Protección de documentos en Office 365

¿Como proteger tus documentos en office 365?

Microsoft ha implementado diferentes opciones que son muy fáciles de utilizar. Primero veremos como proteger tus documentos desde tus aplicaciones de escritorio.

Tu como creador del documento tendrás todos los permisos disponibles para editarlos, copiarlos e imprimirlos.

Para proteger un documento debes dirigirte a la pestaña ARCHIVO en la parte superior izquierda de tu pantalla, y ocuparás la primera opción, que es INFORMACIÓN donde verás la siguiente pantalla

Protección

Aquí utilizaremos el botón PROTEGER LIBRO si estamos trabajando con una opción de Excel, PROTEGER DOCUMENTO si hablamos de Word o PROTEGER PRESENTACIÓN si hablamos de PowerPoint

La primera opción de PROTEGER LIBRO es ABRIR SIEMPRE COMO SOLO LECTURA.

Protección

Esta opción claramente indica que a quien se lo envíes o compartas podrá descargar, abrir o guardar el documento sin poder editarlo o imprimirlo. Y aplica a cualquier usuario

Quedando de la manera siguiente, una vez que le das clic en esta opción

Protección

La segunda opción de PROTEGER es CIFRAR CON CONTRASEÑA.

Protección

Aquí se te indica claramente que si pierdes u olvidas la contraseña, no habrá manera de recuperar el documento. Por lo que te recomiendo tengas especial cuidado al ocupar esta opción.

Protección

Una vez que has indicado y confirmado la contraseña, quedará de la siguiente manera

Protección

Cuando necesites el documento, aunque seas el creador de este se te solicitaras las contraseñas

Protección

Si deseas saber como puedes quitar la contraseña del documento mándame un mensaje por cualquiera de los medios que tenemos disponibles para ti.

En el caso de Excel, las opciones PROTEGER HOJA ACTUAL y PROTEGER ESTRUCTURA DEL LIBRO

son permisos sobre la edición propias del formato de Excel que el administrador de documento restringirá de acuerdo a sus necesidades.

Para el caso propio de Word,

la opción por considerar es RESTRINGIR EDICIÓN.

Para todos los tipos de documentos Word, Excel o PowerPoint, tenemos la opción RESRINGIR EL ACCESO,

Donde cuentas con 4 opciones, siendo la primera ACCESO SIN RESTRICCIONES la que se usa habitualmente, la opción ACCESO RESTRINGIDO

Se habilitará la ventana emergente siguiente

donde asignarás que usuarios pueden leer o cambiar. Observa claramente que el caso de LEER te indica que estos podrás ver el archivo para su lectura, pero no pueden modificarlo, imprimirlo o copiar el contenido a otro documento.

En el caso de CAMBIAR, pueden leer, modificarlo, guardarlo o copiar el contenido pero no, pueden imprimirlo.

Para el caso de SU ORGANIZACIÓN – Confidencial, el administrador esta indicando que este documento solo puede ser ocupado por personas autorizadas por parte de la empresa.

Sin embargo, no podrán copiarlo e imprimirlo.

Si este documento le llega a un usuario ajeno a la organización, no podrá utilizarlo.

Y si necesitas ocupar la opción SU ORGANIZACIÓN – CONFIDENCIAL, VER ÚNICAMENTE, lo que te indica es

que con esta no podrás modificar, copiar ni imprimir.

Ahora te mostraré como proteger tus documentos cuando los envías por correo electrónico.

Esto se hace desde Outlook ya sea la versión de escritorio o la versión Web.

Vista de Escritorio:

Vista Web:

Vamos a enviar un documento a un usuario ajeno a la organización que no tiene restricciones, pero que en el correo le vamos a restringir el reenvío, por lo que no podrá reenviarlo a otra persona sin el permiso del emisor original.

Podrás ver que al receptor del correo le llego el mensaje con una nota especial.

