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Curso Online de Aspel SAE

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Nuevas funciones y características de Aspel NOI 9.0

A continuación, se describen las nuevas funciones y características de Aspel NOI 9.0:

TABLERO DE NÓMINA

Se integra un nuevo tablero de nomina permitiendo consultar indicadores gráficos de la nomina actual. Ingresando desde:

Menú Nomina / Tablero de nómina

Cuenta con las siguientes secciones:

a) Trabajadores activos: Muestra el Total de trabajadores agrupados por:

  • Estatus
  • Años de antigüedad
  •  Contrato por vencer
  • Aniversario
  • Departamento
  • Puesto
  • Clasificación

b) Total de percepciones

  • Pagos de percepciones y deducciones
  • Pagos por antigüedad
  • Sueldos por departamento 
  • Sueldos por puestos
  • Sueldos por clasificación

c) Recibos electrónicos

  • Timbrados 
  • Cancelados
  • No generados

funciones y características

ANALIZADOR DE RECIBOS ELECTRÓNICOS

Ten la certeza de que no existan diferencias al realizar la conciliación entre los totales de pago de los comprobantes emitidos y los totales de la nómina actual. Exporta la consulta hacia archivos Excel, Texto delimitado, HTML, XML.

Ingresando desde:

Menú Fiscales / Analizador / Analizar Recibos Electrónicos

  1.  Selecciona la carpeta donde se encuentran los XML de tus recibos de nomina.
  2.  Da clic en el botón Verificar para realizar el proceso.
  3.  Valida en la columna Diferencia, si encuentras alguna e indicará con color rojo la palabra SI.

funciones y características

4. Selecciona la información con la diferencia encontrada y da clic en el botón Detalle del Recibo para validar el detalle de Percepciones / Deducciones 

funciones y características

CONCILIACIÓN DE ACUMULADOS

Selecciona múltiples nominas y observa la información de los acumulados por nomina y CFDI, ya sea de forma general o a detalle. Exporta la consulta hacia archivos Excel, Texto delimitado, HTML, XML.

Ingresando desde:

Menú Acumulados / Recibos electrónicos / Conciliación de Acumulados 

  1. Selecciona a tu trabajador o el rango de tus trabajadores
  2. Selecciona las nominas a conciliar 

funciones y características

3. Al realizar el proceso valida en la columna de diferencia, si existe alguna sera indicado con el símbolo ≠y en color rojo los montos.

funciones y características

4. Permite ver la consulta por Consolidado por nomina y por nomina-Detalle por trabajador 

GENERADOR DE CARTAS, CONTRATOS Y CONSTANCIAS

Crea de forma sencilla cartas, contratos y constancias laborales, a través de practicas plantillas Microsoft word

Menú Reportes / Cartas / Administrador de contratos y otros documentos 

El sistema contará con:

  • Cartas de Recomendación
  • Constancia laboral
  • Carta Embajada de Estados Unidos
  • Carta Finiquito
  • Carta Infonavit
  • Constancia para guardería IMSS
  • Constancia para IMSS
  1. Selecciona la carta o constancia que deseas, coloca la información para realizar la pre visualización del documento.

funciones y características

2.- Da clic en Editar plantilla, te mostrara la ventana para realizar el filtro de tus trabajadores

funciones y características

3.- Valida la información de tu plantilla y realiza la impresión con la información de tu trabajador 

funciones y características

AUTOMATIZACIÓN DE COMPROBANTES (TIMBRADO MASIVO)

Obtén tus CFDI en automático al timbrar de forma masiva tus recibos sin detener las operaciones de tu empresa.

