clic en la flecha, desplazarás una nueva ventana emergente

En esta nueva ventana podrás seleccionar de entre las opciones: CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO, USUARIOS DE TU ORGANIZACIÓN, PERSONAS QUE TIENEN ACCESO y PERSONAS DETERMINADAS. En otras configuraciones podrás PERMITIR LA EDICIÓN o restringirla, ESTABLECER FECHA DE EXPIRACIÓN y habilitar BLOQUEAR LA DESCARGA.

Te explicamos la primera parte: ´

CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO, significa que puedes compartir tu archivo con cualquier usuario sin importar el dominio o usuario de correo electrónico; es decir, puede ser Hotmail, Outlook, Yahoo, Gmail, otros.

USUARIOS DE TU ORGANIZACIÓN, significa que sólo puedes compartir con personas de tu empresa, en mi caso particular, sólo puedo compartir con usuarios que manejen correos electrónicos con el dominio servicioytecnologia.com, ya que es el que se registró en la cuenta de Office 365.

Puedes observar que con esta opción, no te dejará agregar a correos electrónicos personales u otro dominio no autorizado por la empresa. Fíjate en el mensaje ESTE VINCULO NO FUNCIONARA PARA LAS PERSONAS QUE NO TIENEN PERTENECEN A LA ORGANIZACIÓN.

PERSONAS QUE TIENEN ACCESO

Esta opción sólo puede usarse con usuarios a los que previamente se les había dado acceso. Puedes observar que cuando seleccionas esta opción, la parte inferior de Otras Configuraciones se omiten al instante. Aplicas el cambio y regresamos a la ventana para indicar el usuario a compartir el archivo. Como a estos usuarios no se les había compartido, nos marca una advertencia que nos indica que no podemos utilizar esta opción si queremos compartirlos a ellos.

La opción PERSONAS DETERMINADAS da acceso a personas específicas. Si alguno de ellos reenvía la invitación para uso compartido, a usuarios no autorizados por ti, no podrás utilizar el vínculo con el que se comparte.

En la sección de otras configuraciones, tenemos las opciones:

  • PERMITIR LA EDICIÓN. Esta únicamente se deshabilita para cuando compartes el documento con PERSONAS QUE TIENES ACCESO.
  • ESTABLECER FECHA DE EXPIRACIÓN. Sólo lo podrás utilizar si compartes tus documentos CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO.
  • BLOQUEAR LA DESCARGA. Lo tendrás disponible en los dos primeros casos, verás que está opción se encuentra deshabilitada. Para habilitarlo, deberás deshabilitar la opción PERMITIR EDICIÓN.

Una vez que le das enviar, si esta se realizo con éxito verás el siguiente mensaje:

Los pasos para compartir son similares, sobre todo lo que cambia es el origen.

Acabamos de ver como compartir un documento desde la aplicación misma. Ahora puedes ver como hacerlo desde el explorador de archivos.

Ubica el documento, le das clic derecho, se desglosará una lista de opciones y darás clic en COMPARTIR

Teniendo las mismas opciones que te explicamos anteriormente.

También puedes compartir directamente desde la aplicación Web de OneDrive o de Sharepoint.

Ahora te mostramos que ocurre cuando las carpetas o documentos te las comparten a ti. El usuario está compartiendo desde su OneDrive en la web, ha selecciona en esta ocasión una carpeta

Después que se realizó el proceso que vimos anteriormente, el receptor recibirá un mensaje de correo electrónico.

compartir

Al darle clic en el botón ABRIR nos llevará al vínculo compartido por otro usuario, que se alojará dentro de nuestra cuenta de OneDrive.

compartir

sin salir de esta ubicación, te irás al botón de SINCRONIZACIÓN, para que despliegue la siguiente ventana emergente solicitando acceso a tu cuenta de correo electrónico.

compartir

Toma en cuenta que te puede solicitar que indiques la contraseña de esta.

Verás la siguiente ventana

compartir

Le das clic en INICIAR SINCRONIZACIÓN y esperas unos segundos.

Cuando acabe de sincronizar, verás la carpeta dentro del Explorador de Archivos, en la sección correspondiente a Sharepoint.

compartir

Como vez es muy fácil compartir archivos y carpetas, así como también restringir los permisos.

