Protección de documentos en Office 365

¿Como proteger tus documentos en office 365?

Microsoft ha implementado diferentes opciones que son muy fáciles de utilizar. Primero veremos como proteger tus documentos desde tus aplicaciones de escritorio.

Tu como creador del documento tendrás todos los permisos disponibles para editarlos, copiarlos e imprimirlos.

Para proteger un documento debes dirigirte a la pestaña ARCHIVO en la parte superior izquierda de tu pantalla, y ocuparás la primera opción, que es INFORMACIÓN donde verás la siguiente pantalla

Protección

Aquí utilizaremos el botón PROTEGER LIBRO si estamos trabajando con una opción de Excel, PROTEGER DOCUMENTO si hablamos de Word o PROTEGER PRESENTACIÓN si hablamos de PowerPoint

La primera opción de PROTEGER LIBRO es ABRIR SIEMPRE COMO SOLO LECTURA.

Protección

Esta opción claramente indica que a quien se lo envíes o compartas podrá descargar, abrir o guardar el documento sin poder editarlo o imprimirlo. Y aplica a cualquier usuario

Quedando de la manera siguiente, una vez que le das clic en esta opción

Protección

La segunda opción de PROTEGER es CIFRAR CON CONTRASEÑA.

Protección

Aquí se te indica claramente que si pierdes u olvidas la contraseña, no habrá manera de recuperar el documento. Por lo que te recomiendo tengas especial cuidado al ocupar esta opción.

Protección

Una vez que has indicado y confirmado la contraseña, quedará de la siguiente manera

Protección

Cuando necesites el documento, aunque seas el creador de este se te solicitaras las contraseñas

Protección

Si deseas saber como puedes quitar la contraseña del documento mándame un mensaje por cualquiera de los medios que tenemos disponibles para ti.

En el caso de Excel, las opciones PROTEGER HOJA ACTUAL y PROTEGER ESTRUCTURA DEL LIBRO

son permisos sobre la edición propias del formato de Excel que el administrador de documento restringirá de acuerdo a sus necesidades.

Para el caso propio de Word,

la opción por considerar es RESTRINGIR EDICIÓN.

Para todos los tipos de documentos Word, Excel o PowerPoint, tenemos la opción RESRINGIR EL ACCESO,

Donde cuentas con 4 opciones, siendo la primera ACCESO SIN RESTRICCIONES la que se usa habitualmente, la opción ACCESO RESTRINGIDO

Se habilitará la ventana emergente siguiente

donde asignarás que usuarios pueden leer o cambiar. Observa claramente que el caso de LEER te indica que estos podrás ver el archivo para su lectura, pero no pueden modificarlo, imprimirlo o copiar el contenido a otro documento.

En el caso de CAMBIAR, pueden leer, modificarlo, guardarlo o copiar el contenido pero no, pueden imprimirlo.

Para el caso de SU ORGANIZACIÓN – Confidencial, el administrador esta indicando que este documento solo puede ser ocupado por personas autorizadas por parte de la empresa.

Sin embargo, no podrán copiarlo e imprimirlo.

Si este documento le llega a un usuario ajeno a la organización, no podrá utilizarlo.

Y si necesitas ocupar la opción SU ORGANIZACIÓN – CONFIDENCIAL, VER ÚNICAMENTE, lo que te indica es

que con esta no podrás modificar, copiar ni imprimir.

Ahora te mostraré como proteger tus documentos cuando los envías por correo electrónico.

Esto se hace desde Outlook ya sea la versión de escritorio o la versión Web.

Vista de Escritorio:

Vista Web:

Vamos a enviar un documento a un usuario ajeno a la organización que no tiene restricciones, pero que en el correo le vamos a restringir el reenvío, por lo que no podrá reenviarlo a otra persona sin el permiso del emisor original.

Podrás ver que al receptor del correo le llego el mensaje con una nota especial.

Si el receptor hace caso omiso al mensaje y se lo reenvía a otro usuario, se percatará que el mensaje salió, pero el archivo adjunto queda encriptado, por lo que el segundo receptor no podrá abrir el documento.

Ahora ocuparemos la restricción SU ORGANIZACIÓN – CONFIDENCIAL

Si el usuario pertenece a su organización, podrá visualizar el mensaje

Si el usuario no pertenece a su organización, no podrá visualizar el mensaje aunque lo haya recibido

Como veras, con estas herramientas que tienes a tu alcance puedes proteger de una mejor forma tu información y limitar su uso a las personas que deberán tenerlo.

 

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