Menú Parámetros del Sistema / Recibos Electrónicos / Pestaña de automatización de comprobantes

  1. Realiza la configuración de la automatización 

funciones y características

2. Cuando se realice la obtención se mostrara la alerta indicándote el estatus de tus comprobantes 

funciones y características

MEJORAS EN EL PROCESO DE FINIQUITO

Al realizar el proceso de finiquito, en la consulta del recibo de tu trabajador visualiza cada proceso de manera individual (Liquidación o indemnización)

Menú proceso de Nómina / Finiquitos

  1. Al realizar el finiquito podrás indicar el proceso a generar 

funciones y características

2. Al consultar el recibo de tu trabajador, podrás seleccionar el recibo a visualizar Indemnización/Liquidación

funciones y características

MEJORAS EN EL TRASPASO DE ACUMULADOS

Al realizar este proceso recuerda contar con un respaldo de tu información, te permite traspasar mayor información como:

a) Acumulados de:

  • Percepciones, deducciones y bases fiscales
  •  Borrar Acums. Reingreso
  • Calendarios

b) Datos de trabajador

  • Datos generales
  • Datos personales
  • Salud
  • Fiscales
  • Gravable para
  • Tipo de salario

c) Parámetros generales

  • Salario mínimo
  • Datos del IMSS
  • UMA

b) Tablas de Sistemas 

Conoce mas de Aspel NOI

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Conoce las diferencias entre forma y método de pago

Método de pago vs Forma de pago 

A pesar de parecer ser la misma expresión dicha de formas (o métodos) distintas, ambos campos del CFDI llevan información diferente.

De acuerdo con lo estipulado en el artículo 29-A, fracción VII de este documento, al elaborar un CFDI se debe estipular el importe total de la operación con número y letra. Así mismo se deben observar estos dos requisitos:

FORMA DE PAGO

La forma de pago refiere al medio a través del cual se realizó el pago. Es decir, nos referimos a especificar si el pago se realizó en efectivo, mediante tarjeta de crédito, vales de despensa, cheque o cualquier otro. Quizás te sorprenda, pero el SAT contempla 32 formas de pago en el catálogo c_FormaPago, incluyendo las ya mencionadas

Catálogo c_FormaPago

Clave  Descripción
01 Efectivo
02 Cheque nominativo
03 Transferencia electrónica de fondos
04 Tarjeta de crédito
05 Monedero electrónico
06 Dinero electrónico
08 Vales de despensa
12 Dación en pago
13 Pago por subrogación
14 Pago por consignación
15 Condonación
17 Compensación
23 Novación
24 Confusión
25 Remisión de deuda
26 Prescripción o caducidad
27 A satisfacción del acreedor
28 Tarjeta de débito
29 Tarjeta de servicios
30 Aplicación de anticipos
31 Intermediario pagos
99 Por definir

MÉTODO DE PAGO:

El método de pago dependerá de si la transacción se hizo en una sola exhibición o en parcialidades. El catálogo correspondiente se llama c_MetodoPago .

Es importante tener en mente que si el método de pago es en parcialidades, deberá anexarse un complemento de recepción de pagos

Catálogo c_MetodoPago

Clave  Descripción
PUE Pago en una sola exhibición
PPD Pago en parcialidades o diferido

método

La mejor forma de conocer exactamente cuales son los requerimientos con los que debe contar un CFDI es consultar el Código Fiscal de la Federación, el cual puedes encontrar en su totalidad da clic aquí

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Generación de respaldo y restauración en los sistemas Aspel

Generación de respaldo y restauración de información en los sistemas Aspel

Generación

Importante antes de generar el respaldo:

  • Cierra todas las ventanas abiertas dentro del sistema como, por ejemplo: Catálogo de productos, clientes, facturas, etc.
  • El respaldo, es necesario que lo hagas por cada una de las empresas que tengas.

A continuación, te indicamos los pasos para realizar dicho proceso:
1. Generación de respaldo.
2. Restauración de respaldo.

Generación de respaldos

Menú configuración \ Respaldo \ Respaldar \ Da clic en Generación de Respaldo o respaldar.

  • A) Selecciona la ruta destino, unidad externa o disco duro donde vas guardar el respaldo. Digita el nombre que llevará el respaldo, el sistema sugiere un nombre por omisión, pero lo puedes modificar.
  • B) Si requieres que el respaldo sea protegido con una contraseña, debes activar esta opción.
  • C) Selecciona los parámetros que se requieren respaldar. Al finalizar presiona aceptar.

Generación

Al terminar el proceso de generación del respaldo, el sistema manda el siguiente mensaje:

Generación

Generación

Restauración de Respaldo

¿Cómo funciona el proceso?

Esta opción se utiliza para recuperar la información, por ejemplo, cuando se ha realizado un cambio de equipo.