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Microsoft OneDrive Para Respaldos Automáticos

¿QUÉ ES MICROSOFT ONEDRIVE Y PARA QUÉ TE SIRVE?

Microsoft OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube que forma parte de Office 365, y este te puede servir para resguardar tus archivos y compartirlos con otras personas fácilmente.

Nuestras empresas al día de hoy dependemos de la comunicación ya no solo dentro de las instalaciones de la empresa, por lo que se requieren operaciones fluidas que nos permitan la colaboración y la no duplicidad de archivos al momento de respaldar nuestra información.

Algunos ejemplos en los que puede serte útil son:

  • Tu equipo se contamino por descargar un documento con virus
  • El disco duro de tu pc se descompuso
  • Respaldas tu información en Discos duros portátiles, pero por falta de tiempo no lo haces continuamente, a parte de que se alenta el equipo cuando lo haces y es muy incómodo.
  • Requieres enviar un archivo adjunto con un tamaño superior al permitido en tu correo electrónico y optas, ya sea por dividirlo en varios archivos creando desorden en tu información o subirlos a plataformas que no son muy seguras creando una amenaza de seguridad.

COMO CONFIGURAR TU ONEDRIVE

Primeramente debemos considerar el sistema operativo con el que cuenta el equipo en el que quieres instalar OneDrive:

  1. Si el equipo usa Windows 10, OneDrive ya viene integrado en el equipo, por lo que, no necesitarás descargar la Aplicación de OneDrive, bastará con buscar en el Explorador de archivos dicha aplicación y como una ubicación para guardar archivos.
  2. Si el equipo tiene un Sistema Operativo diferente, la configuración deberá realizarse desde el portal web de OneDrive.

Segundo, contar con una cuenta de correo electrónico de Hotmail o Outlook si vas a activar tu cuenta de OneDrive gratuito, ten en cuenta que la versión gratuita sólo te da 5gb de espacio. Si deseas agregar mas espacio, bastará con que contrates una cuenta de Office 365 personal, misma que quedará asociada a tu cuenta de correo electrónico.

Considera también las versiones de Office 365 para empresas que te dan 1 TB de almacenamiento, pero también te da la enorme ventaja de contar con un correo electrónico con dominio personalizado con un espacio de 50gb.

  1. OneDrive con Windows 10

Paso 1. Busca en Explorador de Archivos la Aplicación como una ubicación para guardar archivos.

Paso 2. Le das Clic derecho y en la lista de opciones selecciona Configuración.

Paso 3. Aparecerá una ventana emergente en donde tienes que escribir tu correo electrónico de registro, una vez puesto das Clic en Iniciar Sesión y posteriormente te pedirá la contraseña de acceso. Esto aplica si tu correo electrónico es personal o es de empresa.

Paso 4. Ya sólo te queda seleccionar las carpetas que quieres sincronizar con tu equipo.

  1. Si el equipo tiene un Sistema Operativo diferente, la configuración deberá realizarse desde el portal web de OneDrive.

Paso 1. Ingresa a tu cuenta de correo electrónico en la web, verás que ya sea correo personal o cuenta de Office 365 en la parte superior izquierda visualizarás el iniciador de aplicaciones, por lo que le das clic y te mostrará la lista de aplicaciones disponibles que tienes. Selecciona la aplicación de OneDrive.

       

Paso 2. Te llevará a la página de OneDrive. Aquí te fijará en la parte inferior izquierda de tu pantalla y darás clic en la opción: Obtener las aplicaciones de OneDrive.

Paso 3. Aparecerá una ventana emergente en donde tienes que escribir tu correo electrónico de registro, una vez puesto das Clic en Iniciar Sesión y posteriormente te pedirá la contraseña de acceso.

Paso 4. Ya sólo te queda seleccionar las carpetas que quieres sincronizar con tu equipo

Paso 5. A partir de aquí verás el icono de OneDrive en la parte inferior derecha de tu pantalla.

Para que dejes configurados el guardado de archivos de manera automática deber observar que tus archivos y documentos se encuentren dentro de la carpeta de Mis documentos que vienen por default.

Paso 6. Abre el servicio de OneDrive en tu equipo (parte inferior derecha), en la opción Más y luego en Configuración. Se abrirá una ventana emergente.