Si el receptor hace caso omiso al mensaje y se lo reenvía a otro usuario, se percatará que el mensaje salió, pero el archivo adjunto queda encriptado, por lo que el segundo receptor no podrá abrir el documento.

Ahora ocuparemos la restricción SU ORGANIZACIÓN – CONFIDENCIAL

Si el usuario pertenece a su organización, podrá visualizar el mensaje

Si el usuario no pertenece a su organización, no podrá visualizar el mensaje aunque lo haya recibido

Como veras, con estas herramientas que tienes a tu alcance puedes proteger de una mejor forma tu información y limitar su uso a las personas que deberán tenerlo.

 

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Compartir archivos o carpetas en OneDrive

Compartir archivos o carpetas, una vez que ya tienes configurado e instalada la aplicación de OneDrive en tu PC.

Puedes compartir directamente desde las aplicaciones de escritorio. Ubica el ícono de COMPARTIR en la parte superior derecha de tu pantalla, desplazará una ventana emergente en caso de que no lo hayas guardado. Ten en cuenta que para compartirlo deberás guardarlo en la ubicación donde tengas sincronizadas tus carpetas de OneDrive.

Esperarás unos segundos a que el documento quede cargado en OneDrive

Hecho esto, veremos otra ventana emergente donde deberás indicar los permisos que tendrá el usuario con el que compartirás tus documentos y también donde indicarás la cuenta de correo electrónico con el que vas a compartir.

Te recomendamos poner especial atención a la opción CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO PUEDE EDITAR. Si le das clic en la flecha, desplazarás una nueva ventana emergente

En esta nueva ventana podrás seleccionar de entre las opciones: CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO, USUARIOS DE TU ORGANIZACIÓN, PERSONAS QUE TIENEN ACCESO y PERSONAS DETERMINADAS. En otras configuraciones podrás PERMITIR LA EDICIÓN o restringirla, ESTABLECER FECHA DE EXPIRACIÓN y habilitar BLOQUEAR LA DESCARGA.

Te explicamos la primera parte: ´

CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO, significa que puedes compartir tu archivo con cualquier usuario sin importar el dominio o usuario de correo electrónico; es decir, puede ser Hotmail, Outlook, Yahoo, Gmail, otros.

USUARIOS DE TU ORGANIZACIÓN, significa que sólo puedes compartir con personas de tu empresa, en mi caso particular, sólo puedo compartir con usuarios que manejen correos electrónicos con el dominio servicioytecnologia.com, ya que es el que se registró en la cuenta de Office 365.

Puedes observar que con esta opción, no te dejará agregar a correos electrónicos personales u otro dominio no autorizado por la empresa. Fíjate en el mensaje ESTE VINCULO NO FUNCIONARA PARA LAS PERSONAS QUE NO TIENEN PERTENECEN A LA ORGANIZACIÓN.

PERSONAS QUE TIENEN ACCESO

Esta opción sólo puede usarse con usuarios a los que previamente se les había dado acceso. Puedes observar que cuando seleccionas esta opción, la parte inferior de Otras Configuraciones se omiten al instante. Aplicas el cambio y regresamos a la ventana para indicar el usuario a compartir el archivo. Como a estos usuarios no se les había compartido, nos marca una advertencia que nos indica que no podemos utilizar esta opción si queremos compartirlos a ellos.

La opción PERSONAS DETERMINADAS da acceso a personas específicas. Si alguno de ellos reenvía la invitación para uso compartido, a usuarios no autorizados por ti, no podrás utilizar el vínculo con el que se comparte.

En la sección de otras configuraciones, tenemos las opciones:

  • PERMITIR LA EDICIÓN. Esta únicamente se deshabilita para cuando compartes el documento con PERSONAS QUE TIENES ACCESO.
  • ESTABLECER FECHA DE EXPIRACIÓN. Sólo lo podrás utilizar si compartes tus documentos CUALQUIER PERSONA QUE TENGA EL VÍNCULO.
  • BLOQUEAR LA DESCARGA. Lo tendrás disponible en los dos primeros casos, verás que está opción se encuentra deshabilitada. Para habilitarlo, deberás deshabilitar la opción PERMITIR EDICIÓN.