Menú configuración \ Respaldo \ Respaldar \ Da clic en Restaurar respaldo o Recuperación de respaldo.

  • A) Solicita el archivo del respaldo a restaurar ya sea de tu unidad externa o disco duro donde lo has generado
  • B) Si colocaste una contraseña al realizar el respaldo, te pide que la digites y confirmes, en caso contrario no estará habilitada esta opción.
  • C) Te solicita que selecciones los parámetros que se requieran restaurar. Al finalizar presiona aceptar.

Al terminar el proceso de restauración, el sistema manda el siguiente mensaje:

No se recomienda restaurar el DAC, ya que guarda las rutas y nombres donde fue generado el respaldo, en caso de ser nueva máquina puede causar conflictos.

Generación

Observación: Dichos respaldos deben hacerse en la maquina principal / servidor.

Apoyo y Soporte

📲961 231 2470
📞(961) 638 7167, 638 7168, 346 3750 y 346 3751

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Conoce el nuevo Sistema CoDi

El CoDi (Codigo Digital) es una plataforma desarrollada por Banco de México para facilitar las transacciones de pago y cobro a través de transferencias electrónicas, de forma rápida, segura y eficiente, a través de teléfonos móviles. Lo anterior en un esquema 24×7. El cual no tiene costo.

El 30 de Septiembre entro en vigor esta nueva manera de realizar pagos

CoDi® usa la tecnología de los códigos QR y NFC, para facilitar que tanto comercios como usuarios, puedan realizar transacciones sin dinero en efectivo. Aquí te explicamos más sobre estás tecnologías:

  • La tecnología QR (de respuesta rápida, por sus siglas en inglés) consiste en un código de barras (como los que aparecen en los artículos del supermercado) cuyos datos están guardados dentro de un cuadrado, mismo que permite almacenar una gran cantidad de información para después ser leída y mostrada desde una aplicación (App) en un teléfono celular. Este código puede estar estático en un establecimiento o se puede generar en cada transacción.
  • La tecnología NFC (comunicación de campo cercano) se basa en la transmisión de datos e información, con el sólo hecho de aproximar dos dispositivos móviles entre sí.

Entre los beneficios de cobrar con CoDi® se encuentran:

  • Transferencias rápidas, seguras y eficientes: Las operaciones CoDi® se realizan en cuestión de segundos; a cualquier hora, todos los días ¡incluyendo fines de semana!
  • Sin contracargos: Dado que las operaciones con CoDi® son explícitamente aceptadas por el comprador, te evitas contracargos.
  • Disposición inmediata: El dinero se ve reflejado en tu cuenta de manera inmediata al igual que el efectivo.
  • Sin costos: Las operaciones por CoDi® no generan comisiones adicionales.
  • Mayor control de tus finanzas y acceso a servicios financieros a la medida: Podrás generar un historial de operaciones que permitirá que las instituciones financieras te ofrezcan servicios de acuerdo a tus necesidades.

Conoce más información aquí https://www.banxico.org.mx/sistemas-de-pago/codi-cobro-digital-banco-me.html

Protección de documentos en Office 365

¿Como proteger tus documentos en office 365?

Microsoft ha implementado diferentes opciones que son muy fáciles de utilizar. Primero veremos como proteger tus documentos desde tus aplicaciones de escritorio.

Tu como creador del documento tendrás todos los permisos disponibles para editarlos, copiarlos e imprimirlos.

Para proteger un documento debes dirigirte a la pestaña ARCHIVO en la parte superior izquierda de tu pantalla, y ocuparás la primera opción, que es INFORMACIÓN donde verás la siguiente pantalla

Protección

Aquí utilizaremos el botón PROTEGER LIBRO si estamos trabajando con una opción de Excel, PROTEGER DOCUMENTO si hablamos de Word o PROTEGER PRESENTACIÓN si hablamos de PowerPoint

La primera opción de PROTEGER LIBRO es ABRIR SIEMPRE COMO SOLO LECTURA.

Protección

Esta opción claramente indica que a quien se lo envíes o compartas podrá descargar, abrir o guardar el documento sin poder editarlo o imprimirlo. Y aplica a cualquier usuario

Quedando de la manera siguiente, una vez que le das clic en esta opción

Protección

La segunda opción de PROTEGER es CIFRAR CON CONTRASEÑA.