Paso 7. En esta nueva ventana, ubica y selecciona la pestaña Copia de Seguridad, e inmediatamente selecciona la opción Administrar copias de seguridad. Te darás cuenta de que solo te permitirá crear copias para los archivos documentos que se encuentren en el Escritorio, Imágenes y Documentos.

Recuerda

Si tú eres de los que guardan su información en una Unidad diferente de C, el respaldo de tu información lo deberás realizar de manera manual. Para ello deberás ingresar a tu cuenta de OneDrive en la web, verás las opciones Nuevo para generar directamente en OneDrive una carpeta o archivo y la opción Guardar para cargar archivos que tengas en tu Equipo.

OneDrive

OneDrive

Cuando dejas habilitada la Administración de copias de seguridad, podrás visualizar en tus carpetas sincronizadas con OneDrive el estado que estas tienen, donde podrás visualizar los siguientes estados:

Cuando estás trabajando con tus documentos y estos los guardas en alguna ubicación donde dejaste configurada la protección automática, verás que tu documento tendrá habilitado el Autoguardado.

OneDrive

Si eres de los que se olvida Guardar continuamente tus cambios en tus archivos, al momento de cerrar un documento tendrás la certeza de que todos los cambios quedaron guardados y tu documento quedo tal cual lo dejaste.

Esto no ocurre si tus documentos los dejas en una ubicación diferente de los que se quedaron en la administración de protección de carpetas.

Por último, recuerda que esta misma cuenta puedes configurar la en tus dispositivos móviles a fin de que puedas tener acceso a tus archivos desde cualquier lugar.

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Carolina Domínguez Jiménez
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Conoce que es Office 365

¿Qué es Office 365?

Office 365 es un servicio de suscripción basado en la nube que reúne las mejores herramientas para la forma de trabajar de hoy en día. Al combinar las mejores aplicaciones de su categoría, como Word, Excel, Power Point y Outlook, con servicios de gran utilidad en la nube, como OneDrive y Microsoft Teams, Office 365 permite a los usuarios crear y compartir desde cualquier lugar y dispositivo.

Tu trabajo desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.

 Que es Office Outlook  Que es Office Word  Office 365 Excel  Office 365 PowerPoint

Con Office 365 tendrás siempre las versiones actualizadas de Word, Excel, Power Point, Outlook y demás servicios, ya sea que lo tengas instalado en tu PC o Mac, Tablet o teléfonos Windows, iPhone y teléfonos Android con Office Mobile

Tendrás las versiones de escritorio que siempre has trabajado de Word, Excel, PowerPoint y más, pero también edítalos o consúltalos en cualquiera de tus dispositivos móviles como tu celular.

Puedes empezar tu documento en tu computadora y terminar de editarlo en tu Tablet, ya que tus archivos siempre están disponibles (online o sin conexión) y se sincronizarán con todos tus dispositivos en los que tengas la misma cuenta. Office 365 nunca se cansa.

Previas configuraciones, no perderás tiempo en instalar, actualizar o sincronizar tu información, ya que Office 365 realiza estas funciones en segundo plano a fin de que puedas dedicarte 100% a tu empresa.

Organiza tus archivos y compártelos dentro y fuera de tu empresa.

 Office 365 SharePoint Office 365 OneDrive

Una de las aplicaciones más importantes de Office 365 cuentas con Microsoft OneDrive que te servirá para almacenar tus archivos y compartirlos de manera segura.

Podrás sincronizar tus archivos con el escritorio para que puedas trabajar en ellos sin conexión, recuerda que Office 365 realizará estas funciones en segundo plano.

Recuerda que tú eres el dueño de tu información por lo que podrás compartir tus archivos de manera segura y sencilla, también puedes dar seguimiento al historial de los cambios que fueron generando cada uno de los usuarios autorizados. Todo esto lo logramos con SharePoint que nos ayuda a crear sitios de grupo o de intranet a fin de administrar y compartir archivos o carpetas.

Tus archivos compartidos podrás guardarlos en OneDrive o Sharepoint, lo que permite que tu archivo puedas iniciarlo en un dispositivo y terminarlo en otro, como te mencionamos anteriormente.

Equipos y recursos desde un mismo lugar.

Si tu te encuentras, por ejemplo en la Ciudad de México, y tienes sucursales en otros lugares puedes generar un Centro de Trabajo con Microsoft Teams, aquí podrás chatear, tener una reunión online, compartir archivos, incluso modificarlos, logrando con ello tener una mejor productividad.