Una vez que le das enviar, si esta se realizo con éxito verás el siguiente mensaje:

Los pasos para compartir son similares, sobre todo lo que cambia es el origen.

Acabamos de ver como compartir un documento desde la aplicación misma. Ahora puedes ver como hacerlo desde el explorador de archivos.

Ubica el documento, le das clic derecho, se desglosará una lista de opciones y darás clic en COMPARTIR

Teniendo las mismas opciones que te explicamos anteriormente.

También puedes compartir directamente desde la aplicación Web de OneDrive o de Sharepoint.

Ahora te mostramos que ocurre cuando las carpetas o documentos te las comparten a ti. El usuario está compartiendo desde su OneDrive en la web, ha selecciona en esta ocasión una carpeta

Después que se realizó el proceso que vimos anteriormente, el receptor recibirá un mensaje de correo electrónico.

compartir

Al darle clic en el botón ABRIR nos llevará al vínculo compartido por otro usuario, que se alojará dentro de nuestra cuenta de OneDrive.

compartir

sin salir de esta ubicación, te irás al botón de SINCRONIZACIÓN, para que despliegue la siguiente ventana emergente solicitando acceso a tu cuenta de correo electrónico.

compartir

Toma en cuenta que te puede solicitar que indiques la contraseña de esta.

Verás la siguiente ventana

compartir

Le das clic en INICIAR SINCRONIZACIÓN y esperas unos segundos.

Cuando acabe de sincronizar, verás la carpeta dentro del Explorador de Archivos, en la sección correspondiente a Sharepoint.

compartir

Como vez es muy fácil compartir archivos y carpetas, así como también restringir los permisos.

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Microsoft OneDrive Para Respaldos Automáticos

¿QUÉ ES MICROSOFT ONEDRIVE Y PARA QUÉ TE SIRVE?

Microsoft OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube que forma parte de Office 365, y este te puede servir para resguardar tus archivos y compartirlos con otras personas fácilmente.

Nuestras empresas al día de hoy dependemos de la comunicación ya no solo dentro de las instalaciones de la empresa, por lo que se requieren operaciones fluidas que nos permitan la colaboración y la no duplicidad de archivos al momento de respaldar nuestra información.

Algunos ejemplos en los que puede serte útil son:

  • Tu equipo se contamino por descargar un documento con virus
  • El disco duro de tu pc se descompuso
  • Respaldas tu información en Discos duros portátiles, pero por falta de tiempo no lo haces continuamente, a parte de que se alenta el equipo cuando lo haces y es muy incómodo.
  • Requieres enviar un archivo adjunto con un tamaño superior al permitido en tu correo electrónico y optas, ya sea por dividirlo en varios archivos creando desorden en tu información o subirlos a plataformas que no son muy seguras creando una amenaza de seguridad.

COMO CONFIGURAR TU ONEDRIVE

Primeramente debemos considerar el sistema operativo con el que cuenta el equipo en el que quieres instalar OneDrive:

  1. Si el equipo usa Windows 10, OneDrive ya viene integrado en el equipo, por lo que, no necesitarás descargar la Aplicación de OneDrive, bastará con buscar en el Explorador de archivos dicha aplicación y como una ubicación para guardar archivos.
  2. Si el equipo tiene un Sistema Operativo diferente, la configuración deberá realizarse desde el portal web de OneDrive.

Segundo, contar con una cuenta de correo electrónico de Hotmail o Outlook si vas a activar tu cuenta de OneDrive gratuito, ten en cuenta que la versión gratuita sólo te da 5gb de espacio. Si deseas agregar mas espacio, bastará con que contrates una cuenta de Office 365 personal, misma que quedará asociada a tu cuenta de correo electrónico.