Protección

Aquí se te indica claramente que si pierdes u olvidas la contraseña, no habrá manera de recuperar el documento. Por lo que te recomiendo tengas especial cuidado al ocupar esta opción.

Protección

Una vez que has indicado y confirmado la contraseña, quedará de la siguiente manera

Protección

Cuando necesites el documento, aunque seas el creador de este se te solicitaras las contraseñas

Protección

Si deseas saber como puedes quitar la contraseña del documento mándame un mensaje por cualquiera de los medios que tenemos disponibles para ti.

En el caso de Excel, las opciones PROTEGER HOJA ACTUAL y PROTEGER ESTRUCTURA DEL LIBRO

son permisos sobre la edición propias del formato de Excel que el administrador de documento restringirá de acuerdo a sus necesidades.

Para el caso propio de Word,

la opción por considerar es RESTRINGIR EDICIÓN.

Para todos los tipos de documentos Word, Excel o PowerPoint, tenemos la opción RESRINGIR EL ACCESO,

Donde cuentas con 4 opciones, siendo la primera ACCESO SIN RESTRICCIONES la que se usa habitualmente, la opción ACCESO RESTRINGIDO

Se habilitará la ventana emergente siguiente

donde asignarás que usuarios pueden leer o cambiar. Observa claramente que el caso de LEER te indica que estos podrás ver el archivo para su lectura, pero no pueden modificarlo, imprimirlo o copiar el contenido a otro documento.

En el caso de CAMBIAR, pueden leer, modificarlo, guardarlo o copiar el contenido pero no, pueden imprimirlo.

Para el caso de SU ORGANIZACIÓN – Confidencial, el administrador esta indicando que este documento solo puede ser ocupado por personas autorizadas por parte de la empresa.

Sin embargo, no podrán copiarlo e imprimirlo.

Si este documento le llega a un usuario ajeno a la organización, no podrá utilizarlo.

Y si necesitas ocupar la opción SU ORGANIZACIÓN – CONFIDENCIAL, VER ÚNICAMENTE, lo que te indica es

que con esta no podrás modificar, copiar ni imprimir.

Ahora te mostraré como proteger tus documentos cuando los envías por correo electrónico.

Esto se hace desde Outlook ya sea la versión de escritorio o la versión Web.

Vista de Escritorio:

Vista Web:

Vamos a enviar un documento a un usuario ajeno a la organización que no tiene restricciones, pero que en el correo le vamos a restringir el reenvío, por lo que no podrá reenviarlo a otra persona sin el permiso del emisor original.

Podrás ver que al receptor del correo le llego el mensaje con una nota especial.

Si el receptor hace caso omiso al mensaje y se lo reenvía a otro usuario, se percatará que el mensaje salió, pero el archivo adjunto queda encriptado, por lo que el segundo receptor no podrá abrir el documento.

Ahora ocuparemos la restricción SU ORGANIZACIÓN – CONFIDENCIAL

Si el usuario pertenece a su organización, podrá visualizar el mensaje

Si el usuario no pertenece a su organización, no podrá visualizar el mensaje aunque lo haya recibido

Como veras, con estas herramientas que tienes a tu alcance puedes proteger de una mejor forma tu información y limitar su uso a las personas que deberán tenerlo.

 

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Compartir archivos o carpetas en OneDrive

Compartir archivos o carpetas, una vez que ya tienes configurado e instalada la aplicación de OneDrive en tu PC.

Puedes compartir directamente desde las aplicaciones de escritorio. Ubica el ícono de COMPARTIR en la parte superior derecha de tu pantalla, desplazará una ventana emergente en caso de que no lo hayas guardado. Ten en cuenta que para compartirlo deberás guardarlo en la ubicación donde tengas sincronizadas tus carpetas de OneDrive.

Esperarás unos segundos a que el documento quede cargado en OneDrive

Hecho esto, veremos otra ventana emergente donde deberás indicar los permisos que tendrá el usuario con el que compartirás tus documentos y también donde indicarás la cuenta de correo electrónico con el que vas a compartir.