Protección de tu información

Con Office 365 podrás decidir cómo usarán tus colaboradores los datos en sus distintos dispositivos. Restringe la copia o el almacenamiento de información de la empresa en aplicaciones y ubicaciones no autorizadas.

Por ejemplo si un usuario desea acceder desde su casa a su cuenta de trabajo y no tiene los permisos, en el acceso se le pedirá un código de verificación, este código de verificación llegará a la cuenta indicada por el Administrador por correo electrónico, mensaje de texto u otro método.

Muy importante, con Office 365 tus datos son sólo tuyos.

El Cifrado de mensajes de Office 365 te ayuda a proteger la información confidencial sin afectar a la productividad.

El usuario A envía documento confidencial con restricciones específicamente al usuario B, estas restricciones no permitirán que  el usuario B envíe este documento confidencial a un usuario C.

Obtén más valor por tu dinero

Obtén más valor por menos con una solución que combina las aplicaciones de Office con conferencias, almacenamiento de archivos online, correo electrónico de categoría empresarial con un espacio de 50 gb y otros servicios de los que te hablaremos en otros videos, como Microsoft Planner, To-Do, etc.

Ve nuestro vídeo aquí

Microsoft Azure, SQL Server, Skype for Business, Microsoft Teams, Office 365, Power BI, Exchange, SharePoint y Outlook son marcas de Microsoft Corporation.
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Carolina Domínguez Jiménez
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Calculo de Aguinaldo en Aspel NOI v8.0

Cálculo de aguinaldo en Aspel-NOI 8.0.

El artículo 87 de la Ley Federal del trabajo estipula que el aguinaldo es un derecho que tienen los trabajadores, el cual debe de pagarse en forma anual y antes del día 20 de diciembre, con un equivalente a 15 días de salario mínimo, y en caso de que los trabajadores no cumplan el año de
servicios, tendrán derecho a que se les pague la parte proporcional del mismo, conforme al tiempo que hubiesen trabajado.

Para efectuar el pago del aguinaldo en Aspel-NOI, debes realizar los siguientes pasos:

1. Creación y configuración de la nómina

a) Creación del periodo de nómina
 Menú Archivo / Administrador de periodos / Crear nuevo periodo
Capturar la fecha en que se efectuará el pago de aguinaldo.

Aguinaldo

La fecha de pago de aguinaldo no deberá coincidir con la fecha de pago de nómina normal.

b) Configuración de la nómina
Menú Nómina / Parámetros de la nómina / Habilitar parámetro nómina especial

Aguinaldo

2. Configuración de Percepciones y deducciones

a) Configuración de la Percepción Aguinaldo.
 Menú Nómina / Percepciones y deducciones  / Modificar percepción
Aguinaldo  / Pestaña Datos Generales / Aplicación General y Nómina Especial

Aguinaldo

b) Revisión de los parámetros en la percepción Aguinaldo.
 Menú Nómina / Percepciones y deducciones  / Modificar percepción
Aguinaldo  / Pestaña Datos generales la fórmula deberá estar definida de
acuerdo al tipo de nómina.

• Semanal: (SD * DAG/DA)*(DTA + Días faltantes para completar el año)
• Quincenal: SD*(DAG/DA)*DTA

Aguinaldo

Menú Nómina / Percepciones y deducciones  / Modificar percepción
Aguinaldo  / Pestaña Bases Fiscales

 Deberá validar que la Base Grav. ISR en la columna Calendario se encuentre la opción mensual y en la columna Grav/Exento sea parcialmente gravable y su fórmula condicional sea: @SI[P004>UMA*30, P004-UMA*30,0].

Aguinaldo

Las variables de las fórmulas son:

  • SD = Salario Diario de los trabajadores, valor el cual se define en el expediente del trabajador.
  • UMA = Valor de la unidad de medida y actualización, establecidos por el INEGI y capturado en parámetros de la nómina.
  • DAG = Días de aguinaldo de los trabajadores, valor el cual es tomado de la Tabla de Salario de Diario Integrado número 4.
  • DA = Días por año, valor el cual se toma de los Parámetros de la Nómina.
  • DTA = Días trabajados en el año, valor el cual es tomado del acumulado anual de los trabajadores, en el cual se incluye los días trabajados en el año menos.