Considera también las versiones de Office 365 para empresas que te dan 1 TB de almacenamiento, pero también te da la enorme ventaja de contar con un correo electrónico con dominio personalizado con un espacio de 50gb.

  1. OneDrive con Windows 10

Paso 1. Busca en Explorador de Archivos la Aplicación como una ubicación para guardar archivos.

Paso 2. Le das Clic derecho y en la lista de opciones selecciona Configuración.

Paso 3. Aparecerá una ventana emergente en donde tienes que escribir tu correo electrónico de registro, una vez puesto das Clic en Iniciar Sesión y posteriormente te pedirá la contraseña de acceso. Esto aplica si tu correo electrónico es personal o es de empresa.

Paso 4. Ya sólo te queda seleccionar las carpetas que quieres sincronizar con tu equipo.

  1. Si el equipo tiene un Sistema Operativo diferente, la configuración deberá realizarse desde el portal web de OneDrive.

Paso 1. Ingresa a tu cuenta de correo electrónico en la web, verás que ya sea correo personal o cuenta de Office 365 en la parte superior izquierda visualizarás el iniciador de aplicaciones, por lo que le das clic y te mostrará la lista de aplicaciones disponibles que tienes. Selecciona la aplicación de OneDrive.

       

Paso 2. Te llevará a la página de OneDrive. Aquí te fijará en la parte inferior izquierda de tu pantalla y darás clic en la opción: Obtener las aplicaciones de OneDrive.

Paso 3. Aparecerá una ventana emergente en donde tienes que escribir tu correo electrónico de registro, una vez puesto das Clic en Iniciar Sesión y posteriormente te pedirá la contraseña de acceso.

Paso 4. Ya sólo te queda seleccionar las carpetas que quieres sincronizar con tu equipo

Paso 5. A partir de aquí verás el icono de OneDrive en la parte inferior derecha de tu pantalla.

Para que dejes configurados el guardado de archivos de manera automática deber observar que tus archivos y documentos se encuentren dentro de la carpeta de Mis documentos que vienen por default.

Paso 6. Abre el servicio de OneDrive en tu equipo (parte inferior derecha), en la opción Más y luego en Configuración. Se abrirá una ventana emergente.

Paso 7. En esta nueva ventana, ubica y selecciona la pestaña Copia de Seguridad, e inmediatamente selecciona la opción Administrar copias de seguridad. Te darás cuenta de que solo te permitirá crear copias para los archivos documentos que se encuentren en el Escritorio, Imágenes y Documentos.

Recuerda

Si tú eres de los que guardan su información en una Unidad diferente de C, el respaldo de tu información lo deberás realizar de manera manual. Para ello deberás ingresar a tu cuenta de OneDrive en la web, verás las opciones Nuevo para generar directamente en OneDrive una carpeta o archivo y la opción Guardar para cargar archivos que tengas en tu Equipo.

OneDrive

OneDrive

Cuando dejas habilitada la Administración de copias de seguridad, podrás visualizar en tus carpetas sincronizadas con OneDrive el estado que estas tienen, donde podrás visualizar los siguientes estados:

Cuando estás trabajando con tus documentos y estos los guardas en alguna ubicación donde dejaste configurada la protección automática, verás que tu documento tendrá habilitado el Autoguardado.

OneDrive

Si eres de los que se olvida Guardar continuamente tus cambios en tus archivos, al momento de cerrar un documento tendrás la certeza de que todos los cambios quedaron guardados y tu documento quedo tal cual lo dejaste.

Esto no ocurre si tus documentos los dejas en una ubicación diferente de los que se quedaron en la administración de protección de carpetas.

Por último, recuerda que esta misma cuenta puedes configurar la en tus dispositivos móviles a fin de que puedas tener acceso a tus archivos desde cualquier lugar.