Te recomendamos poner especial atención a la opción CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO PUEDE EDITAR. Si le das clic en la flecha, desplazarás una nueva ventana emergente

En esta nueva ventana podrás seleccionar de entre las opciones: CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO, USUARIOS DE TU ORGANIZACIÓN, PERSONAS QUE TIENEN ACCESO y PERSONAS DETERMINADAS. En otras configuraciones podrás PERMITIR LA EDICIÓN o restringirla, ESTABLECER FECHA DE EXPIRACIÓN y habilitar BLOQUEAR LA DESCARGA.

Te explicamos la primera parte: ´

CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO, significa que puedes compartir tu archivo con cualquier usuario sin importar el dominio o usuario de correo electrónico; es decir, puede ser Hotmail, Outlook, Yahoo, Gmail, otros.

USUARIOS DE TU ORGANIZACIÓN, significa que sólo puedes compartir con personas de tu empresa, en mi caso particular, sólo puedo compartir con usuarios que manejen correos electrónicos con el dominio servicioytecnologia.com, ya que es el que se registró en la cuenta de Office 365.

Puedes observar que con esta opción, no te dejará agregar a correos electrónicos personales u otro dominio no autorizado por la empresa. Fíjate en el mensaje ESTE VINCULO NO FUNCIONARA PARA LAS PERSONAS QUE NO TIENEN PERTENECEN A LA ORGANIZACIÓN.

PERSONAS QUE TIENEN ACCESO

Esta opción sólo puede usarse con usuarios a los que previamente se les había dado acceso. Puedes observar que cuando seleccionas esta opción, la parte inferior de Otras Configuraciones se omiten al instante. Aplicas el cambio y regresamos a la ventana para indicar el usuario a compartir el archivo. Como a estos usuarios no se les había compartido, nos marca una advertencia que nos indica que no podemos utilizar esta opción si queremos compartirlos a ellos.

La opción PERSONAS DETERMINADAS da acceso a personas específicas. Si alguno de ellos reenvía la invitación para uso compartido, a usuarios no autorizados por ti, no podrás utilizar el vínculo con el que se comparte.

En la sección de otras configuraciones, tenemos las opciones:

  • PERMITIR LA EDICIÓN. Esta únicamente se deshabilita para cuando compartes el documento con PERSONAS QUE TIENES ACCESO.
  • ESTABLECER FECHA DE EXPIRACIÓN. Sólo lo podrás utilizar si compartes tus documentos CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO.
  • BLOQUEAR LA DESCARGA. Lo tendrás disponible en los dos primeros casos, verás que está opción se encuentra deshabilitada. Para habilitarlo, deberás deshabilitar la opción PERMITIR EDICIÓN.

Una vez que le das enviar, si esta se realizo con éxito verás el siguiente mensaje:

Los pasos para compartir son similares, sobre todo lo que cambia es el origen.

Acabamos de ver como compartir un documento desde la aplicación misma. Ahora puedes ver como hacerlo desde el explorador de archivos.

Ubica el documento, le das clic derecho, se desglosará una lista de opciones y darás clic en COMPARTIR

Teniendo las mismas opciones que te explicamos anteriormente.

También puedes compartir directamente desde la aplicación Web de OneDrive o de Sharepoint.

Ahora te mostramos que ocurre cuando las carpetas o documentos te las comparten a ti. El usuario está compartiendo desde su OneDrive en la web, ha selecciona en esta ocasión una carpeta

Después que se realizó el proceso que vimos anteriormente, el receptor recibirá un mensaje de correo electrónico.

compartir

Al darle clic en el botón ABRIR nos llevará al vínculo compartido por otro usuario, que se alojará dentro de nuestra cuenta de OneDrive.

compartir

sin salir de esta ubicación, te irás al botón de SINCRONIZACIÓN, para que despliegue la siguiente ventana emergente solicitando acceso a tu cuenta de correo electrónico.

compartir

Toma en cuenta que te puede solicitar que indiques la contraseña de esta.

Verás la siguiente ventana

compartir

Le das clic en INICIAR SINCRONIZACIÓN y esperas unos segundos.

Cuando acabe de sincronizar, verás la carpeta dentro del Explorador de Archivos, en la sección correspondiente a Sharepoint.

compartir

Como vez es muy fácil compartir archivos y carpetas, así como también restringir los permisos.