La fórmula va a depender de lo que se desea pagar de aguinaldo, sí los días completos o que se consideren las faltas. El sistema efectuará el cálculo de aguinaldo correspondiente a cada trabajador, de acuerdo a los días trabajados en el año y su salario. En el recibo de trabajadores aparecerá el monto de Aguinaldo, así como su respectivo ISR.

c) Revisión de los parámetros en la deducción ISR.

 Menú Nómina / Percepciones y deducciones  / Modificar deducción ISR
 / Pestaña Datos Generales / Aplicación General y Nómina Especial

Aguinaldo

A continuación se realizará la simulación del pago de aguinaldo tanto en una nómina quincenal, como en una semanal.

Pago de Aguinaldo en una Nómina Quincenal.

Se tiene un trabajador con los siguientes datos:

Clave          Descripción            Valor en la simulación
SD             Salario Diario                     $578.52
DTA        Días Trabajados                   365 Días
DAG      Días de Aguinaldo                 15 Días

a) La variable DTA (Acumulados de días trabajados) se podrá consultar desde:
Menú Acumulados / Acumulados del Trabajador 

Aguinaldo

En este ejercicio se aplica el valor de 365 días, en caso de ser un año bisiesto se aplica el valor de 366 días.

Con la fórmula indicada en la configuración de la percepción se realiza el cálculo.

Descripción                             Valor
Fórmula                                   SD * (DAG/DA) * DTA
Sustitución de Fórmula           578.52* (15/365) * 365
Total de Aguinaldo                 $8677.80
ISR                                          $690.00.
Total a Pagar                          $7987.80

Aguinaldo

Pago de Aguinaldo en una Nómina Semanal

En este caso se pretende pagar la nómina del aguinaldo el día 20 de diciembre.
Datos del trabajador:

Clave          Descripción        Valor en la simulación
SD              Salario Diario.                    $454
DTA          Días Trabajados.            357.98 días.
DAG        Días de Aguinaldo             15 Días

En este caso como en el acumulado de días no es igual a los 365 días del año, sí se deja esta fórmula SD * (DAG/DA) * DTA, el aguinaldo no sería calculado correctamente, dando como resultado un monto diferente, por lo tanto en este caso es necesario modificar la percepción
“Aguinaldo” colocando la siguiente fórmula:
(SD * DAG/DA)*(DTA+7.02)

Aguinaldo

Donde 7.02 son los días faltantes para llegar a los 365 días del año, por lo que se debe de realizar el siguiente cálculo:

Descripción                           Valor
Fórmula                                SD*DAG/365)*(DTA+7.02)
Sustitución de Fórmula        (454*15/365)*(357.98+7.02)
Total de Aguinaldo               6810
ISR                                        938
Total a Pagar                        5872.00

Aguinaldo

De esta manera será más fácil obtener la nómina del Aguinaldo y realizar el pago correcto a los trabajadores.

Una vez timbrada la nómina especial de Aguinaldo, al crear tu siguiente periodo debes validar que la deducción ISR se encuentre configurada correctamente para ello ingresa a:

 Menú Nómina / Percepciones y deducciones  / Modificar deducción ISR
 / Pestaña Datos Generales / Nómina Normal

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10 cosas que debes de saber sobre el complemento de pago

Conozcamos que es el complemento de pago

El Complemento para recepción de pagos, es un documento electrónico en el cual se detalla la cantidad que se paga e identifica la factura cuyo saldo se liquida.

complemento

A continuación te presentamos 10 cosas que debes de saber:

  1. El complemento de pago es un comprobante que debes emitir cuando se trata de pagos en parcialidades o diferidos, no cuando se paga en una sola exhibición*.
  2. Quien emitió la factura debe emitir el complemento de pagos a más tardar el día 10 natural del mes siguiente en que recibió el pago.
  3. Se puede emitir un complemento de pagos por cada pago recibido o bien uno por  todos los pagos recibidos en un mes, siempre que estos sean efectuados por un mismo receptor.
  4. Dentro de los comprobantes de pago expedidos deberás señalar “cero” en el campo de “total” sin registrar  “método y forma de pago”
  5. El uso que debe manifestarse en el complemento de pago es: “P01” Por Definir.
  6. No olvides que el complemento de pago es un requisito para deducir un gasto o acreditar un impuesto.
  7. El complemento de pagos no aplica para asalariados ni para honorarios, excepto en el caso de que los honorarios se paguen de manera diferida.
  8. Cuando en el comprobante existan errores, éste podrá cancelarse siempre que se sustituya por otro con los datos correctos.
  9. Si no te emiten el complemento de pagos, repórtalo a través del portal del SAT en el apartado de “Solicitudes para la no emisión de factura”.
  10. Las sanciones por no emitir este complemento son las mismas que por no expedir factura.

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* Recuerda que se considera pago en una sola exhibición cuando conoces la forma de pago y éste efectivamente se realiza antes de que debas presentar tus declaraciones mensuales

Fuente: SAT 

Información relacionada aquí.

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Office 365 para tu empresa

Todo lo que se necesita para hacer más eficiente a un negocio se puede encontrar en Office 365, ya que es una experiencia integrada de aplicaciones y servicios, diseñada para ayudarte a seguir tu pasión y hacer crecer tu negocio. Obtén aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint y más  , actualizadas mensualmente con las últimas características y actualizaciones de seguridad.

Las herramientas que conjunta son:

correo electrónico y calendario; Office Web Apps; sitios web y colaboración; y mensajería instantánea y conferencias en línea. De este modo es posible trabajar cómo, cuándo, y dónde se requiera, lo que permite responder de manera oportuna peticiones importantes de negocios.

Los suscriptores de Office 365 Empresa, Empresa Premium y ProPlus pueden instalar Office hasta en cinco equipos PC o Mac, cinco tabletas y cinco smartphones. Los dispositivos Windows híbridos, como Microsoft Surface Pro, se contabilizan como un equipo PC o una tableta.

Office 365

En cualquier lugar y momento. Acceso a correo electrónico, calendarios y contactos en equipos, la Web y los dispositivos móviles.

Office 365

Familiar y constante. Office 365 está diseñado para funcionar con populares herramientas como Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft OneNote y Microsoft PowerPoint.

Office 365

Mostrar y contar. Es sencillo crear sitios web con herramientas de fácil manejo y compartir documentos y colaborar en la web con compañeros, socios y proveedores.

Office 365

Reunirse y saludar. Permite conectarse con otras personas a través de nuevas vías gracias a la mensajería instantánea, llamadas de audio, videollamadas y conferencias en línea.

Office 365

Digno de confianza. Puede confiar en Microsoft, un líder del sector en materia de productividad. Microsoft proporciona una garantía de tiempo activo del 99,9% y respaldo financiero.

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Conoce a Incrementa un CRM para tu empresa

Incrementa es el mejor sistema de control comercial, desarrollado y enfocado totalmente en tus necesidades y presupuestos.

Por ello te damos a Conocer las principales funciones que te permitirán aumentar tu ganancias de manera exponencial, mejorando tu proceso de ventas y productividad.

Envía cotizaciones

Genera cotizaciones con un par de clicks, añade productos con imágenes y personaliza la información al momento de enviarla si es necesario.

Incrementa

Integracion Facebook

Captura prospectos con un formulario web. Los contactos se asignarán a tu equipo de ventas y se agendarán una llamadas automáticamente.

CRM

Autofollows

Programa correos de seguimiento y Autofollow se encargará de enviarlos automáticamente. Cuando los correos sean leídos serás notificado.

CRM-Incrementa

Campañas de venta

Distribuye automáticamente la asignación de prospectos en tu equipo de ventas y activa a todos tus vendedores con un par de clicks.

Incrementa

Cartera de clientes

Centraliza tu información de ventas y mantenla segura junto con tu calendario, cotizaciones y reportes, todo en un mismo lugar, seguro y accesible.

CRM-Incrementa

Seguimiento de ventas

Al realizar una llamada con un prospecto, el vendedor siempre tendrá que agendar la siguiente llamada. Así hasta que se cierre la venta.

Incrementa

Email Marketing

Una campaña de email marketing sirve para ofrecer un nuevo producto, mantener contacto con tus clientes y para conocer prospecto nuevos.

CRM

Facturación

Emite facturas digitales válidas y selladas, sin tener que trabajar doble con otro sistema diferente. Todas tus cotizaciones se pueden convertir en facturas.

Incrementa-CRM

Más información aquí 

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Conoce que es un CRM

CRM (en inglés Customer Relationship Management, o Gestión de las relaciones con clientes)  es una solución de gestión de las relaciones con clientes, orientada normalmente a gestionar tres áreas básicas: la gestión comercial, el marketing y el servicio post venta o de atención al cliente.

CRM

El uso de un CRM forma parte de una estrategia orientada al cliente en la cual todas las acciones tienen el objetivo final de mejorar la atención y las relaciones con clientes y potenciales. La herramienta CRM y la orientación al cliente proporcionan resultados demostrables, tanto por disponer de una gestión comercial estructurada y que potencia la productividad en las ventas como por ofrecer un conocimiento profundo del cliente que permite plantear campañas de marketing más efectivas.

Las funciones de atención al cliente de una herramienta CRM potencian además la fidelización y satisfacción de los clientes, lo que tiene un impacto muy positivo en términos de ventas recurrentes y cruzadas.

El software CRM

Por definición, permite compartir y maximizar el conocimiento de un cliente dado y de esta forma entender sus necesidades y anticiparse a ellas. Por definición, el CRM recopila toda la información de las gestiones comerciales manteniendo un histórico detallado.

Una solución CRM permite dirigir y gestionar de forma más sencilla las campañas de captación de clientes y de fidelización. Gracias al CRM se puede controlar el conjunto de acciones realizadas sobre los clientes o clientes potenciales, y gestionar las acciones comerciales a partir de un cuadro de mandos detallado.

Las empresas que utilizan soluciones CRM generan más oportunidades de venta, agilizando la gestión, con presupuestos actualizados en tiempo real y procesos de ventas optimizados. Del mismo modo las empresas que utilizan CRM pueden hacer mejores segmentaciones, y disponen de la información para un servicio de atención al cliente y postventa de nivel superior.

CRM

Fuente: https://www.elegircrm.com
Conoce el CRM que tenemos para ti https://servicioytecnologia.com/incrementa/
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Conoce que hacer con la Nube

Solemos utilizar la nube como un recurso extra para el almacenamiento, pero ¿qué otros beneficios a la eficiencia le puede dar a tu negocio?

No cabe duda de que, a los emprendedores, la nube nos ha hecho la vida más fácil.

Gracias a plataformas como Dropbox, Google Drive y iCloud, podemos almacenar más información de la que soportan nuestros dispositivos, acceder a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Por ello aquí te presentamos 5 cosas que podemos hacer en ella:

1.- Tener más espacio para innovar

El dinero y recursos que los negocios ahorran al usar plataformas en la nube (que a veces son gratuitas) pueden destinarse a buscar nuevas oportunidades de negocios, mejorar procesos internos o adoptar nueva tecnología.  Además, según los expertos, el cloud computing permite que esta situación se mantenga a largo plazo.

2.-Mejorar la operación del negocio

Migrar a servicios empresariales en la nube como G Suite de Google es una gran oportunidad para que una compañía gane en eficiencia, pueda mejorar la calidad de sus procesos e incremente el nivel de comunicación entre sus empleados. Ten en cuenta solamente los beneficios que tiene usar un calendario en la nube para coordinar juntas de trabajo, una aplicación de videoconferencias para comunicarse con un cliente que vive en otro país, o una plataforma de trabajo colaborativo para avanzar con un proyecto aunque estemos fuera de la oficina.

3.-Administrar el negocio en forma más práctica y segura

Hoy existen plataformas empresariales avanzadas que permiten realizar las principales operaciones de compra-venta de la empresa desde la nube.

4.-Acceder a “ambientes elásticos”

Significa que la posibilidad de contar con más o menos espacio de almacenamiento, de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa del momento. Por ejemplo, si tienes un sitio de e-commerce y participas de El Buen Fin, vas a necesitar más espacio en el servidor para soportar más visitas, consultas y operaciones de compra; instalar más aplicaciones de seguridad; y poner en funcionamiento otros recursos que vuelvan más rápida y eficiente la página. Cuando tenemos nuestros propios servidores en la empresa, en cambio, se puede producir un desperdicio de recursos por un exceso de capacidad instalada.

5.-Contribuir al cuidado del medio ambiente

Algunos estudios indican que, para 2020, los servicios en la nube podrían disminuir la contaminación atmosférica en 85.7 millones de toneladas métricas anuales de emisiones de carbono y otros residuos.

NUbe

Fuente: https://mipropiojefe.com
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